LorisWave sotto l'albero
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Migliorare l'organizzazione raccogliendo bene le informazioni

Perché scrivere tutto in un solo luogo ti migliora la vita

Pubblicato in Produttività Personale , Organizzazione
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In sintesi:

Una delle migliori abitudini per semplificare e organizzare meglio la propria vita è imparare a raccogliere correttamente tutte le informazioni con cui veniamo a contatto. La fase di raccolta implementata correttamente permette di avere sempre tutto sotto controllo senza per questo intasare il proprio cervello. Raccogliere correttamente significa delegare a strumenti idonei il compito di ricordare restando liberi di usare il cervello per fare la cosa che sa fare meglio: Pensare.

Raccogli e poi processa; dividi et impera il caos della vita

Settimana scorsa abbiamo parlato del GTD, in questo metodo di organizzazione personale c'è una regola che mi piace molto e che secondo me dovrebbe essere applicata sempre, indipendentemente dal metodo che si utilizzi e dallo stile di vita: La raccolta.

Raccogliere correttamente significa canalizzare tutte le informazioni con cui veniamo a contatto in un solo flusso ed in un solo posto.
Bisogna raccogliere tutto, velocemente, senza pensarci troppo e mettere tutto in un primo momento, secondo il consiglio di David Allen, nel minor numero possibile di luoghi.

Ognuno può decidere quale sia questo o questi luoghi unici, può essere la propria casella di posta elettronica o un file di testo, una nota in un software di note taking come Evernote o OneNote oppure un taccuino cartaceo, una vaschetta piena di fogli o una cartellina porta documenti. L'importante è che sia un solo luogo, o il minor numero possibile, e che questi siano anche i più facili da alimentare ed utilizzare in modo da raccogliere tutte le cose velocemente.

Periodicamente, tutti i giorni per situazioni normali o più volte al giorno per vite particolarmente intense, dovremo guardare questi o questo unico posto e gestire correttamente ogni singola informazione che abbiamo raccolto.

Questo processo ci permette da una parte di non perdere informazioni per strada (stiamo raccogliendo tutto) e allo stesso tempo limitare il più possibile le risorse necessarie non dovendo perdere tempo in decisioni durante il giorno.

Il punto di raccolta unico funziona perfettamente ed ha poche semplici regole: 1. Raccogli tutte le informazioni con cui vieni a contatto nel minor numero possibile di punti di raccolta 2. Svuota periodicamente il punto di raccolta processando gli oggetti contenuti dal primo all'ultimo. 3. Non rimettere nulla nel punto di raccolta. 4. Non processare il punto di raccolta di fretta, piuttosto interrompi e riprendi in un secondo momento. Questo perché ogni singola informazione che processi dovrà essere trattata con cura, dovrai ponderare attentamente dove metterla in modo da scatenare il giusto flusso di lavoro.

Vantaggi

Questo processo permette, se ben applicato, di ricordare tutto quello che serve senza intasare la propria labile memoria e senza perdere inutile tempo in ricerche o, ancora peggio, nel tentativo di recuperare informazioni che ci siamo dimenticati e/o abbiamo perso. Tutto finisce in un luogo sicuro e da li prenderà la sua strada verso la corretta destinazione.

Questa regola deve essere applicata su qualsiasi informazione con cui veniamo in contatto, dalla posta con bollette e dépliant alle e-mail/messaggi/note, dall'informazione che ci viene data per telefono al biglietto da visita ricevuto al meeting, dall'appuntamento alle cosa da fare.

Avere pochi luoghi sicuri permette una serie di vantaggi: 1. Quando un informazione arriva non avete indecisione sul dove salvarla. 2. Quando un informazione arriva non dovete perdere tempo ad elaborarla e perciò potete continuare a fare quello che state facendo senza interruzioni. 3. Quando vi viene in mente un idea la potete depositare immediatamente, senza rischiare di dimenticarla.

Quale è il luogo unico ideale?

Dipende da il tipo e la quantità di input che vi colpiscono quotidianamente.
La maggior parte delle informazioni e delle attività con cui hai a che fare arrivano via e-mail? L'inbox della mail, anche se personalmente non mi piace, potrebbe essere un buon candidato. Ovviamente tutto quello che non ti arriva seguendo questa via lo devi inserire tu inviandoti delle e-mail. Il messaggio via Skype lo incolli in una mail e te la invii, l'attività che ti hanno indicato a voce la scrivi in una mail e te la invii, ecc.

Puoi creare un inbox in Evernote o in OneNote e fare confluire in uno di questi due sistemi tutto. Fai in modo che ogni e-mail che ti arriva e che risulta importante diventi una nota/pagina. Copia il testo delle conversazioni Skype in una nuova nota/pagina e trascrivi le conversazioni in una nota/pagina.

Nel caso tu sia spesso in giro potrebbe essere necessario avere un luogo di raccolta "portatile", questo può essere un taccuino (reale, virtuale o entrambi) o una cartellina, una tasca della 24 ore o dello zaino, non importa cosa sia, l'importante è che sia un solo luogo e che processi periodicamente il contenuto di questo luogo.

Quando sono in trasferta per esempio devo raccogliere le ricevute per il rimborso spese, informazioni ed indirizzi che mi vengono dati durante il viaggio, biglietti da visita di chi incontro e così via. Per fare in modo che tutto proceda senza intoppi definisco un luogo di raccolta (quasi sempre una tasca capiente della valigia o dello zaino) e lo uso costantemente, la sera in albergo lo svuoto e processo il suo contenuto fino a svuotarlo completamente pronto per essere usato il giorno dopo.

Nonostante sia un casinista con la testa sempre tra le nuvole questo sistema mi ha assicurato di non avere mai perso una ricevuta o un biglietto giustificativo (e visto come sono questo è già un successo).

Velocizzate la raccolta

La raccolta deve essere veloce, immediata, il più semplice possibile.

Devi registrare una spesa?
Non stare a scrivere nulla ma fatti dare lo scontrino.

Vedi la pubblicità su di un giornale o in metropolitana di un evento a cui ti potrebbe piacere partecipare? Inutile scrivere, molto più veloce fare una foto alla pubblicità.

Vieni folgorato da una nuova idea? Fai partire il registratore audio e parla (si, mi vergogno anche io quando sono in pubblico ma metto su le cuffie e faccio finta di parlare al telefono con una amico, non solo la vergogna diminuisce ma anche il pensiero diventa più pulito, l'idea di dover spiegare ad un amico virtuale ci obbliga a una descrizione più comprensibile e se la descrizione è più chiara la capiremo meglio quando riascolteremo la registrazione).

Sei un nativo digitale velocissimo con le tastiere virtuali?
Usa il telefonino per prendere appunti.
Sei come me e trovi più veloce o comodo scrivere con la penna su un taccuino?
Fallo.

La cosa importante e definire alcuni metodi di raccolta, portare sempre con te gli strumenti che hai deciso di usare per raccogliere e usarli.

Ricorda: raccogli tutto (quello che potrebbe servire e anche qualcosa in più tanto potrai buttare dopo) senza pensarci troppe e senza perdere tempo.

Processare il luogo unico

Il punto di raccolta deve essere periodicamente svuotato; bisogna analizzare ogni singola informazione contenuta.
Si prende in mano singolarmente ogni informazione e ci si chiede di cosa si tratta. Se è una cosa che qualcuno può fare la si delega, se è una cosa che noi dobbiamo fare la si inserisce in una lista delle cose da fare, se è una informazione da conservare la si archivia, se è un oggetto inutile lo si butta, ecc.

Alcuni errori comuni

Il primo errore ed il più comune, specie all'inizio, è dimenticarsi di alimentare questo luogo correttamente: ti mandano un indirizzo via Skype o WhatsApp e lo lasci lì, tanto è scritto da qualche parte. Mi spiace ma così non funziona.

Devi raccogliere tutto in pochi e fidati luoghi.

Se la conversazione Skype contiene informazioni utili queste vanno estrapolate e copiate nel luogo unico; quello che ti viene detto a voce va trascritto nel luogo unico; la mail che contiene informazioni da conservare o attività deve essere messa nel luogo unico.

Per attuare la strategia dell'unico posto inoltre devi combattere la tentazione di inserire le informazioni immediatamente nella loro posizione definitiva. Ti viene detta di fare una cosa e la prima tentazione è di metterla nelle lista delle cose da fare, fai una spesa e la prima tentazione è inserire questa voce nel software di gestione delle spese. L'idea dell'unico posto è invece di avere un luogo di transito in modo da avere più tempo per decidere qual'è la giusta destinazione per quell'informazione.

Questo unico luogo non deve essere confuso con la lista di cosa de fare, questo unico luogo viene prima. In questo unico luogo metti tutto prima di capire se è una cosa da fare o da far fare o da ignorare. Non devi decidere effettivamente se farai quella attività, per il momento la raccogli senza pensare e senza perdere tempo od energie.

Nell'unico luogo devi solo raccogliere.

Gli strumenti di raccolta

Oltre a definire il luogo di raccolta bisogna definire anche gli strumenti con cui operare questa raccolta, io personalmente come prima scelta uso la macchina fotografica del telefonino per tutto ciò che trovo scritto in giro, adoro il registratore vocale, oppure scrivo sul taccuino Moleskine.
Quando sono alla scrivania, con una tastiera decente a disposizione, scrivo direttamente in Evernote.

Per quanto riguarda gli input digitali tento di usare il più possibile il web-clipper di Evernote, che permette non solo di raccogliere pagine web ma anche e-mail da Google o profili da Linkedin. Per gli account di posta diversi da Google o quando leggo le mail di Google da telefonino invio le mail che voglio conservare all'account Evernote come spiegato nel articolo Evernote: Note via mail. Tento nel limite del possibile di sfruttare il più possibile le scorciatoie de tastiera su PC in modo da salvare tutto quello che mi interessa velocemente in Evernote (c'è un comando simile anche per OneNote). Infine sul telefonino sfrutto il comando "condividi" per inviare in Evernote qualsiasi cosa trovo interessante (la stessa cosa la si può fare anche con Google Keep o OneNote).

Conclusione

Avere un unico luogo dove raccogliere tutte le informazioni permette di non perdersi più nulla per strada e allo stesso tempo interrompere il meno possibile qualsiasi cosa si sita facendo permettendoci di rimanere focalizzati.

Per me è la prima abitudine che si deve implementare per migliorare e semplificare la propria vita. Tu cosa ne pensi?

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