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Evernote: Copiare alcune note in un Taccuino in automatico

3 strumenti di Evernote per risolvere un problema con fantasia

Pubblicato in Evernote
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Oggi affrontiamo un problema reale che un utente, Max, mi ha sottoposto nei commenti al post Tag in Evernote: tutto quello che c'è da sapere, vi riporto qui la domanda, potete andare a legger il motivo di tale esigenza direttamente nei commenti del post indicato

...sarebbe possibile secondo te impostare un tag particolare da assegnare in maniera trasversale alle note ed ottenere che le note contrassegnare da tale tag vengano automaticamente copiate in un apposito taccuino che, ovviamente, manterrei con la sincronizzazione abilitata (sul telefono. NDR)?

Si può fare!

Mentre rispondo alla sua domanda vorrei approfittarne per illustrarvi alcune possibilità di Evernote e precisamente:

  • La possibilità di eseguire operazioni di Evernote via script
  • La possibilità di importare automaticamente i file in Evernote
  • La possibilità offerta dai servizi cloud di essere collegati tra loro.

Torniamo al problema di Max: copiare le note con un certo Tag in un taccuino predefinito.

La prima idea che mi è venuta per risolvere questa situazione è sfruttare una delle utilità installate insieme ad Evernote su Windows: ENScript.exe

Script per comandare Evernote

EnScript è, come si può immaginare dal nome, un tool che permette di eseguire comandi Evernote via script. I comandi a disposizione sono:

  1. CreateNote
  2. ImportNotes
  3. ShowNotes
  4. PrintNotes
  5. ExportNotes
  6. CreateNotebooks
  7. SyncDatabase

I nomi sono auto esplicativi ed è abbastanza chiaro cosa ogni comando esegue. Ogni comando ovviamente ha le sue opzioni per indicare e limitare il comando.

Nel caso che stiamo affrontando la mia idea è di esportare tutte le note con un particolare Tag e farle poi importare nuovamente da Evernote in un Taccuino specifico che è sincronizzato con il cellulare, in pratica fare la copia delle note come richiesto da Max.

Il comando di export è abbastanza semplice: bisogna creare una 'query', ossia una ricerca, che individui tutte le note che si vogliono esportare e opzionalmente indicare il nome del file che conterrà le note esportate. Nel nostro caso la ricerca potrebbe essere semplicemente "tag:TagCheServePerEsportare", in questo modo ogni volta che il comando viene lanciato tutte le note con il Tag indicato vengono esportate. Il problema è che le note che abbiamo esportato e importato la volta precedente verrebbero esportate nuovamente, e questo bisogna evitarlo.

Dobbiamo limitare l'export in modo da escludere le note esportate precedentemente. La soluzione di eseguire l'export da tutti i taccuini tranne uno non è facilmente implementabile, bisognerebbe fare un export per ogni taccuino e se ne aggiungiamo un altro bisogna aggiungerlo anche nello script di esportazione.

La soluzione potrebbe essere esportare solo le note create dopo l'ultima esportazione, ma visto che l'import avviene dopo l'export anche questa strada non è fattibile.

La terza idea, e questa funziona, è esportare le note modificate dopo l'ultima esportazione, in questo caso le note importate non vengono prese in considerazione visto che quando vengono importate viene impostata una data di creazione e non di modifica.

La nuova query perciò è: "tag:TagCheServePerEsportare updated:DataDelUltimaEsportazione"

Per realizzare questa query però ho bisogno di sapere quando l'ultima esportazione è avvenuta e perciò devo riuscire a salvare la data in cui esporto. Questo non vuole essere un corso su come realizzare gli script, per il momento vi basti sapere che tramite una serie di comandi si estrae la data e l'ora (compresi minuti e secondi) correnti e la si salva al momento dell'esportazione in un file. Quando si esportano le note si legge il file creato precedentemente e si usa la data scritta per limitare l'esportazione stessa.

Lo script completo è questo:

@ECHO off
::File dove viene salvata la data di esportazione
set file=C:\Sal.TXT
::Si legge la data di salvataggio
SET /p Usal=<%file%
::Si estrapola il primo numero che dovrebbe essere il 2 di 2016
Set /a test=%Usal:~0,1%
::Se il file non c'è il primo numero diventa 0, perciò si imposta la data odierna, la prima esportazione non funziona ma almeno si salva il file per il prossimo utilizzo.
if %test% equ 0 set Usal=%DATE:~-4%%DATE:~3,2%%DATE:~7,2%T000000
::estrapolo le ore
Set /a ore=%time:~0,2%
::se le ore sono meno di 10 il numero bisogna obbligare il sistema a mettere d'avanti uno 0, a noi infatti servono 2 numeri per ogni oggetto.
::Lo stesso va fatto per Minuti e secondi.
if %ore% lss 10 set ore=0%time:~1,1%
if %ore% equ 0 set ore=00
Set /a minuti=%time:~3,2%
if %minuti% lss 10 set minuti=0%time:~4,1%
if %minuti% equ 0 set minuti=00
Set /a secondi=%time:~6,2%
if %secondi% lss 10 set secondi=0%time:~7,1%
if %secondi% equ 0 set secondi=00
::si costruisce la nuova data.
set Var=%DATE:~-4%%DATE:~3,2%%DATE:~0,2%T%ore%%minuti%%secondi%
::Si esportano le note con tag .AZ.Test aggiornate dopo la data salvate nel file con enscript di Evernote.
start /WAIT /min C:\"Program Files (x86)"\Evernote\Evernote\enscript.exe exportnotes /q "updated:%Usal% tag:.AZ.Test" /f "C:\Users\Loris\Documents\01_LP\TestExportWithTAG\NoteEsportate\NoteConTag.enex"
::Si scrive la data nel file di salvataggio della data
ECHO %Var% >%file%

Con il notepad crea un nuovo file con estensione .bat, incolla il mio script, modifica a tuo piacimento nome del tag e percorso di export. Lo script appena creato potrai utilizzarlo lanciandolo manualmente (doppio click sul file) oppure fare in modo che venga eseguito ciclicamente ogni tot minuti, per questa ultima opzione ti rimando al mio articolo Evernote Windows: Backup - 4° parte dove spiego come sfruttare le operazioni pianificate di Windows

Per importare le note appena esportate possiamo usare due strade: la prima è farlo ancora via script aggiungendo un comando di importNotes, la seconda e sfruttare un tool di Evernote su Windows che si chiama "Importa Folder" e lo trovi nel menù Strumenti.

Proviamo ad usare questa seconda strada.

Importa folder

"Importa Folder" è uno strumento molto semplice: si dice ad Evernote di tenere sotto controllo una cartelle di Windows e se viene salvato un nuovo file Evernote lo importa creando una nuova nota. Nel caso però il file sia un file di Evernote con dentro più note allora lo strumento le importa come singole note; esattamente quello che ci serve.

Il file scritto dalla procedura di export delle note lo facciamo scrivere in un folder dedicato, questo folder lo controlla in automatico Evernote che ad ogni nuovo export importerà le nuove note.

Da Evernote si va nel menù "Strumenti -> Importa folder".
Sulla finestra che appare premi aggiungi, seleziona la cartella dove vengono esportate le note e conferma. Premi sul taccuino e seleziona quello che intendi sincronizzare sul telefono.

"finestra "impota

Questo è tutto, ogni volta che lo script realizzato precedentemente esporta una o più note lo strumento "Importa folder" le importa e le mette nel taccuino indicato.

C'è un però, non tutti noi possiamo avere un computer sempre connesso che periodicamente esporta le note, le importa e si sincronizza con il cloud, vediamo se possiamo trovare una soluzione alternativa.

La soluzione c'è e si chiama IFTTT.

Soluzione via Cloud

Per chi non lo sapesse IFTTT è un servizio cloud che mette in comunicazione vari servizi cloud come Evernote, Gmail, Twitter, Facebook e molti altri. Quello che dobbiamo fare è abbastanza semplice: Creare un account in IFTTT se non ne abbiamo già uno. Collegare l'account Evernote in modo da autorizzare IFTTT a operare sulle proprie note. Creare una nuova ricetta che esporta la nota ogni volta che aggiungiamo il TAG "TagCheServePerEsportare". Fare in modo che l'esportazione della nota generi la creazione di una nuova nota con lo stesso titolo e lo stesso contenuto ma in un taccuino diverso.

Per una spiegazione passo passo su come utilizzare IFTTT in questo modo iscriviti alla mia mailing list e accedi alla pagina riservata agli iscritti Come automatizzare con IFTTT la copia di note in Evernote.

Rispetto alla soluzione precedente il vantaggio è costituito dal fatto che tutto funziona in cloud e non sul nostro computer, gli svantaggi sono due: 1. l'esportazione avviene solo quando viene aggiunto il tag e non in modo temporizzato intercettando le eventuali modifiche, dovremo essere noi che in caso di una modifica alla nota dovremo togliere e rimetter il tag in modo da spingere nuovamente l'esportazione verso il taccuino sincronizzato. 2. Il testo della nuova nota potrebbe differire per alcune formattazioni e la nuova nota non contiene allegati e immagini. L'export e import via IFTTT infatti si basa sul testo della nota.

Conclusione

In questo articolo vi ho illustrato due modi per risolvere una esigenza specifica: con uno script o utilizzando un servizio cloud. Probabilmente si potrebbero trovare altre strade, per esempio costruendo uno script PHP da fare girare su un proprio server o, come già avevo indicato nei commenti al post Tag in Evernote: tutto quello che c'è da sapere, utilizzare i tag per organizzare e i taccuini per condividere.

Tu quali esigenze che Evernote non soddisfa in modo nativo hai trovato e magari risolto?

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L'articolo precedente: "Da Evernote a OneNote senza "troppi" danni"
L'articolo successivo: "Evernote e i Tag nei taccuini condivisi"

Un commento

Max

Sempre interessanti i tuoi articoli (sono io il Max citato da Loris ad inizio articolo), ancora complimenti.
Alla fine però credo che la strada migliore, come hai più volte indicato , sia proprio quella di sfruttare i TAG : semplice, lineare e soprattutto direttamente supportati da Evernote (una garanzia per il futuro….)

Max

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