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Le tabelle di Evernote

Perché utilizzarle e come sfruttarle al 100%

Pubblicato in Evernote
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In sintesi:

Le tabelle sono un ottimo strumento spesso sottovalutato. Utilizzandole infatti diventa più facile leggere e trovare le informazioni che cerchi perché danno una struttura al testo e allo stesso tempo possono aiutare nella creazione di contenuti fornendo una guida da seguire. Le tabelle in Evernote inoltre, insieme ai collegamenti, possono essere sfruttate per fare un ulteriore passo avanti nella organizzazione delle note.

Spessissimo le informazioni ci vengono presentate sotto forma di tabelle anche se non ce ne accorgiamo e altrettanto spesso lo dovremmo fare noi. Vediamo come Evernote ci può aiutare in questo senso.

Tabelle di Evernote


Una delle novità più rilevanti del 2017 in Evernote è stata la completa riscrittura e unificazione tra le varie applicazioni dell'editor di testo. Questo cambiamento ha aumentato la compatibilità e la coerenza delle varie versioni di Evernote (Android, iOS, MAC, Windows) e permetterà in futuro l'introduzione di nuove funzionalità. Il primo frutto di questo lavoro è l'implementazione di una nuova tipologia di tabelle in Evernote che ho portato con sé un sensibile miglioramento di questo strumento.

Le tabelle permettono di strutturare le informazioni che si vogliono scrivere e conservare. Le informazioni così presentate sono più efficaci e facili da leggere. Prendi per esempio il testo che segue e confrontalo con l'immagine subito dopo, credo che sarai d'accordo con me che individuare una informazione nella tabella sia più facile.

Stato di salute di Nome. Il suo medico di base e Pippo De Pippis. Ha il diabete, deve prendere insulina XX mg al giorno di cui x mg tra le 13 e le 14. Il suo Diabetologo è: Filippo Bianchi. Ha fatto l'ultima visita il gg/mm/aaaa e la prossima sarà gg/mm/aaaa Ha una leggera insufficienza renale, deve bere 2 litri d'acqua al giorno. Il medico specialistico è Gianfranco Rossi Ha fatto l'ultima visita il gg/mm/aaaa e la prossima sarà gg/mm/aaaa

Tabella di Evernote con situazione medica
Fig. 01

Una struttura esistente inoltre aiuta la compilazione. Immagina per esempio di dover preparare un progetto con una tabella come quella che segue; la compilazione non sarà forse più semplice ma non rischi di dimenticarti qualcosa e hai tutte le informazioni importanti a portata di mano. (Questa tabella, come tutte le altre visualizzate in questo articolo, la trovi tra i contenuti dedicati agli iscritti alla mailing list di loriswave)

Tabella di Evernote template progetto
Fig. 02

Le tabelle possono essere anche più complesse, per esempio questa tratta e reinterpretata dal bel libro Business Model You può aiutarti a dare un giusto peso alla tua posizione e darti una visione d'insieme efficace.

Tabella di Evernote template personal business model you
Fig. 03

Adesso che abbiamo visto perché le tabelle sono utili e perché usarle vediamo come crearle e modificarle.

Come creare una tabella in Evernote

Per creare una tabella premi l’icona mostrata in figura sulla barra Strumenti di modifica, che corrisponde al comando inserisci tabella.

Tabella di Evernote, pulsante crea
Fig. 04

Nel panello che appare sposta il mouse verso il basso e verso destra per indicare quante colonne e quante righe deve avere la tabella. Ogni quadratino corrisponde a una riga/colonna. Quando hai raggiunto il numero di righe e colonne che ti servono premi il pulsante sinistro del mouse.

Tabella di Evernote, definizione colonne e righe
Fig. 05

Nel caso volessi più righe o più colonne di quelle possibili con questa interfaccia puoi premere opzioni e dalla finestra che appare indicarne numericamente il numero. Altro comando possibile è da menu → Formato → Inserisci Tabella oppure utilizzare la formattazione automatica. Per creare una tabella con la formattazione automatica bisogna digitare delle parentesi quadre. Ogni coppia rappresenta una colonna della tabella e devi creare un minimo di due colonne. Per indicare le righe invece si aggiunge in coda alla stringa una “xN” dove per N si mette il numero di righe che si vogliono avere. Perciò per creare una tabella a 3 colonne e 10 righe si scrive: [][][]x10 Per una tabella a 4 colonne e 2 righe si scrive: [][][][]x2

Come modificare una tabella

Le nuove tabelle di Evernote hanno molte più possibilità di modifica rispetto alla versione precedente. È possibile modificare il colore delle singole celle, di tutta la tabella o di una selezione di celle. Si può modificare la larghezza delle colonne e l'allineamento del testo all'interno della cella (alto/centrato/basso) e unire una o più celle. Si possono facilmente aggiungere colonne e righe ed eliminarle. Degno di nota infine è anche le possibilità di selezione.

Dopo aver creato la tabella il cursore dovrebbe trovarsi all'interno della prima cella e in questo modo dovrebbero essere mostrate alcune novità di questo oggetto.

Tabella di Evernote, definizione colonne e righe
Fig. 06

Verranno mostrati i cursori per aggiungere colonne e righe (fig. 6 - 1), il menu della cella (fig. 6 - 2). Nell'angolo in alto a sinistra (fig. 6 - 3) si trova l'icona che permette di selezionare l'intera tabella. Infine lungo il lato superiore e lungo il lato sinistro della tabella si trova la banda di selezione di colonne e righe (fig. 6 - 4).

Aggiungere una colonna o una riga diventa semplice. È sufficiente premere uno dei pallini nella posizione dove si vuole aggiungere o inserire una riga o una colonna. Un click sulla banda di selezione permette di selezionare una intera riga o colonna. Utilizzando il tasto ctrl della tastiera è possibile aggiungere o rimuovere dalla selezione più colonne e/o righe o singole celle. Sfruttando la barra di selezione è anche possibile trascinare una o più righe/colonne in modo da spostarle in una diversa posizione. Sarà sufficiente selezionare una o più righe/colonne, posizionare il mouse sopra la barra (l'icona diventerà una mano ), premere sulla barra e poi trascinare la riga/colonna nella nuova posizione.

Tabella di Evernote, modifica larghezza colonna
Fig. 07

Per allargare o restringere una colonna bisogna portare il mouse sulla riga di confine della colonna e quando questa cambia colore (fig. 7) e l'icona del mouse prende la forma di due frecce premere e trascinare il confine dove lo si vuole posizionare. L'altezza di una cella non può essere modificata ma si adatta automaticamente rispetto al testo.

Le principali modifiche alle celle o ad un insieme di queste avvengono attraverso il menu della cella.

Tabella di Evernote, apertura menu cella
Fig. 08

Per accedere a questo menu bisogna selezionare una o più celle e premere la freccia verso il basso che appare nell'ultima cella selezionata (fig. 8).

Tabella di Evernote, menu cella
Fig. 09

Da questa finestra è possibile definire (fig. 9): 1. un colore tra quelli presenti 2. allargare/restringere la colonna o le colonne in modo che la tabella si adatti alla larghezza della nota. 3. Modificare la larghezza delle colonne selezionate rendendole uguali. 4. Definire l'allineamento verticale del testo all'interno della cella (quello orizzontale lo si definisce per parti di testo con lo strumento di formattazione del testo tradizionale) 5. Unire una o più celle o dividerle. Questo permette per esempio di creare un unica cella con il titolo che è larga quanto una serie di colonne vedi l'esempio del calendario più sotto. 6. Cancellare colonne, righe o l'intera tabella

Le nuove tabelle portano con se anche alcuni problemi: Le tabelle realizzate in Microsoft Excel possono essere copiate e incollate in Evernote ma il risultato non è perfetto. La formattazione del testo e delle tabelle fatta in Excel si perde e la tabella incollata avrà un piccolo problema di visualizzazione. La funzionalità di Evernote "Semplifica formattazione" non solo rimuove i colori e tutta la formattazione alla nota, tabella inclusa, ma come per excel ne corrode leggermente il codice rendendo al tabella più lunga della realtà. Sia per il problema visto con Microsoft Excel che per la funzione "Semplifica formattazione" la soluzione è copiare tutta la tabella e incollarla nuovamente. La tabella incollata non avrà difetti e a questo punto potrai buttare quella vecchia. Il difetto presente con Microsoft Excel non è presente con Word le cui tabelle sembrano compatibili pienamente. Come per le vecchie tabelle anche queste non possono essere ne affiancate tra di loro ne con testo o immagini.

Usi delle tabelle di Evernote

Le tabelle sono un oggetto molto versatile e possono essere usate per diversi scopi: Una tabella può essere un buon modo per realizzare un template come per esempio quello mostrato a inizio articolo per i progetti. Una tabella può essere usata per costruirsi dei calendari da riempire con link ad altre note (vedi sotto). Una tabella potrebbe essere usata per avere una visione d’insieme di una situazione (come per la tabella PBMY mostrata in alto (fig. 3) o la kanban che segue). Una tabella può essere usata per creare una "master note", ossia una tabella riepilogativa dove inserire link ad altre note.

Calendario

Questo è un calendario realizzato con una tabella in Evernote, si realizza facilmente in qualche minuto. Dentro ad ogni giorno puoi poi incollare testo, collegamenti ad altre note o immagini. Potresti inserire a posteriori i link alle pagine del tuo diario o in anticipo inserire eventi che ti stanno particolarmente a cuore.

Tabella di Evernote, esempio calendario
Fig. 10

Kanban

Nonostante ci siano ottime applicazioni in giro per costruirti una kanban personale potresti decidere che vuoi qualcosa di veramente semplice e che allo stesso tempo ti dia un visone d'insieme su cose da fare. Costruirti una kanban in Evernote, come per il calendario, è un lavoro di qualche minuto. Usarla poi significa solo copiare ed incollare le varie celle. Questo utilizzo certamente non è veloce come usare una kanban vera e propria ma a volte essere costretti a rallentare, pensare bene prima di fare e dedicare attenzione per non dovere rifare le cose è un ottimo modo per essere più veloci.

Tabella di Evernote, esempio Kanban
Fig. 11

Dashboard o informazioni strutturate

Una tabella può essere usata efficacemente per creare una "Master Note" dove creare una visione d’insieme. In una tabella di questo tipo puoi poi inserire i link verso altre note che fungono da ulteriori raccoglitori o direttamente alle note che ti servono. In questo modo le note più importanti sono a distanza di pochi click.

Tabella di Evernote, esempio MasterNote
Fig. 12

Conclusione

Le tabelle sono veramente utili per strutturare le proprie informazioni e permettono di costruire oggetti molto interessanti. Se vuoi scaricarne alcune già fatte come quelle qui sopra iscriviti alla mailing list di LorisWave

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