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PomoDone, il pomodoro per Evernote

Introduzione alla tecnica del pomodoro, PomoDone e l'integrazione con Evernote

Pubblicato in Strumenti , Produttività Personale , ContenutiProtetti , Evernote
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L'era moderna ha portato enormi vantaggi e la tecnologia ci ha aiutato in tantissimi ambiti. Nonostante questo c'è sempre l'altro lato della medaglia: le distrazioni sono ovunque.

Fino a qualche anno fa per essere concentrati bastava sedersi alla scrivania. Il telefono veniva usato con moderazione, la gente non entrava nel tuo ufficio in continuazione e poco altro ci poteva disturbare. Oggi siamo bombardati da stimoli e distrazioni.

Come ritornare ad essere concentrati e produttivi?

Nell'ambito della gestione del tempo ci sono vari metodi e trucchi per tenere la testa bassa e pedalare. Uno dei migliori metodi per rimanere focalizzati è la "tecnica del pomodoro".
In questo articolo ti voglio parlare di una applicazione, PomoDone, che implementa molto bene questa tecnica.

PomoDone permette di implementare facilmente la tecnica del Pomodoro e allo stesso tempo risolve uno dei grossi difetti di applicazione simili: la gestione delle attività.
PomoDone, oltre ad un sistema di gestione delle attività interno, si integra infatti con moltissime applicazioni di gestione del tempo. Tra le varie integrazione disponibili ci sono Trello, Todoist, Wunderlist e molti altri. Ovviamente non poteva mancare l'integrazione con Evernote ed è questa che userò come esempio per mostrarti le potenzialità di PomoDone .

In questo post parleremo perciò di:

  1. La tecnica del Pomodoro
  2. PomoDone
  3. Integrare Evernote con PomoDone
Evernote, PomoDone e la tecnica del pomodoro

Cosa è la tecnica del Pomodoro

La tecnica del pomodoro è un metodo abbastanza famoso tra gli esperti e gli appassionati di produttività. Il nome sicuramente ha aiutato, ma efficacia e semplicità sono la sua arma migliore.
Per chi non lo conoscesse la tecnica del Pomodoro è un metodo ideato da Francesco Cirillo e nasce con il timer da cucina che spesso aveva la forma di un pomodoro. Maggiori informazioni le puoi trovare sulla pagina dedicata.

La tecnica del pomodoro in pochissime parole è:

  1. definire una attività e scriverla su di un registro
  2. attivare un timer di 25 minuti
  3. concentrarsi su questa attività fino a che il timer non suona.
  4. quando il timer suona fare un segno sul registro e prendersi una pausa di qualche minuto (solitamente 5)
  5. ricominciare da capo
  6. ogni 4 "pomodori" prendersi una pausa più lunga.

I vantaggi della tecnica del pomodoro sono:

  1. elimina le interruzioni e ti aiuta a rimanere concentrato. Se applichi correttamente questa tecnica infatti tenderai a rimandare telefonate, e-mail e tutte le questioni di secondaria importanza.
  2. tieni traccia di come spendi il tempo. A fine giornata potrai vedere sul tuo registro quante spunte hai messo e su quali attività.
  3. impari a stimare meglio quanto tempo richiedono le attività che svolgi quotidianamente visto che ne tieni traccia.

La tecnica del pomodoro è molto apprezzata perché oltre ad essere efficace è anche relativamente semplice. Ti basta un foglio di carta, un timer e un po' di forza di volontà.

Nella tecnica del pomodoro non è prevista la gestione delle attività. È una tecnica che riguarda il fare. È l'esecuzione di una serie di scelte fatte a monte. Non è una mancanza da un punto di vista di metodo e non è un problema. La tecnica del pomodoro si combina perfettamente con altre metodologie (GTD, ZTD, etc.) di organizzazione delle attività e le potenzia.

Molti dei software che sono costruiti attorno alla tecnica del pomodoro perciò non prevedono la gestione delle attività. Questo però potrebbe diventare un problema. Le metodologie infatti possono essere combinate, si può miscelarle o prendere il meglio di una o l'altra. Con i software non sempre si riesce a fare lo stesso.

Se si organizzano le proprie attività in una applicazione si vorrebbe poi sfruttare quello che si è fatto. A nessuno piace scrivere due volte la stessa cosa in due posti diversi o copiare una attività da una applicazione all'altra.
In realtà a volte fa molto bene riscrivere le proprie attività ma questa te la spiego un'altra volta.

PomoDone nasce proprio per combinare la tecnica del pomodoro e i servizi di task management integrandoli perfettamente.

Cosa è PomoDone

PomoDone è un ecosistema (cloud service ed applicazioni per diversi sistemi operativi) per applicare la tecnica del pomodoro. PomoDone può essere utilizzato da solo oppure lo si può collegare con diversi software di gestione delle attività (Todoist, Trello, Wunderlist, Asana, Toodledo, ecc.).
In questo modo si può sfruttare il meglio delle varie applicazioni e metodologie.

PomoDone, rispetto a molti altri timer per la tecnica del pomodoro, ha due grossi vantaggi:

  1. Prevede l'integrazione con altri servizi di time management
  2. Può essere utilizzata su diverse periferiche (PC, telefono, tablet) mantenendo i dati centralizzati sul cloud.

PomoDone ha diversi tipi di abbonamento, si va da quello free ad una versione Enterprise. I costi degli abbonamenti a pagamento sono contenuti (da 12 a 42 euro all'anno). Per questo post ci limiteremo ad usare la versione free.

Sono riuscito ad avere l'accesso ad alcune licenze della versione full. Se vuoi provare PomoDone al massimo delle sue potenzialità iscriviti alla mailing list di LorisWave. Nella pagina dei contenuti dedicati agli iscritti trovi il link per avere un mese gratuito della versione Ultimate Plan di PomoDone (offerta limitata fino all'esaurimento delle licenze a disposizione).

Utilizzare PomoDone è estremamente semplice. Vediamo come fare.

Dalla pagina principale di PomoDone inserisci la tua mail e crei un account.
Come al solito riceverai una mail per confermare che la mail che hai inserito è la tua.
Dopo aver confermato la mail accedi ad una pagina dove inserire la password e configurare se vuoi il fuso orario (time zone).

PomoDone interfaccia di creazione di un utente

Arrivati a questo punto puoi scaricare una delle varie applicazioni oppure configurare l'integrazione con un servizio di time management.

PomoDone conferma creazione utente

PomoDone ha l'applicazione per MAC, Windows e Linux e può essere utilizzato direttamente dal browser web. La versione per Android è in Beta pubblico. Infine la versione iOS non esiste ancora ma puoi iscriverti alla lista d'attesa già presente nella pagina di download delle applicazioni. Immagino che più sarà lunga la lista è più saranno interessati a svilupparla.

Come si usa PomoDone

Usare PomoDone da solo è semplicissimo. Nella parte alta dell'interfaccia web o per desktop (Linux/MAC/Windows) c'è un grosso più.

PomoDone aggiungi una attività

Lo si preme e si apre l'interfaccia di creazione di una attività.

Pomodone Creazione di una attività

Scrivi un titolo e volendo aggiungi una descrizione. Le altre voci per il momento non sono importanti e si può passare direttamente al pulsante "Add task" (aggiungi attività).

PomoDone Timer

L'interfaccia a questo punto è molto chiara e nonostante tutto ha molte opzioni. Partendo dall'alto ci sono:

  1. la spunta per attivare l'autobreak (1a) e la configurazione della lunghezza della pausa (1b)
  2. la definizione della durata della sessione di lavoro
  3. il pulsante di play per far partire la sessione
  4. il pulsante per terminare l'attività
  5. il pulsante per cambiare attività

Basta premere il pulsante di play ed iniziare a lavorare. Fino a che non suona il timer dovremo rimanere concentrati su questa attività.
Al termine del conto alla rovescia PomoDone emetterà un suono per avvisarci che abbiamo finito la sessione di lavoro. È ora di bere un bicchiere d'acqua, sgranchirci le gambe e magari fare quella telefonata che avevamo rimandato.

Terminata la sessione di lavoro (e in caso la pausa) possiamo fare ripartire il timer su la stessa attività oppure possiamo decidere di cambiare attività.

In alto a sinistra c'è la freccia per passare alla visione di tutte le attività.

PomoDone torna alla lista delle attività

Sulla sinistra si trova l'elenco delle liste di attività (1). Queste liste possono essere interne a PomoDone o relative ai servizi WEB che hai collegato.

PomoDone interfaccia principale

Selezionando la lista appaiono nella zona centrale le attività; sulla sinistra o in alto se sono ancora da concludere (2), sulla destra o in basso se le abbiamo concluse (3). È possibile inserire alcune attività tra i "Favorites" in modo da trovarle più facilmente (4).
Si può iniziare una attività semplicemente premendo su uno dei cerchi che indica la durata (5).

PomoDone ha molte altre funzionalità, per esempio nella parte bassa dell'interfaccia ti mostra quanti minuti hai lavorato e dal menù in alto a destra puoi accedere a un report dettagliato di come hai usato il tuo tempo.
Puoi configurare diversi periodi lavorativi (non solo di 25 minuti) e diverse tipologie di pausa.

Fin qui abbiamo utilizzato PomoDone da solo ma all'inizio dicevamo che può essere integrato con diversi servizi, come mostrato in figura.

PomoDone integrazioni disponibili

Non tutti questi sono disponibili nella versione gratuita. In Verde ho evidenziato quelli presenti nella versione free, in rosso ho evidenziato quelli che richiedono un abbonamento a pagamento.

Indipendentemente dal servizio che si va ad integrare il procedimento e la configurazione saranno simili. Vediamo come integrare PomoDone con Evernote.

Integrare Evernote e PomoDone

Dalla pagina delle integrazioni premi l'icona di Evernote.
Se non hai già eseguito l'accesso ad Evernote ti verrà chiesto di autenticarti.

Dopo esserti autenticato in Evernote dovrai autorizzare PomoDone a lavorare sulle tue note. PomoDone infatti dovrà poter leggere la lista delle note e dovrà poter crearne di nuove.

Autorizza PomoDone in Evernote

Una volta autorizzato PomoDone ti mostrerà la sua interfaccia di configurazione delle integrazioni. L'interfaccia di configurazione è la stessa per tutte le applicazioni perciò non avrai difficoltà a configurare anche un servizio diverso.

PomoDone configurazione integrazione

Sulla sinistra trovi tutti i taccuini di Evernote, sulla destra quelli che vedrai in PomoDone. Puoi muovere i taccuini da una colonna all'altra selezionandoli e trascinandoli, oppure usare i pulsanti che appaiono quando posizioni il mouse sopra i singoli taccuini.

PomoDone aggiungi rimuovi lista

I due pulsanti successivi (Show empty projects/list e Show Today/Overdue list) sono abbastanza interessanti.
Il primo permette di decidere se visualizzare in PomoDone i taccuini vuoti. Se attivo li mostra, se non attivo i taccuini vuoti non verranno mostrati.
Il secondo interruttore riguarda le note che hanno un promemoria con scadenza. Con questo interruttore attivo, nella sezione di Evernote, verrà mostrata una lista "today" con le note che hanno un promemoria che scade in giornata.
La lista "today" segue le stesse regole dei taccuini di Evernote. Se il primo interruttore è spento e non hai note che scadono oggi questa lista non verrà mostrata.

Io ho lasciato il primo spento ed il secondo acceso.

Finita la configurazione si può iniziare a sfruttare le note di Evernote come task di PomoDone.

Nell'interfaccia di PomoDone troverai una sezione dedicata ad Evernote e sotto questa i taccuini che hai deciso di vedere. Selezionando il singolo taccuino potrai vedere le singole note, in ordine di inserimento, dalla più vecchia alla più giovane.

PomoDone con integrato Evernote

PomoDone è configurato inizialmente per mostrarti solo 10 note. Puoi modificare facilmente questo parametro dalle impostazioni anche se il mio consiglio è di non toccarlo. Credo che sia meglio organizzare le attività in modo che ci siano poche attività in PomoDone. Come dicevamo all'inizio la tecnica del pomodoro serve per finalizzare, per fare e non per gestire. Le attività che sono arrivate fino a qui dovrebbero essere già state filtrate ed essere solo quelle che veramente devi fare nel breve periodo.

Conclusione

La tecnica del pomodoro è un valido rimedio per evitare di distrarti e rimanere concentrato. PomoDone ti aiuta a metterla in pratica ed a registrare i tuoi progressi con pochi semplici passi. L'integrazione con vari sistemi di task management permette di creare un flusso efficace in modo da avere in PomoDone solo le cose che contano.

Puoi finalmente unire il meglio di due mondi. Utilizzare un sistema di task management per organizzare tutte le tue attività ed i tuoi progetti ed utilizzare PomoDone per rimanere focalizzato tenendo inoltre traccia di quanto tempo impieghi per portare a termine un compito.

Più utilizzo questa applicazione e più mi piace, tu l'hai provata? Ti interesserebbe un articolo ancora più approfondito su questa applicazione?

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Un commento

Piero Mazzini

Ciao, ho letto con piacere questo post, imparando qualcosa che non sapeva.
L’ho condiviso sulla mia pagina FB, come è mia abitudine fare quando trovo qualcosa di interessante.
Complimenti.

Piero Mazzini

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