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Calendario ed Evernote integrati con Calendar connector

Pubblicato in Evernote
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Vi presento un "nuovo" strumento per integrare Evernote e il Calendario

Evernote non ha un calendario. Credo che questa mancanza sia corretta perché lo scopo principale di Evernote è ricordare informazioni. Ci sono però delle buone ragioni per volere un collegamento con un calendario: per esempio collegare una nota ad un evento o vedere i promemoria di Evernote nel calendario.

In questo post ti voglio mostrare un strumento per realizzare questa connessione: Calendar connector di Cronofy

Collega Evernote con Google Calendar

Dopo aver provato molti strumenti (di alcuni ne avevo parlato in "Evernote e il calendario" e di altri in "Evernote e le applicazioni per il calendario") la mia scelta era caduta su Sunrise. Sunrise rappresentava l'applicazione perfetta per questo scopo (per maggiori informazioni: "Sunrise: il nuovo calendario per Evernote"). Sfortunatamente la startup che aveva realizzato questo prodotto è stata comprata da Microsoft e questa ha deciso di ritirarlo. Le funzionalità di Sunrise, dicono, verranno in parte integrate in Outlook. Sfortunatamente l'unico calendario supportato è quello di Microsoft e sono in molti, me incluso, a non usarlo. Dopo il ritiro dal mercato di Sunrise perciò mi sono trovato senza un ottimo strumento.

La soluzione che ho trovato ed adottato per tornare ad avere un integrazione tra il calendario ed Evernote è Calendar Connector. In questo breve post ti spiego cos'è e come si usa.

Cos'è Calendar Connector

Calendar Connector di Cronofy è un servizio cloud gratuito specializzato nella sincronizzazione di calendari. Calendar Connector collega tra loro diversi servizi cloud tra cui anche Evernote. Alcuni dei calendari supportati da Calendar Connector per Evernote sono Google Calendar, Apple iCloud e Outlook.com. È un servizio presente sul mercato da un po’ di tempo e sviluppato da Cronofy per dimostrare le potenzialità dei propri prodotti.

L'utilizzo di Calendar Connector è molto semplice: sul sito di Cronofy trovi la sezione Calendar Connector, da qui scegli la versione per Evernote. Colleghi Calendar Connector con l'account Evernote e l'account del calendario (impostando anche il calendario) ed hai finito.

Trovi la guida dettagliata per integrare Calendar Connector con un nuovo calendario in Google Calendar tra le risorse dedicate agli iscritti alla mailing list di LorisWave.

Come funziona l'integrazione tra il calendario ed Evernote

Da Evernote al calendario

Dopo aver creato la connessione tra calendario ed Evernote il servizio di Cronofy creerà per ogni promemoria con data un evento nel calendario. L'evento creato avrà come nome il titolo della nota, come orario e giorno quelli impostati nel promemoria. Nella descrizione dell'evento ci sarà un indirizzo web (URL) per passare dall'evento del calendario alla nota di Evernote.

Ogni modifica ad ora o giorno fatta sull'evento si riflette sul promemoria ed ogni modifica sul promemoria modifica l'evento. La sincronizzazione a livello di modifiche di data e ora tra i due sistemi è perciò bilaterale.

Gli eventi creati partendo dai promemoria non sono diversi da un normale evento. Questa è una delle ragioni per cui ho preferito creare un nuovo calendario dedicato a Evernote nel mio account Google. Il nuovo calendario ha un suo colore identificativo. In questo modo gli eventi di Evernote sono facilmente individuabili.

Sulla nota in Evernote non viene fatta nessuna modifica se non a livello di data/ora del promemoria. Questo significa che si può editare tranquillamente la nota senza il rischio di perdere informazioni a causa della sincronizzazione. Non essendoci nella nota nessuna connessione (almeno apparente) con l'evento nel calendario, il passaggio dalla nota all'evento non è possibile.

Dal calendario ad Evernote

Creando un evento nel calendario (sincronizzato con Evernote) non sempre viene creata la nota in Evernote. Ad oggi non è molto chiaro come e se funziona questo procedimento. Da alcune prove con Google a volte Cronofy crea una nuova nota (senza promemoria) ed a volte no. Questo in modo del tutto casuale. Visto il funzionamento non coerente ed a singhiozzo ti sconsiglio di confidare su questa operatività. Per lo stesso motivo ti sconsiglio di collegare Evernote con un calendario generico.

Passare da un evento alla nota è possibile, basta avere un collegamento internet. Il collegamento tra l'evento e la nota infatti, come indicato, avviene tramite un link nella descrizione dell'evento. Questo collegamento non punta direttamente alla nota ma passa attraverso il sito di Cronofy (tipo questo: http://in.cronofy.com/CodiceUnivoco). Questo significa che senza una connessione ad Internet non è possibile passare da un evento ad una nota.

Il passaggio appena descritto non è però sempre facile. Con Google Calendar in versione web il link si trova nella descrizione. Per arrivare a vedere la descrizione bisogna editare l'evento. Una volta raggiunto il link questo non è un collegamento ipertestuale. Bisogna perciò copiare il testo ed inserirlo nella barra degli indirizzi del browser web per raggiungere finalmente la nota (alla fine servono circa 8 passaggi). Al momento in cui scrivo non ho trovato su Windows un sistema alternativo per accedere più velocemente alle note.

Su Android il passaggio da il calendario ad Evernote è molto più semplice. Nella applicazione mobile di Google Calendar l'evento contiene l'indirizzo della nota sotto forma di collegamento ipertestuale. È sufficiente un secondo "tap" per aprire la nota.

Controindicazioni

Nel calendario l'evento viene modificato in molte sue parti durante la sincronizzazione. Viene modificata la descrizione, perciò inutile aggiungere o scriverci dentro. Viene cancellato il luogo, le impostazioni di ripetizione e l'orario di fine evento, perciò inutile modificare anche queste. Dalle mie prove viene mantenuto soltanto il colore ed eventuali invitati all'evento. Tutto questo significa che non conviene fare modifiche all'evento perché queste, molto probabilmente, andranno perse durante la sincronizzazione con Evernote. Se si vogliono inserire ulteriori informazioni o fare modifiche che rischiano di essere perse vi consiglio due strade:

  • fare una copia dell'evento in un altro calendario e fare le modifiche sulla copia. Questo evento "copia" non è più sincronizzato con Evernote ma nella sua descrizione mantiene il link alla nota e potrai perciò richiamarla. L'evento originale da cui hai fatto la copia puoi mantenerlo oppure cancellarlo. In questo secondo caso considera che il promemoria dalla nota di Evernote verrà tolto.
  • inserire le informazioni che ti servono direttamente nel titolo della nota in modo che diventino il nome dell'evento.
  • inserire le informazioni nel testo della nota ed aggiungere un simbolo grafico nel titolo che ti indichi questa situazione. Per esempio il titolo di un evento creato in Evernote potrebbe essere "Meeting cliente X progetto Y ->". Il "->" indica che nella nota collegata ci sono molte informazioni che riguardano il meeting e/o il progetto e/o il cliente.

Conclusione

L'integrazione tra calendario ed Evernote tramite Calendar Connector rappresenta per me, in questo momento, il meglio che si possa avere. Sincronizzazione bilaterale veloce e senza pensieri. La imposti e te la dimentichi.

Non nego però che Sunrise era tutta un altra cosa e che un degno erede non l'ho trovato. Qualcuno sta sviluppando un applicativo basato sulle stesse idee (kin). Attualmente Kin non integra ancora Evernote e perciò non rientra nei miei interessi.

Tu hai integrato il calendario con Evernote? Quale è il tuo flusso di lavoro e quali strumenti usi? Lascia la tua idea nei commenti.

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