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Cosa è il GTD secondo LorisWave

Getting Things Done®, uno dei sistemi di organizzazione personale più famoso al mondo

Pubblicato in Produttività Personale , Organizzazione
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In sintesi:

Non pretendo in un articolo di illustrare il metodo GTD® nella sua completezza; con questo articolo il mio obbiettivo è trasmetterti una visione d'insieme e allo stesso tempo la mia visione personale sul metodo. Darti alcuni buoni motivi per provarlo e anche alcuni per evitarlo.

Il GTD sotto esame: pregi e difetti di uno dei migliori metodi di organizzazione personale secondo LorisWave

Il GTD® è uno dei più famosi sistemi di organizzazione personale; ci sono infinità di articoli e molti forum che ne parlano.
Io reputo che la cosa migliore se lo si vuole conoscere sia leggere il libro a lui dedicato, Detto fatto! L'arte dell'efficienza, scritto da David Allen, colui che ha ipotizzato e definito il metodo. Nel suo libro troverete tutto quello che serve e molto altro.

Per tutti coloro che sono interessati alla organizzazione personale l'acquisto di questo libro è d'obbligo; il libro è infatti pieno di ottime idee e consigli validi legati alla organizzazione che possono essere utili indipendentemente dal fatto che si usi o meno il GTD®.

Il metodo in breve prevede una serie di "best practices" (buone pratiche) che sono organizzate in modo da combaciare quasi perfettamente le une con le altre. Ogni aspetto dell'organizzazione è preso in esame, trattato e messo in relazione con gli altri.

Nella prima parte del libro vi è la descrizione di un flusso riassumibile in uno schema simile quello mostrato in figura con passaggi ben definiti:

GTD flusso operativo
  1. Raccogli tutte le "cose" che per qualche ragione necessitano della tua attenzione e con cui vieni a contatto in un unico posto.
  2. Esamina le cose raccolte, verifica cosa sono e smistale di conseguenza
  3. Organizza le cose da fare, butta o archivia
  4. Pianifica quelle attività che devono essere realizzate in una momento preciso
  5. Agisci
  6. Rivedi

Questa è solo la prima parte, la punta dell'iceberg, quello che molto spesso si vede in giro. In realtà oltre a questo semplice schema c'è molto altro. C'è come gestire l'archivio, i progetti, il tempo e lo spazio, ecc.

Inoltre una parte del libro si concentra sulle revisioni e sulla visualizzazione a varie "quote" della tua vita. Quello che il metodo prevede perciò non è solo una attività costante di raccolta/elaborazione/realizzazione/revisione delle attività ma anche una analisi attenta della propria vita, delle proprie aspirazioni e perciò di un agire in base a queste visioni. Viene suggerita l'analisi della propria vita a 1/3/5 anni e nel suo complesso. Le azioni, i progetti, le attività quotidiane non devono essere semplicemente raccolte ma devono essere viste attraverso questi livelli e riconsiderate in base a quelli che sono i propri obiettivi a medio/lungo/lunghissimo termine.

Questa parte del libro è quella che è meno riportata, è quella che lo stesso David a esplorato ulteriormente in un secondo libro chiamato in italiano Fatto e bene!: Come vivere organizzati e contenti.
L'analisi a vari livelli della propria vita è, per ovvie ragioni, la parte meno strutturata, meno pratica del libro e del metodo, quella che meno si presta a schematizzazioni e semplificazioni.

Questa parte del metodo è molto teorica; solo in parte giustificabile vista la natura degli argomenti. Qui che secondo me c'è una prima falla del metodo.

Troppa teoria

Il primo difetto che io trovo nel GTD® è la mancanza di concretezza in alcune parti.
Questa mancanza di un sistema rigido e questa eccessiva teoria rendono alcune parti molto importanti del metodo poco incisive. Questi argomenti inoltre sono trattati verso la fine del libro ed ampliati in un secondo libro. Arrivati fino a qui si è già stanchi perché il metodo è decisamente complesso, ed è qui che si trova il secondo difetto.

Troppo complesso

Il GTD® è decisamente articolato e non di facile attuazione per chi inizia.

Per quanto il metodo possa essere semplificato richiede comunque una impostazione di base e un impegno costante, specie nelle revisioni. Il sistema Inoltre si basa su delle liste di attività, queste liste sono come minimo 4, ma più facilmente 5 o 6. Tutto è molto chiaro e non ci sono dubbi su come si usano ma per chi inizia non è facile tenere sotto controllo tutte queste liste. Al posto di avere meno cose da fare sembra che ce ne siano di più, è qui che trovo che ci sia un terzo problema.

Poco focalizzato

Il GTD®, apparentemente, non ti semplifica la vita. Non ti costringe a focalizzarti, non è un metodo dispersivo ma comunque non spinge a ridurre le attività, non chiude il focus su poche di esse.

David Allen dice che "bisogna essere come acqua", ma per alcuni di noi essere come acqua significa disperdersi inesorabilmente.

Alcuni di noi sono già acqua e hanno bisogno di un bicchiere che ci contenga e ci dia forma. Per alcuni di noi serve un minimo di rigidità, delle routine, delle schedulazioni, un metodo che ci lasci meno liberi.

Nel GTD® hai un progetto, hai 10 progetti, hai 100 progetti. Non è un problema.

Secondo me lo è.

Focalizzarsi è fondamentale e alcuni di noi hanno bisogno di un metodo che aiuti in questo, un metodo che imponga dei limiti e che costringa a decidere non alcune tra le cose più importanti ma (per esempio) le tre cose più importanti.

Troppo poco "fare"

Una altra critica, questa pur condividendola non è mia, è la poca attenzione del metodo verso "il fare" vero e proprio. Alla fine dei conti l'utilizzo di un metodo di organizzazione dovrebbe essere quello di portare a fare di più o almeno a fare più cose importanti, il GTD® si concentra molto sull'organizzare e poco su il fare.

Poca attenzione ai progetti

Infine un aspetto che avrei preferito fosse più approfondito è la gestione dei progetti. Il metodo prevede il concetto "progetto" e indica anche come gestire la prossima azione del progetto, ma non parla di come organizzarli e gestirli. I progetti sembrano diventare un buco nero in cui mettere le cose ma senza una organizzazione apparente se non quella di definire per ogni progetto una prossima azione.

I lati positivi del GTD®

Nonostante questi lati oscuri il GTD® ha innumerevoli vantaggi, primo di tutti quello di essere un metodo che prende in considerazione quasi tutti gli aspetti dell'organizzazione personale.

Se applicato correttamente il GTD® permette di fare sempre la cosa giusta al momento giusto, permette di avere una visione sia generale che sul particolare efficace, permette di portare avanti più progetti e attività in modo organico. Vale la pena spendere in questo metodo impegno e costanza quando si ha una vita e degli obbiettivi che necessitano di una organizzazione complessa e una pianificazione importante.

Il metodo GTD® è composto da una serie di buone abitudini che rappresentano dei punti a favore del metodo e che dovrebbero essere implementate indipendentemente dal metodo.

La raccolta

Del GTD® adoro il concetto di raccolta, di imbuto verso un posto unico dove raccogliere tutte le cose che ti riguardano. La raccolta è una di quelle abitudini che nonostante non uso più il GTD® ho continuato a mantenere e che considero fondamentale per ogni sistema di organizzazione efficiente.

Le revisioni

Le revisioni settimanali e/o mensili sono fondamentali, significa fermarsi un attimo a guardare la strada per capire se stiamo procedendo nel verso giusto, se abbiamo dimenticato qualcosa. I buoni proposti di inizio anno vengono puntualmente abbandonati anche perché finiscono nel dimenticatoio, rinfrescare la memoria e riconnettersi con le motivazioni che ci hanno portato a identificare quegli obbiettivi aiuta a proseguire o in caso a riprenderli in mano.

Conclusione

Il GTD® è un ottimo sistema, ma nonostante questo non credo vada bene per tutti. Più la vita è complessa più i pregi di questo metodo si fanno sentire, più la vita è semplice più la sua complessità pesa.

Non è un metodo facile con cui iniziare e richiede all'inizio un piccolo sforzo ma vale la pena provare anche solo per acquisire alcune delle buone abitudini che presuppone come la raccolta o la revisione costante.

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sei commenti

Serena

Ciao Loris,
penso che il segreto stia, come in molte altre cose, nel personalizzare il metodo dove serve. A me ha cambiato la vita e lo consiglio a tutti.

Serena
Valentina

Ciao Loris. volevo chiederti come gestisci in Evernote i progetti e soprattutto i sottoprogetti collegandoli a quello principale? hai degli articoli in merito?

Valentina
Loris

Ciao Valentina,
i sotto-progetti li gestisco tramite il MonoTag, qui puoi trovare alcune informazioni: http://www.loriswave.com/2016-04-04/tag-..
In pratica si tratta di avere un tag per il progetto, per esempio .pp.progetto1, ed un tag per ogni sottoprogetto, per esempio .pp.progetto1.sub01 e .pp.progetto1.sub02.
In questo modo le note sono in qualche modo collegate tutte dalla radice del tag e ognuna ha la sua specifica.

Ho parlato del mono tag più o meno in tutti gli articoli dove parlo dei tag, oltre all’articolo citato potresti gardara enche qua: http://www.loriswave.com/2012-12-07/ever..

A breve posterò un articolo dedicato proprio alla gestione dei progetti, non fartelo scappare.

Loris
Valentina

grazie Loris, non vedo l’ora di vedere il tuo post sui progetti!

Valentina
Cristina

Ciao Loris, grazie per l’articolo. Hai contribuito ad aggiungere qualche tassello a quello che attualmente è il mio puzzle GTD. Ho scoperto questo metodo da pochissimo, non so se farà a caso mio perchè non ho particolari impegni lavorativi da gestire, visto che sono un dipendente pubblico con ruoli monotoni e definiti, ma proprio per questo voglio fare tante altre cose nel tempo libero… troppe, e finisco per non concludere poco o nulla. Da qui la mia ricerca sul web di consigli ad hoc che mi sta conducendo ad approfondire GTD e tentare di applicarlo. L’ho conosco ancora poco e il libro non l’ho ancora letto, ma dai numerosi articoli che ho letto mi pare poco chiaro proprio come gestire i progetti: le next action si decidono di volta in volta o si fa comunque un planning preliminare? Le azioni singole che si differiscono (quelle che non vanno messe in calendario) quando vanno esaminate? Cioè dopo averle messe nelle liste di contesto con con quale criterio si inseriscono nelle attività da svolgere? Infine il calderone ‘someday/maybe’ andrà rivisto prima o poi? Altrimenti tanto vale neanche conservarlo..
Hai letto ‘Come applicare il metodo GTD – Sperling Tips’ ? Ho contattato gli editori e mi è stato detto che è fuori edizione e non sono riuscita a trovarlo da nessuna parte! Ad ogni modo grazie.

Cristina
Andrea Loris Perazzoli

Ciao Cristina,
prima di tutto alcune risposte:

1. Le “Next Action” sono definite a livello di progetto, progetto che dovrebbe avere planning preliminare. Ogni progetto dovrebbe avere una serie di azioni già in un ordine più o meno corretto e ogni volta che se ne conclude una la successiva diventa la “next action”. Come ogni progetto che si rispetta l’ordine delle attività potrebbe cambiare per vari motivi ma questo è più una questione di “project management” che di GTD in senso stretto.
2. Le attività da svolgere una volta definite, inserite nei vari progetti, ordinate secondo la loro naturale esecuzione ed inserite e nei vari contesti, vengono svolte a seconda della situazione.
Questa è una delle bellezze del GTD ed anche uno dei suoi difetti: Non esiste una “Next Action” ma ne esistono una serie e tu puoi decidere quale è la più opportuna in quel momento a seconda della circostanza, del tempo, delle energie e dell’importanza del progetto. Questo è uno dei motivi per cui esistono le liste , per valutare le attività secondo la situazione. Per esempio potresti dividere le attività per tempo richiesto e quando hai 10 minuti vedere solo le attività che sono nella lista 10min.
3. Il calderone va rivisto, seconda dei casi, nella revisione settimanale o mensile. Le revisioni sono una delle procedure più importanti del metodo. Vanno capite, vanno fatte e vanno fatte bene, altrimenti non si va da nessuna parte.
2. Il libro ‘Come applicare il metodo GTD – Sperling Tips’ non l’ho letto perciò non posso esprimere giudizi.

Sinceramente il metodo GTD è molto bello, potente, ma non è semplice. Se mi posso permettere un consiglio, prima di applicarlo assicurati di averne compreso bene almeno le basi altrimenti rischi di “bruciarti” (parlo per esperienza diretta) e poi diventa faticoso.

Andrea Loris Perazzoli

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