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Evernote e i Tag nei taccuini condivisi

Limiti e qualche soluzione per agevolare la condivisione in Evernote

Pubblicato in Evernote
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In sintesi:

Evernote ha una serie di opzioni per condividere le informazioni tra cui la condivisione di un Taccuino.
Oggi vorrei parlarti di una situazione specifica della condivisione dei taccuini: i Tag delle note contenute in un taccuino condiviso.

Tag dei taccuini condivisi di Evernote: Limiti e qualche soluzione per agevolare la condivisione.

Come spesso sostengo i Tag sono fondamentali per una buona organizzazione delle note, a maggiore ragione in un taccuino condiviso dove più persone hanno la possibilità di agire.
Da questo punto di vista però Evernote ha alcuni limiti:

  1. Solo il proprietario del taccuino condiviso può creare nuovi Tag
  2. I Tag dei taccuini condivisi non mantengono la gerarchia per gli utenti che si collegano al taccuino
  3. Gli utenti collegati non possono nidificare i Tag dei taccuini condivisi
  4. I Tag dei taccuini condivisi non vengono inseriti nella lista dei suggerimenti in fase di assegnazione di un nuovo Tag alla nota
  5. I Tag dei taccuini condivisi non possono essere assegnati alle note al di fuori del taccuino condiviso
  6. Se il proprietario del taccuino condiviso aggiunge un Tag ad una nota senza modificarla non aggiunge il Tag nella nota condivisa Questo ultimo punto sembra fosse un bug, attualmente questo limite non c'è.

Vediamo questi limiti punto per punto.

Solo il proprietario del taccuino può creare nuovi tag

Evernote permette di aggiungere note in un taccuino altrui, se questo è stato condiviso correttamente, ma non permette di creare nuovi Tag in un taccuino non nostro. Perciò chi usa un taccuino condiviso da altri può aggiungere un Tag ad una nota solo se questo Tag è già assegnato ad un'altra nota di quello stesso taccuino.

Quando si condivide un taccuino con altri e si prevede che questi debbano aggiungere note e assegnare a queste dei Tag la cosa da fare è creare una nota nel taccuino condiviso che abbia tutti i Tag che potrebbero servire agli altri utenti. Il proprietario del taccuino rimane da questo punto di vista l'amministratore ed è l'unico che può creare nuovi Tag in quel taccuino.

Visto che dobbiamo creare una nota con tutti i Tag assegnati ne possiamo approfittare per scrivere nella nota anche come questi Tag devono essere utilizzati.

Quando ci si collega ad un taccuino condiviso nel proprio account vengono aggiunti i Tag provenienti dall'altro utente, che diventano:

NomeDelTag (ProprietarioDelTag)

I Tag dei taccuini condivisi non mantengono la gerarchia

I Tag nel proprio account possono essere nidificati come le cartelle di un file system. Io adoro nidificare i Tag; diventa molto comodo quando se ne hanno molti. Questa organizzazione rimane nel proprio account e non viene esportata a coloro che si collegano ad un nostro taccuino condiviso. Purtroppo chi si collega ad un nostro taccuino non ha molte soluzioni.

Non è possibile nidificare i Tag dei taccuini condivisi.

I Tag che provengono da un taccuino condiviso non possono essere organizzati e nidificati, l'unica soluzione che ho trovato sono queste:

  1. Ho nidificato tutti i miei Tag personali, in questo modo gli unici Tag che rimangono fuori sono quelli che provengono da taccuini condivisi
  2. Ho sfruttato la nuova funzionalità di "stile" dei Tag per dare un colore univoco ai tag/taccuini esterni. In questo modo su Windows posso capire al volo se ho a che fare con risorse esterne e da quali taccuini provengono.

I Tag dei taccuini condivisi non vengono inseriti nella lista dei suggerimenti in fase di inserimento.

I Tag dei taccuini condivisi non sono nostri tag, li vediamo perché sono assegnati alle note nel taccuino. Per questo motivo questi Tag non vengono inclusi nella lista dei suggerimenti quando si inizia a digitare nel campo di aggiunta di Tag alla nota.

Per aggiungere uno di questi Tag ad una nota si può: scrivere interamente il Tag ricordandoselo a memoria oppure trascinare la nota sopra il Tag nel pannello di sinistra. Personalmente preferisco questa seconda soluzione che è a prova di errore ed è più semplice che doversi ricordare un Tag che tra l'altro non è neppure "nostro".

I Tag dei taccuini condivisi non possono essere assegnati alle note al di fuori del taccuino condiviso

Sempre per il motivo che questi Tag non sono "nostri" non possono essere assegnati a note che non sono nel taccuino condiviso. Possiamo creare un nostro Tag identico ed avere i due Tag che convivono nel sistema. Questi due Tag sono due cose diverse. Nel caso decidessimo di inserire un nota che prima era in un nostro taccuino con un nostro Tag in un taccuino condiviso questa nota perderà il Tag originale e dovremo mettere manualmente il Tag del taccuino condiviso.

Ovviamente questi limiti esistono per chi usa un taccuino condiviso da altri, il proprietario del taccuino non ha questi limiti e questi problemi.

Aggiungere i Tag ad una nota senza modificarla non aggiunge i Tag nella nota condivisa

Infine per "l'amministratore" del taccuino bisogna ricordare che non basta aggiungere un Tag alla "nota master" (quella che ho suggerito di creare per rendere disponibili tutti i Tag necessari agli utenti collegati al taccuino) per fare in modo che questo venga aggiunto a coloro che sono collegati al taccuino condiviso ma bisogna forzare l'aggiornamento dell'intera nota.
Basta una piccola modifica, un andata a capo o l'aggiunta di uno spazio, in modo che Evernote sia obbligato a ricaricare la nota ed in questo modo aggiornare anche la lista dei Tag.

Il seguente limite non è più presente, sembra fosse un bug. Lo mantengo solo nel caso qualcuno lo riscontri nuovamente.

Conclusione

Condividere le informazioni con Evernote è possibile ed in molti casi è un ottima soluzione.
I taccuini condivisi sono comodi e permettono non solo la condivisione ma anche la possibilità di collaborare, bisogna però conoscere e tenere in considerazione i limiti di questa tecnologia.

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due commenti

pas

Caro Andrea,
trovo veramente una scelta molto discutibile quella di porre tutti questi limiti sulla condivisione dei taccuini e delle note in Evernote.
Io condivido dei taccuini per lavoro e per la vita privata, con la mia segretaria e con mia moglie, ma questi limiti sono proprio snervanti.
Certe volte non capisco perchè si debbano perdere in un bicchiere d’acqua.
Parere mio ovviamente.
PS: grazie per il tuo articolo :)

pas
Loris

Ciao,
da utente ti do ragione ed anche io non capisco alcune cose.
Non capisco per esempio come sia possibile dare la possibilità a qualcuno di cancellare tutte le note di un tuo taccuino ma non di aggiungere un Tag. Non capisco come mai posso mettere un Taccuino altrui in un mio stack ma non nidificare Tag altrui.

Capisco però che su alcune cose ci sono dei limiti tecnici dovuti al modello dati iniziale (Evernote è nato come strumento personale) che a questo punto non è facile da cambiare.

Ad ogni modo credo che l’importante sia prima di tutto conoscere i limiti e, in mancanza di alternative valide, sapere come sopravvivere nonostante questi.
Spero che questo articolo sia di aiuto in questo senso.

Loris

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