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Tag in Evernote: tutto quello che c'è da sapere

Uno degli strumenti più potenti di Evernote spiegato punto per punto

Pubblicato in Evernote
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In sintesi:

I tag in Evernote sono molto potenti ed in questo articolo te ne mostro tutte le potenzialità. Cosa sono i Tag, come funzionano, come si applicano, come si richiamano e come organizzarli.
I tag creano ricchezza nelle vostre note collegandole tra di loro come una rete neurale.
Vieni a scoprire tutto quello che c'è da sapere sulle etichette di Evernote.

I tag sono uno degli strumenti più potenti di Evernote

Nell'articolo "Cosa sono i tag" abbiamo parlato delle etichette, in Evernote queste esistono, si chiamano Tag e buona parte dell'organizzazione delle informazioni in Evernote si basa sulla loro esistenza, per questa ragione sono molto importanti.

Cosa si etichetta in Evernote

Evernote contiene note, le note sono l'unica tipologia di oggetto gestita direttamente in Evernote, una nota può poi contenere testo/immagini/audio/video e file, ma tutto passa attraverso le note.

Le etichette di Evernote vengono attaccate alle note, ogni nota può avere da 0 a 99 etichette attaccate.

Caratteristiche dei Tag

Le etichette si applicano alle note e permettono perciò di aggiungere informazioni, permettono di contestualizzare una nota.
Facciamo un esempio: Ho una serie di preventivi per una caldaia, ogni preventivo in una nota e ogni nota con il tag "Cantiere1", poi ho una seconda serie di preventivi sempre per delle caldaie, ma in questo caso il tag è "Cantiere2". Il tag in questo caso indica a quale cantiere le note fanno riferimento e perciò quando si visualizzerà uno dei preventivi per la caldaia si saprà immediatamente a quale cantiere appartiene.

Le etichette inoltre permettono di raccogliere e visualizzare facilmente tutte le note con una particolare etichetta, fungono da cartelle virtuali.
Tornando ai preventivi quando seleziono il tag "Cantiere1" vengono visualizzate tutte le note riferite e questo progetto: idee, preventivi, cosa da fare, ecc. Se ho utilizzato un secondo tag, per esempio "Preventivi" potrei vedere facilmente solo i "Preventivi" del "Cantiere1" selezionando i due tag.

Le etichette di Evernote, in modo simile alle cartelle di un file system, possono essere nidificate, ossia messe uno dentro l'altra. In questo contesto si comportano come cartelle di un file system: selezionando un tag vengono visualizzate solo le note con quel tag.
Diversamente dalle cartelle di un file system i tag non possono essere duplicati: non possono esistere due tag uguali in tutto il sistema, anche se dentro a tag diversi.

Le diverse applicazioni di Evernote (Android, Mac e Windows) hanno funzionalità di inserimento e selezione semplificata. Quando si inizia a scrivere nel apposito campo per applicare un Tag o per richiamare solo le note che hanno una etichetta applicata il sistema mostra una lista di etichette che iniziano con quello che si è scritto, più lettere vengono digitate e più i tag mostrati si riducono.

Le etichette di Evernote possono contenere caratteri speciali, numeri e possono essere una o più parole; personalmente sconsiglio l'uso di più parole o almeno sconsiglio l'uso di spazi che separino le parole e di alcuni caratteri speciali, più avanti ti spiego il perché.

Quasi tutte le applicazioni Evernote permettono anche di cercare tra i tag, ma se si arriva a cercare forse significa che bisogna fare un po' di pulizia.

Dove si trovano le etichette

Come se fossero delle cartelle di Windows/Mac le etichette possono essere organizzate in un albero con rami e parentele, questo albero lo si può visualizzare nel panello di sinistra nelle applicazioni desktop o web premendo il triangolo di fianco alla parola Tag o più in grande premendo sempre nel panello di sinistra sulla parola Tag.
In entrambi i casi, visualizzato in grande o aperto all'interno del panello di sinistra, potremo, selezionando e spostando, organizzare le etichette come più ci piace.
Nelle applicazioni mobile la gestione delle etichette è ridotta ma sono comunque facilmente utilizzabili.

Si può creare un collegamento ad una etichetta di Evernote anche nella sezione collegamenti, questo significa poterla selezionare velocemente senza doverla cercare nell'albero e richiamare così tutte le note che l'hanno applicata.

Tag nell'elenco note

Si può digitare il Tag direttamente nel filtro dell'elenco delle note, in modo da visualizzare solo le note che hanno quella etichetta partendo da quelle visualizzate nell'elenco. Questo significa che si possono mostrare tutte le note di un taccuino selezionandolo e poi scrivere il tag in cima alla lista delle note in modo da ridurre ulteriormente le note visualizzate. Quando si digita una etichetta in cima alla lista delle note nel elenco delle possibilità appaiono solo le etichette applicate alle note in lista.

Facciamo un esempio, diciamo che avete più di 100 tag in Evernote, ma avete selezionato un taccuino che contiene solo 3 note: la prima ha il tag "Rosso" e "Mela", la seconda nota ha il Tag "Rosso" e "Pera", la terza nota ha il tag "Giallo" e "Mela".
Selezionate il campo di filtro dei tag ed Evernote propone una lista con i tag "Giallo", "Mela", "Pera", "Rosso", in quanto questi sono gli unici tag che le note nella lista contengono, digitate la lettera "R" ed Evernote proporrà subito il tag "Rosso" poiché è l'unico applicato alle tre che inizia con la "R". Selezionando il tag "Rosso" le note nel elenco diventeranno solo 2, quelle che hanno il tag applicato. Se adesso si seleziona nuovamente il campo di filtro tag per aggiungere un secondo tag al filtro vedremo che il sistema propone solo 2 tag: "Mela" e "Pera", perché questi sono i soli due tag applicati alle note visualizzate.

Tag nella ricerca

Si possono usare le etichette direttamente nel campo ricerca, basterà infatti digitare in questo campo per vedere sotto forma di lista i suggerimenti di Evernote, tra questi suggerimenti ci sono anche i Tag oltre a parole e taccuini. Basta premerne uno per filtrare i risultati della ricerca rispetto a questo. Aggiungere una seconda etichetta come filtro è meno semplice di come lo avevamo fatto nei filtri. Se, dopo aver già inserito un tag nel campo ricerca, iniziamo a digitare Evernote propone di nuovo una serie di suggerimenti, ma se premiamo su un Tag o un Taccuino la ricerca si azzera e le note sono filtrate solo rispetto all'ultimo tag o taccuino selezionato.

Le ricerche possono essere salvate, proprio dal campo di ricerca, perciò poter inserire Tag e taccuini nel campo di ricerca permette di salvare anche questi nella ricerca.
Per inserire però più di un tag nel campo di ricerca dobbiamo usare un operatore, ossia scrivere tag:NomeDelTag, se il tag è una parola singola o tag:"Nome del tag" con le virgolette se il tag è più di una parola. Questo è uno dei motivi per cui preferisco avere tag sempre di una sola parola, permette di non usare le virgolette e perciò risparmiare tempo.

Come si applicano i Tag

Le etichette si applicano alla nota premendo nella parte alta della stessa, subito dopo il nome del taccuino e l'icona del Tag.
Basta iniziare a digitare il nome del Tag che Evernote propone quelli già esistenti, si può selezionarne uno di questi o scrivere qualcosa di nuovo per creare un nuovo Tag.

Le Etichette applicate ad una nota sono visibili nella parte alta della nota stessa ordinate per nome. Nel caso i Tag siano molti e superino in lunghezza lo spazio utile allora solo i primi sono visualizzati, gli altri sono visibili aprendo il menù dedicato posto alla destra dei tag ed indicato con due freccine verso il basso da dove è possibile aggiungere anche altri Tag.

Si può applicare un Tag ad una nota anche trascinando quest'ultima dalla lista note sopra un Tag nel pannello di sinistra, sia nei collegamenti che nell'albero dei Tag.
Infine è possibile selezionare più di una nota e applicare un Tag a molte note contemporaneamente tramite il tool di modifica multipla.

Infine si possono applicare i tag quando si invia una mail a Evernote semplicemente aggiungendo all'oggetto della mail il tag preceduto dal simbolo#, perciò l'oggetto della mail potrebbe essere:
Oggetto della mail !20130815 @taccuino #PrimaEtichetta #SecondaEtichetta
Come potete vedere i simboli !, @ e # sono utilizzati per indicare a Evernote una data per un promemoria, il taccuino di destinazione della nota e i Tag da aggiungere. Per questo motivo è meglio non usare questi simboli nei tag.

Quando usare le etichette di Evernote

In Evernote ti consiglio di utilizzare, specialmente all'inizio, i tag al posto dei taccuini. Si tratta di avere inizialmente due soli taccuini, uno come in-box e uno per tutto il resto. Sembra una scelta esagerata ma ha una sua logica. Parti con un solo strumento per organizzare le note ed aggiungi i taccuini solo quando e se necessario, questo ti permette di concentrarti su un solo strumento inizialmente e potrai aggiungere l'utilizzo dei taccuini in un secondo tempo. Infatti i Tag hanno le stesse potenzialità delle cartelle, le grosse differenze dei due strumenti in Evernote sono:

  1. Una nota non può stare in due cartelle ma può avere due o più etichette.
  2. Non si sposta una nota da un'etichetta all'altra, si mette un'etichetta e si toglie l'altra.
  3. I taccuini possono essere condivisi.
  4. I Tag vengono esportati quando si esporta una nota, i taccuini no.

Chi inizia organizzando con i taccuini ha più difficoltà a passare ai tag rispetto a chi agisce al contrario, molto probabilmente perché il sistema a cartelle è usato anche in altri contesti e viene naturale al contrario del sistema a etichette. Questo fa si anche che chi parte utilizzando i taccuini tende a introdurre i tag troppo tardi, quando ormai è andato anche oltre e usa ormai i taccuini in modo "improprio".

Organizzare i tag

Visto che è possibile creare una struttura con etichette dentro ad altre etichette e perciò possibile organizzare i Tag in famiglie, questo può essere fatto per diverse ragioni:

  • Tag che indicano il tipo di documento
  • Tag che identificano un soggetto fisico che ha a che fare con la nota
  • Tag per i progetti e sotto-progetti
  • Tag per indicare una azione da fare
  • Tag per indicare l'avanzamento di stato
  • Tag per indicare un periodo temporale
  • Tag per vari clienti
  • Tag per argomenti che ci interessano (viaggi, film, ricette, hobby)
  • Tag per luoghi o per gli amanti del GTD per le circostanze
  • Ecc..

Come al solito vale la legge del meno è meglio, tenta di avere sempre la struttura più semplice possibile, il minor numero di Tag, il minor numero di famiglie.

Le proprie etichette

Le etichette non vanno messe al volo, vanno pensate in anticipo, create delle regole per la loro creazione e bisogna mantenere queste regole.
Alcune regole basilari sono decidere fin dal principio se utilizzare il plurale o il singolare, se usare parole in italiano o in inglese, se indicare le persone con nome_cognome e cognome nome.
A me piace mettere davanti ai tag della stessa famiglia una sigla, per esempio la famiglia "tipo di documento", che contiene tag come "Prenotazioni", "Fatture", "Contatti", "licenze", "Manuali", ecc. inizia sempre con . DT. perciò il Tag "prenotazioni" diventa ". DT.Prenotazioni". In questo modo quando vado ad aggiungere un tag mi basta ricordare la famiglia per individuare anche Tag che utilizzo poco, è sufficiente digitare la famiglia per avere una lista ridotta di tag tra cui scegliere.

Un'altra tecnica che utilizzo è quella che definisco monoTAG, questo non è altro che un singolo TAG che in se contiene tutto il percorso familiare, per esempio: ProgettoPersonale.Blog.Evernote.LaRicerca è l'etichetta che raccoglie tutte le informazioni riguardo un articolo per il mio blog. Perciò "ProgettoPersonale" identifica la prima divisione all'interno dei progetti (Lavoro o Personali); "Blog" raccoglie tutti i progetti che riguardano il mio blog, dalla stesura degli articoli alla manutenzione; "Evernote" indica una delle categorie di articoli che pubblico ed infine "LaRicerca" indica uno o più articoli dedicati alla ricerca che dovevo realizzare.
Un solo TAG ha una serie di vantaggi, primo il fatto di non dover applicare più TAG per identificare un argomento; può essere utilizzato però solo nel caso ci sia una nidificazione diretta.

Più in generale consiglio di preparare i tag all'inizio e dividerli in famiglie, quando crei un nuovo Tag crealo e basta, non inserirlo immediatamente nella sua ipotetica famiglia, lascia che si depositi e una volta al giorno, i primi tempi, una volta alla settimana o al mese successivamente, controlla i nuovi tag e decidi cosa farne. Controlla di aver applicato correttamente le tue regole, controlla che sia veramente importante.

L'ultimo consiglio è quello di pensare a quali famiglie di tag sono più importanti e fare in modo che queste informazioni siano prevalenti. Quando abbiamo parlato di come inserire i tag e dove visualizzarli abbiamo detto: I tag applicati verranno visualizzati in ordine alfabetico. Questo significa che il tag "1.tagimportante" sarà prima di "SD.Idea" che a sua volta si trova prima di "TD.Lettera". Sia che utilizzate le famiglie di tag (consigliato) sia che usiate i tag senza una prefisso ricordatevi di questo ordine e sfruttatelo. L'ordine alfabetico dei tag viene mantenuto anche nella lista note, perciò anche qui a seconda dello spazio saranno visualizzati solo i primi tag applicati.

La magia delle etichette

Le etichette servono per catalogare, aiutano nella ricerca e creano insiemi virtuali, inoltre mettono in collegamento le informazioni.
Questi collegamenti, voluti o meno, arricchiscono le informazioni.
Mettere una nota dentro ad una cartella significa collegare quella nota con le altre della stessa cartella, visto che la cartella è univoca questo è l'unico collegamento che il più delle volte si genera.
Etichettare una nota potenzialmente significa invece collegarla a più gruppi di note (uno per ogni etichetta) che possono essere collegati ad altri gruppi ancora e via dicendo.
Questa rete di collegamenti permette da una parte di muoversi tra le note più facilmente e in seconda battuta di scoprire aggregazioni a cui non avevamo pensato.

Conclusione

Le etichette di Evernote, chiamati Tag, sono molto potenti.
Il sistema di organizzazione delle note è basato sul utilizzo dei Tag.
Come ogni strumento si può farne a meno, ma così facendo si rinuncia a molte delle potenzialità.

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tredici commenti

Valentina

Ciao Loris, riguardo ai monotag, ho provato a fare delle ricerche di approfondimento sul forum di evernote, ma non ho trovato nulla, sapresti dirmi se questo modo di usare il tag viene chiamato in altri modi (anche in inglese). Grazie mille

Valentina
Loris

Ciao,
la prima volta che ho sentito parlare di questa tecnica era sul sito di Rosario Rizzo in un articolo scritto da Massimo Montanari: https://www.rinorizzo.com/2012/11/luso-dei-monotag-per-classificare-le-note-di-evernote/
Non mi sono mai posto il problema di approfondirne l’origine o l’uso su altri siti, mi sembrava una buona idea, l’ho provato e vista la comodità l’ho adottato dove possibile.

In questo senso non ho altre informazioni se non la prova sul campo che per alcuni aspetti è una buona tecnica.

Loris
Valentina

Grazie per la risposta! volevo farti un’altra domanda, hai mai provato a utilizzare come tag dei caratteri ascii o unicode? e nel caso, ti sono stati utili per classificare più velocemente le note? nella ricerca sono agevoli da utilizzare? Ho comprato il tuo libro e lo sto leggendo con molto interesse, anche i tuoi articoli sono fantastici! Volevo ringraziarti per il tuo lavoro!

Valentina
Loris

Ciao,
in generale sconsiglio l’uso di caratteri speciali sia che siano !”$% sia che siano ☻♥♦ ecc..
I primi sono interpretati come spazio nella ricerca perciò una stringa tipo: pippo[pluto]gino vale quanto: pippo pluto gino. I secondi non sono inseribili nel campo di ricerca se non tramite copia e incolla, perciò richiedono un lavoro in più rispetto alla norma.

Nei Tag alcuni caratteri speciali, esclusi #@! che servono nelle mail (vedi sopra) e * che puoi usare come carattere jolly nelle ricerche, possono essere utilizzati. Io per esempio uso il “.” per separare i monotag, oppure puoi usare ? e $ per identificare per esempio domande e cose importanti.
In questo contesto bisogna solo ricordare che “pippo.pluto” e “pippo pluto” sono due cose diverse nei tag e la stessa cosa nel testo.

Loris
Serena

Ciao Loris, bell’articolo.
La nuova versione dei tag mi sta dando non poco fastidio. Nella versione precedente, riuscivo a vedere in grande e a tutto schermo tutti i tag, organizzati come in colonne, non so se mi spiego, NON in un solo lunghissimo elenco allineato a sinistra come è adesso. Mi devo scorrere la lista in su e in giù, mentre prima in un colpo d’occhio vedevo tutto, compresi i tag con zero note che prontamente eliminavo.
Io uso molto i tag con la data, perciò selezionando i tag contenenti per esempio “maggio 2016” prontamente avevo tutti i tag di maggio con indicato quante note avevo per ogni giorno. Ora se nel filtro scrivo “maggio 2016” mi escono tutte le note che contengono “maggio” e “2016”, incluse cose come omaggio, formaggio eccetera!
Insomma, è come se qualcuno si fosse fregato la mia agenda.
Questa cosa mi dà talmente fastidio che ho voglia di smettere di usare Evernote. Prima però volevo chiederti che ne pensi e in fondo spero che tu mi dica che mi sbaglio, e che non ho cercato bene nelle opizioni… Resto in attesa. Grazie mille e complimenti per i tuoi articoli.

Serena
Max

Ciao Loris, ho scoperto oggi il tuo blog e ti faccio i complimenti per la chiarezza dell’esposizione e la ricchezza dei contenuti esposti.
In particolare questo articolo sui tag e sui loro utilizzi è davvero ben fatto ed è stata una utile lettura anche per me che uso quotidianamente evernote oramai da più di 6 anni….
Ne approfitto anche per chiederti una informazione: secondo te è possibile utilizzare i tag per copiare dinamicamente le note ad un taccuino specifico ?
Specifico “copiare” perchè lo scenario d’utilizzo che vorrei e che non ho mai trovato la maniera di implementare prevede l’uso della sincronizzazione locale dei taccuini sui terminali Android.
Io ho qualche migliaio di note catalogare in qualche decina di taccuini (e alcuni stack che li raccolgono) e ovviamente per molte di queste note assegno delle etichette: finché uso la versione desktop o mi limito alla fruizione dei contenuti da un cellulare/tablet con copertura di rete è tutto ok ma quando questa copertura non c‘è mi piacerebbe avere una selezione delle note anche in locale.
Abilitare dall’app android i taccuini sincronizzati (utente premium naturalmente) non risolve il problema perchè potrei aver bisogno solo di alcune note da vari taccuini senza dover scaricare una mole imponente di dati su un terminale dove lo spazio potrebbe essere limitato.
Se Evernote risolvesse il problema alla radice dando (anche) la possibilità di sincronizzare le singole note e non tutti i taccuini sarei a posto ma nel frattempo…. sarebbe possibile secondo te impostare un tag particolare da assegnare in maniera trasversale alle note ed ottenere che le note contrassegnare da tale tag vengano automaticamente copiate in un apposito taccuino che, ovviamente, manterrei con la sincronizzazione abilitata ?

Ciao e grazie per l’attenzione che vorrai dedicare a questa mia richiesta.

Max
Loris

Ciao Serena,
purtroppo non sbagli, hanno rimosso la finestra dei tag e basta.
Prima di smettere di usare Evernote però due piccoli consigli:

1. Verifica bene come si comportano gli altri software (io ne sto testando qualcuno per i prossimi articoli su questo blog e non ho trovato molte alternative valide)
2. Prova a vedere se cambiando leggermente il nome del tag non potrebbe aiutarti. Per esempio se d’avanti al mese tu mettessi un “.” (punto), per esempio .Maggio o ancora meglio se le tue date fossero .2016.5 e il tuo problema anche se non completamente risolto si potrebbe attenuare parecchio.
Come regola generale ricorda che uno spazio tra le parole dei tag non è una buona prassi, ti basterebbe anche fare Maggio2016 per evitare un sacco di risultati sballati.

Fammi sapere cose ne pensi e se aiuta.

Loris
Loris

Ciao Max,
finalmente qualcuno che può capire perché tutto il mio sistema è organizzato solo con i Tag e uso i taccuini solo a scopo di condivisione/sincronizzazione su il telefono.

Detto questo la prima risposta, che potresti avere già immaginato è di sconvolgere un po la tua organizzazione, trasformare taaccuini e stack in Tag e poi creare un taccuino per la sincronizzazione su telefono.

In caso questo fosse impossibile la seconda soluzione è creare uno script, da fare girare sul sistema desktop, che fa una ricerca di tutte le note con un tag specifico e che le esporta. Poi tramite un secondo script o tramite la funzione “importa folder” di Evernote su windows importare le note appena esportate nel taccuino sincronizzato su telefono.

Credo che sia più complessa a dirla che a farla, magari se mi dai qualche tempo… la facciamo diventare un nuovo articolo del blog.

Loris
Serena

Grazie, Loris. In effetti è una buona idea quella del punto, e mi toglierebbe dai piedi omaggi, formaggi e altre amenità del genere. Ma la finestrona grande… Che scemi. Secondo te se gli scrivessi servirebbe a qualcosa?

Serena
Max

Grazie della risposta Loris!!
Direi che la soluzione fattibile, nel mio caso, sarebbe la prima perchè il PC (e quindi la versione desktop) lo accendo solo ogni tanto ormai; Evernote lo sfrutto principalmente dal cellulare e dal tablet e ogni tanto dall’inferfaccia web (pc dell’ufficio).
Smontare tutta l’attuale infrastruttura e rimontarla utilizzando principalmente i TAG è però un lavoro non banale (nel senso che lo devo pensare bene e non limitarmi a mettere per ogni taccuino attuale un TAG con lo stesso nome) che prendo in considerazione ma che sicuramente non farò a breve.

Infine, per completezza, aggiungo che il supporto di Evernote mi ha confermato che la funzionalità richiesta attualmente non esiste e che prenderanno la segnalazione ma senza garanzia che in futuro provvederanno in tal senso…. e poi mi hanno consigliato di utilizzare una utility di terze parti ( Altnernote ) che però esiste solo per MAC.

A presto !

Max
Loris

Ciao Serena,
certo che gli puoi scrivere però… molto probabilmente la risposta sarà sicuramente simile a quella che hanno dato a Max: prenderanno la segnalazione ma senza garanzia che in futuro provvederanno in tal senso

In questo senso io credo che ascoltino le richieste, ma come dissi in http://www.loriswave.com/2016-01-19/perc.. il problema sta negli utenti e nei milioni di modi che ognuno di noi vorrebbe usare un software.

Loris
Loris

Ciao Max, la tua domanda mi ha ispirato un nuovo post dove propongo un ulteriore soluzione; http://www.loriswave.com/2016-05-29/ever.., magari è un metodo che puoi utilizzare.
Fammi sapere come va.

Loris
Loris

Caio Serena,
sembra che il tuo desiderio sia stato accolto, nella nuova versione beta (cioè ancora non ufficiale) la pagina dei tag è tornata.

Loris

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