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8 suggerimenti per essere ordinati e 3 tecniche da provare

Combattere il disordine si può e migliora la vita

Pubblicato in Organizzazione
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In sintesi:

Ordinato o disordinato lo sei di natura, ma con qualche accorgimento tutti possiamo migliorare. In questo articolo tutti i trucchi che uso per combattere il caos.

Dichiara guerra al disordine e migliora la tua vita con i suggerimenti di LorisWave

L'ordine è una cosa apparentemente semplice: ogni cosa al suo posto ed un posto per ogni cosa eppure…

Io, nella mia lunga carriera di disordinato cronico, ho individuato una serie di situazioni e comportamenti che favoriscono il disordine ed alcune contromisure, vediamole in breve:

  1. Spesso si crede che il disordine derivi dal non avere sufficiente spazio, in realtà, altrettanto spesso, è perché abbiamo troppe cose.
  2. Non avere definito chiaramente un luogo per ogni cosa causa indecisioni, perdite di tempo, errori e spreco di energie. La soluzione è definire chiaramente dove riporre ogni singolo oggetto.
  3. Il multi-tasking, ossia avere molte attività in contemporanea, non aumenta la produttività e inneggia al disordine. Occuparsi di una sola cosa alla volta ha un duplice vantaggio: Produttività e ordine.
  4. Non considerare il riordine parte integrata di un attività facilità il disordine. Concludere una attività è una soddisfazione e dopo ci si può rilassare e … si lasciano in giro gli oggetti usati. Il riordino deve fare parte della attività stessa; in questo modo non ci si rilassa prima di mettere a posto e si sfrutta la soddisfazione finale anche come spinta a ordinare.
  5. L'ottimizzazione dello spazio senza ottimizzazione del tempo è una grandissima ca...a. Il tempo è il bene più prezioso e non lo si deve sprecare tentando di riporre gli oggetti in incastri impossibili. Un oggetto difficile da raggiungere tenderà a non essere usato oppure a rimanere in giro. Mettere in ordine deve essere semplice e veloce.
  6. Esiste il disordine visivo. Anche l'occhio vuole la sua parte e alcune cose non sono gradevoli da vedere; bisogna trovare un posto chiuso dove riporle.
  7. Il nostro cervello è programmato per farci risparmiare energie. Bisogna combattere questa tendenza con la stessa arma: il cervello; le abitudini possono essere un ottimo alleato.
  8. Riordinare, come molte altre attività, richiede energia. Le energie sono dopo il tempo una delle cose più importanti, impararle a gestire e non sprecare significa averne anche per mettere in ordine.

Mantenere l'ordine sembra semplice eppure non lo è, o almeno non lo è per tutti.

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Ordine: Istruzioni per l'uso

In questo articolo ti parlerò di ordine, ma voglio precisare alcune cose:

Prima di tutto secondo me l'ordine è soggettivo, basti pensare a come si possono tenere dei libri: chi li mette in ordine in base al titolo, chi in base all'autore, chi tenta di creare un ordine visivo accorpando i libri per altezza e colore della costa ed infine chi sembra avere un ordine sparso che invece è, per esempio, l'ordine con cui saltuariamente li usa.

L'opposto dell'ordine è il disordine. Per me il disordine c'è solo quando c'è un disagio; quando non si è felici della situazione in cui si vive o ci si rende conto che questa non è efficiente come vorremmo. Se uno vive bene in uno spazio dove sembra essere passato un tornado e in quell'apparente caos trova quello di cui ha bisogno in tempi per lui decenti non è disordine, è un ordine alternativo (ammetto di tirare un po' di acqua al mio mulino).

Ovviamente, visto che l'ordine è soggettivo, quando si deve condividere con qualcun altro lo spazio la questione potrebbe essere leggermente più complessa (anche se mia moglie non pensa che sia solo "leggermente"). Quando si vive in una comunità (famiglia, lavoro, ecc) bisogna raggiungere un compromesso tra il nostro dis/ordine e l'ordine altrui. Più abbiamo bisogno di utilizzare le stesse cose e gli stessi spazi più bisogna rispettare l'ordine "comune".

Io non considero l'ordine come fine a se stesso ma deve avere un suo fine, che sia un senso di appagamento quando si guarda quella fila di libri in ordine di altezza o che sia l'efficienza di trovare sempre molto velocemente quello che si desidera non importa, l'importante è che ci sia una motivazione dietro alla ricerca dell'ordine.

Ultima cosa: caro lettore io sono un disordinato e perciò ti scrivo da questo lato del fiume.

Cosa ci spinge d essere disordinati

L'ordine dipende dalla nostra capacità di attuare una serie di comportamenti virtuosi: mettere in ordine, riporre le cose al loro posto dopo averle usate, seguire le regole che ci siamo posti, fare le cose che dovremmo fare, ecc..

Tutto molto semplice, ma come visto all'inizio di questo articolo ci sono una serie di situazioni della vita e che possono interferire, rivediamole una per una più in profondità.

Troppe cose o pochi posti

La prima causa del disordine la vorremmo identificare nel non avere sufficiente spazio, peccato che spesso questa sia una scusa esattamente come quando affermiamo di non avere abbastanza tempo.

Lo spazio è un nostro alleato, lo incolpiamo di non essere sufficiente ed invece lui ci aiuta a conservare le cose e ci impedisce di riempirci la vita di qualsiasi nefandezza.
Dovremmo imparare a trattare meglio lo spazio.

Quando sosteniamo che lo spazio è poco dimentichiamo l'altro elemento dell'equazione: le cose. Se lo spazio è poco vuole dire che le cose sono troppe.

Se vogliamo l'ordine dobbiamo avere per ogni cosa un posto, se non abbiamo il posto dobbiamo rinunciare a quella cosa. Dobbiamo imparare a gestire lo spazio come il tempo; abbiamo uno spazio limitato e dobbiamo imparare a farci stare dentro le cose che per noi contano, le altre le lasceremo fuori dalla nostra vita.

Meno cose abbiamo e più potremo goderci quelle che per noi contano.

Non avere un luogo per ogni cosa

Un secondo errore comune è non definire chiaramente come allocare lo spazio e non dare ad ogni cosa un posto.

Quante volte ti capita di prendere in mano un oggetto e chiederti: dove lo metto?

Più si è precisi in questa definizione più miglioreremo la nostra vita. Avere un posto preciso per una cosa significa non dover prendere una decisione e questo significa semplificare la fase di riordino.

Pensa a quando metti via i piatti: i posti li conosci a memoria, le tue mani vanno più veloce dei tuoi pensieri e senza fatica riponi decine se non centinaia di oggetti in pochi minuti.
Ora pensa a quando metti via camice e pantaloni: con questi oggetti potresti impiegare più tempo rispetto a prima decidendo dove e come. Ora pensa ad un oggetto che usi raramente e che non ha simili: con questo oggetto può capitare facilmente che non ricordi più dove riporlo. In questo caso sono dolori perché se va bene ci vuole del tempo e se va male sbaglierai il posto e la prossima volta non troverai quello che cerchi.

Troppe attività in contemporanea

Una delle mie personali sorgenti di disordine sono le cose che sto utilizzando.
Sono in uso e mica posso metterle via ogni volta.
Peccato che se non mi trattengo inizio 100 diverse attività pretendendo di portarle a termine tutte in contemporanea, ovviamente in tempi biblici e con scarsi risultati.

Tradotto: organizzazione pessima e disordine a mille.

Il problema in questo caso non sono le cose in uso, ma il numero di attività aperte e non concluse in contemporanea.
Inizi una attività: tiri fuori le cose che servono, attrezzi, documenti, materie prime.
Inizi una seconda attività: altri oggetti fuori dalla loro sede, e così via.

In questo caso per essere più ordinati dobbiamo semplicemente lavorare sulla nostra organizzazione ed evitare il multi-tasking.

Il multi-tasking non è sinonimo di maggiore efficienza e non ti aiuta a perseguire i tuoi obbiettivi, in compenso ti aiuta a creare caos.

Non considerare il riordine parte integrata di un attività

Anche evitando il multi-tasking c'è il pericolo di lasciare fuori le cose per il semplice fatto che non si ha tempo e risorse per riordinare.

Portare a termine qualsiasi attività non si deve limitare ad ottenere il prodotto finale ma deve andare oltre, fino a rimettere a posto tutto quello che è stato tirato fuori per quella attività.

Alla fine anche questo è un problema di organizzazione, nel senso che bisogna rivedere come vengono percepite le attività.
Cucinare non significa solo ottenere qualcosa da mettere a tavola ma anche pulire pentole e cucina. Andare a correre non finisce con la doccia, ma con aver riposto le scarpe al loro posto ed i vestiti da lavare in lavatrice o giù di li.

Bisogna racchiudere nelle attività anche la fase ed il tempo necessario a riporre gli oggetti che ci sono serviti per quella attività. Bisogna considerare questa parte come una fase di defaticamento, è fondamentale per chiudere correttamente il cerchio.

Ottimizzazione dello spazio senza ottimizzazione del tempo

Quando si ha poco spazio si tende a voler ottimizzarlo, si tentano incastri impossibili, incastri che, onestamente, riescono solo la prima volta.

Questa ottimizzazione dello spazio non sempre si traduce in vera ottimizzazione perché si lavora su un solo fattore e non si considera la questione a livello globale. In questo modo ci si trova con spazi ottimizzati ma flussi di lavoro che non lo sono e perciò con perdite di tempo.

Non ottimizzare il tempo è un errore perché il tempo è il nostro bene più prezioso e dovrebbe essere il primo da considerare.

Ci sono diversi modi di ottimizzare, per esempio fare in modo che le cose che si usano di più siano facili da prendere, oppure siano più vicine a dove servono, oppure raccogliere cose simili nello stesso posto in modo da non dover ricordare posti diversi.

Bisogna considerare la facilità con cui è possibile prendere una cosa e rimetterla al suo posto.
Se per prendere una cosa bisogna spostarne altre 3 e per rimetterla al suo posto lo stesso, sono tre le cose che possono succedere:

  1. Se è possibile si evita di prendere quella cosa
  2. Se la si prende si perde un sacco di tempo
  3. Una volta presa si tende a non rimetterla al suo posto.

In questo contesto un altro errore che mi ha perseguitato per anni era di riporre le cose non nel loro posto ma in uno più facile da raggiungere; così facendo si peggiora ancora di più la situazione perché si crea confusione oltre al disordine. Non si sa più dove sono le cose riposte, si occupa lo spazio di altre cose e si inizia il balletto dei posti.

In quest'ultimo caso meglio lasciare in giro o definire un posto di transito temporaneo (entrambe queste idee non sono apprezzate dagli ordinati ma questa è un altra storia).

Nascondere quelle situazioni intrinsecamente disordinate

Un disordine particolare è quello che definirei disordine visivo, ossia ogni cosa ha un suo posto ed ogni cosa è al suo posto eppure vi è un senso di disordine perché tutte queste cose insieme sembrano, ed a volte sono, un guazzabuglio di oggetti senza senso.

Una serie di libri su una mensola sono il più delle volte ordinati, una collezione di automobiline messe a rastrello sulla stessa mensola sono più difficili da spolverare ma altrettanto ordinate.

Ma: il telefonino, il portafoglio, il caricabatteria, un portafoto, alcune carte che erano in tasca, ecc.. non danno un senso di ordine, anche se quello è il loro posto.

Per appagare il senso di ordine a volte l'unica soluzione è nascondere dalla vista quegli oggetti che sono "intrinsecamente" disordinati.

Qualcuno forse non sarà d'accordo ma credo che ha volte sia necessario studiare la propria abitazione/posto di lavoro da questo punto di vista e facilitare l'ordine nascondendo quelle situazioni che "non pagano l'occhio".

Pigrizia innata

Il nostro cervello si è evoluto seguendo un semplice concetto: sopravvivere.

Per sopravvivere nelle condizione più avverse bisogna essere efficienti e limitare al massimo lo spreco di energie. Per questo motivo il nostro cervello è un risparmiatore nato e tende a farci muovere solo quando ne vale la pena (questa non usatela come scusa per rimanere sul divano).
Il nostro cervello d'istinto sceglie tendenzialmente la via più semplice. Se c'è una possibilità di lasciare qualcosa sulla scrivania al posto di rimetterla al suo posto lui lo fa (non è colpa vostra amici disordinati ma non ditelo a chi vi sta attorno che peggiorate la situazione). La cosa migliore in questo caso è sfruttare un'altra proprietà del nostro cervello: Le abitudini.

Bisogna costruire delle abitudini virtuose che ci aiutino a combattere contro la tendenza a fare il minimo indispensabile.

Gli oggetti che usiamo giornalmente sono più o meno gli stessi e il modo in cui li usiamo sono più o meno gli stessi, perciò per rimettere a posto questi oggetti serve solo programmare il nostro cervello a farlo tramite delle buone abitudini.

Per iniziare a lavorare con le abitudini ti consiglio la lettura di La dittatura delle abitudini, e di iscriverti alla mia mailing lit per accedere all'articolo "I tre elementi di un abitudine e la balla dei 30 giorni"

Una volta che gli oggetti che usiamo quotidianamente sono a posto "in automatico" avremo ancora energie per concentrarci sulle "altre cose".

Risorse di energia finite

Dobbiamo risparmiare energie perché non ne abbiamo riserve infinite. C'è un limite alle nostre possibilità di agire consapevolmente. Prendere decisioni e agire comporta uno sforzo mentale, questo sforzo è sostenuto da una riserva di energie e questa riserva proprio come un serbatoio si svuota ad ogni decisione e si riempie durante i momenti di riposo.

Se durante il giorno abbiamo mantenuto il controllo costantemente o abbiamo dovuto prendere decisioni difficili alla sera saremo stanchi (mentalmente) e sarà più difficile mettere in ordine, specie se non rientra nelle nostre priorità.

Abbiamo finito le energie. Il nostro autocontrollo va a farsi un giro e siamo fregati (questo spiega perché alla sera non mi trattengo dal mettere le mani nella biscottiera).

Le energie sono come il tempo e lo spazio, bisogna considerarle come una risorsa finita ed agire di conseguenza. Se il nostro cervello tenta di risparmiare impedendoci di mettere a posto noi dobbiamo risparmiare energie mentali per avere la forza di mettere a posto.

Come aiutarci ad essere più ordinati?

Oltre ai problemi e relative soluzioni individuati precedentemente ho individuato altri 3 trucchi per aiutarmi ad essere ordinato:

  1. L'ordine porta ordine esattamente come i soldi portano i soldi.
  2. Un immagine vale più di mille parole anche per l'ordine
  3. la tecnica dell'armadietto militare

L'ordine porta ordine

Bisogna tentare di partire da una situazione ordinata, fate uno sforzo una volta e mettete tutto a posto. In alternativa dovrete rimettere in ordine poche cose alla volta e questo significa dover prendere ogni volta una decisione sul come agire, da dove partire, quali oggetti affrontare per primi. Tutte queste decisioni rallentano e affaticano.

Il disordine in una situazione ordinata è più evidente. Una scrivania disordinata in un ambiente altrettanto disordinato non la si vede, ma la stessa scrivania in un ambiente ordinato un po' da fastidio e ci spinge all'ordine.

Avere un immagine di riferimento

Un immagine che ti ricorda come dovrebbe essere l'ambiente in cui vorresti vivere vale molto più di mille parole.

Hai messo tutto in ordine come ti ho detto prima?

Anche se non ce l'hai fatta nascondi quello che non vuoi vedere, crea il tuo ordine ideale e fotografalo. Se proprio non ti riesce neanche questo procurati una foto di una altra casa che rappresenti la tua situazione ideale. Ora che hai la foto fai in modo di visualizzarla il più possibile, mettila come sfondo del telefonino, del computer, stampala e mettila da qualche parte dove la puoi vedere.

Sarà la tua guida e il tuo obbiettivo e la concretezza di una foto ti aiuterà nella realizzazione.

La tecnica dell'armadietto militare

Se fai veramente fatica a mantenere l'ordine, puoi provare ad utilizzare la tecnica dell'armadietto militare: realizza per ogni armadio uno schema di come devono essere riposte le cose e attacca questo schema sul lato interno delle ante dei mobili in modo da sapere cosa devi mettere e come.

Quando ero a militare l'armadietto doveva seguire delle regole che erano scritte sull'anta a destra. I calzini erano nel primo cassetto, le mutande nel secondo, il cinturone su un ripiano ecc.. La mappa andava seguita fedelmente se non si voleva finire in punizione.
All'inizio era semplice, bastava seguire la mappa, ed alla lunga, una volta imparata a memoria era ancora più semplice.

Avere le cose sempre allo stesso posto significava impiegare pochissimo tempo per prenderle e rimetterle al loro posto. Significava poter prendere qualcosa perfino al buio senza timore di sbagliare. Significa minimo sforzo per prendere qualcosa e riduzione dei tempi necessari per farlo.

Conclusione

Mantenere L'ordine non è sempre semplice, specie se non è nella propria natura, eppure si può fare molto per migliorare.

  1. Ridurre le cose
  2. Definire chiaramente un luogo per ogni cosa
  3. Evitare il multi-tasking
  4. Considerare il riordine parte integrata di un attività
  5. Ottimizzare il tempo
  6. Nascondere alcuni oggetti
  7. Costruire abitudini virtuose
  8. Preservare l'energia

Questi sono i miei consigli e la mia esperienza con l'ordine ma sono convinto che tu puoi aggiungere la tua storia. Scrivi nei commenti cosa non riesci a rimettere a posto e quali trucchi adotti per migliorare il tuo ordine.

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