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Cosa sono i software di note taking secondo LorisWave

Guida introduttiva ai software per prendere appunti

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In sintesi:

Questa è una panoramica generale su cosa io intenda per software di note taking, quali sono le sue funzionalità principali, quali sono i suoi utilizzi e perché utilizzarne uno.

Raccogliere e organizzare le informazioni: tanto lavoro o un software per prendere appunti

Abbiamo visto nell'articolo l'importanza delle informazioni quanto sia fondamentale raccogliere e conservare le informazioni. Tra il dire ed il fare c'è di mezzo, a volte, lo strumento giusto.

Per raccogliere ed organizzare al meglio le informazioni abbiamo bisogno di buona memoria, di tanto tempo, di un metodo strutturato; oppure di uno strumento che con la sua semplicità ci liberi di molto del lavoro necessario.

Perché iniziare ad usare un software di note taking

Raccogliere informazioni significa creare le basi per nuova ricchezza. Si tratta di una ricchezza in senso ampio della parola, si tratta di tempo, di serenità, di competenze, di valore economico. Avere l'informazione giusta a portata di mano significa non perdere tempo nel cercarla, poter agire prontamente, significa poter avere una visione d'insieme velocemente, significa poter stimolare la creazione di nuove idee.

Per esempio avere a portata di mano gli impegni per la settimana prossima ed il numero di passaporto significa poter prendere al volo quell'offerta per un viaggio in quel luogo che, stando alle nostre informazioni è ricco di artigiani che producono le maniglie che sono perfette per quella serie di mobili che vorremmo creare.

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Cosa è un software di note Taking

I software per prendere appunti o come sono definiti nella lingua di Shakespeare "Note Taking" esistono da moltissimi anni; vuoi però la diffusione di smartphone e tablet o vuoi l'ingresso sul mercato di nuovi attori che hanno fatto parlare molto di se (Evernote) sta di fatto che negli ultimi anni sembra si siano moltiplicati come funghi.

Secondo me un software di note Taking deve:

  • Permettere di scrivere e raccogliere informazioni
  • Permettere di organizzare facilmente ciò che abbiamo scritto o raccolto
  • Permettere di cercare all'interno di ciò che abbiamo scritto o raccolto

Questi software perciò dovrebbero non solo permetterci di scrivere appunti e idee ma anche facilitarne la raccolta, l'organizzazione, l'archiviazione e l'utilizzo. Esistono software specifici per l'organizzazione delle informazioni ma in un contesto personale avere duo software io lo considero una strada difficilmente percorrbile.

Questo lo considero il minimo indispensabile e in questo modo i software di note Taking si distinguono dai normali software di video scrittura. Tra le migliaia di software che ti permettono di scrivere e prendere veloci appunti non tutti ti permettono di organizzare gli appunti che hai preso in un sistema strutturato e perciò io non li considero software di "note Taking".

Funzionalità principali dei software per prendere appunti

Scrivere, raccogliere, organizzare e cercare sono le funzionalità principali di un software di note taking. Ovviamente ogni software le implementa in modo diverso e con diverse potenzialità.

Scrivere

La prima funzionalità che un software per prendere appunti deve avere è la possibilità di scrivere. Ovvio. Anche se questa funzionalità non è discriminante rispetto ai software di scrittura classici è comunque una delle funzionalità base. La scrittura deve essere semplice, immediata, la creazione di appunti deve essere il più veloce possibile.

L'immediatezza che si può avere però con un pezzo di carta ed una penna è per alcuni, forse molti, impareggiabile. Per questo molti prendono appunti sulla carta e solo in seguito trasportano questi appunti in digitale.

Per questa ragione, oltre alla scrittura, un software per prendere appunti deve avere un ottimo sistema di raccolta dei dati.

Raccogliere

La capacità del software di renderci il più semplice possibile la fase di raccolta delle informazioni è un punto che io reputo fondamentale. Raccogliere informazioni significa per esempio poter registrare audio, salvare file, foto, copiare testo da altre fonti, ecc. La raccolta non deve essere solo di quello che scriviamo ma anche di tutto quello che reputiamo interessante e con cui veniamo in contatto.

Le informazioni, di qualsiasi natura siano, devono poter essere raccolte tutte insieme, con un unico strumento e nel modo più semplice possibile. La fase di raccolta deve essere semplice e veloce per non frenarci; se siamo coscienti che è necessario molto tempo e/o molte operazioni e/o molte decisioni per registrare un'informazione saremo tentati di non farlo immaginando di poterlo ricordare "a mente" fino al momento di avere il famoso tempo; ma quando lo avremo non ci ricorderemo più cosa dovevamo raccogliere.

Se raccogliere informazioni è un piacere non perderemo mai l'occasione di farlo e non perderemo mai più una buona idea per strada.

La cattura delle informazioni deve essere un click o un tap, al massimo due; uno per aprire l'applicazione e uno per dire registra. Quante volte ci è capitato di non avere più un'informazione perché quando l'abbiamo recepita non sapevamo dove metterla? O sapevamo dove la volevamo ma non trovavamo lo strumento adatto a raccoglierla?

Ovviamente, facilitati ed invogliati da un buon strumento, tenderemo a raccogliere molte informazioni, questo introduce due funzionalità fondamentali per questo tipo di software, la ricerca e l'organizzazione.

Organizzazione

Organizzare gli appunti che abbiamo raccolto ha due scopi, da una parte poter ritrovare facilmente le informazioni che ci servono nel momento del bisogno, dall'altra parte mettere queste informazioni in relazione tra loro e perciò creare nuova ricchezza.

Immaginate di raccogliere ricette: con la ricerca potete individuare una ricetta in particolare, ma è solo con un buona organizzazione che potete farvi ispirare navigando tra i secondi di carne bianca o notare che avete pochi contorni rispetto ai primi.

Ci sono modi diversi di organizzare e i diversi software di note taking rendono disponibili strumenti diversi.

Poter dividere quello che scriviamo in sezioni è il minimo indispensabile, poter avere anche almeno un livello di sotto-sezioni io lo considero altresì importante. Poter disporre di un ulteriore strumento come le etichette (per approfondire cosa sono le etichette) è un plus che oltre ad essere comodo diventa fondamentale quando il numero di informazioni che si raccolgono quotidianamente è elevato; diventa per esempio importante quando si fa uno di quei lavori che una volta avremmo chiamato intellettuali (knowledge works) o se per esempio abbiamo un hobby "complesso".

Poter organizzare le proprie note è importante, come ho detto prima aiuta a creare collegamenti tra le informazioni, ma per trovare qualcosa facilmente e rapidamente non può mancare uno strumento di ricerca.

Ricerca

La ricerca non è un optional. Uno software per raccogliere le proprie note che non ha uno strumento di ricerca non può essere preso in considerazione, indipendentemente da altre funzionalità che possa avere.

La ricerca, per essere efficace deve poter essere combinata con gli strumenti di organizzazione in modo da filtrare eventuali risultati, a valle o a monte della ricerca stessa, tramite le sezioni e/o le etichette che avevamo utilizzato.

La ricerca è talmente importante che la si da per scontata, non si pensa neppure che ci possa non essere e alcuni non si chiedono come funzioni, eppure le differenze tra i vari software sono notevoli. Come funziona la ricerca è importante perché anche se la si usasse poco essa rappresenta il nostro salvagente. Quando non sappiamo dove si trova un'informazione utilizziamo la ricerca. Quando cerchiamo una cosa per trovarne un'altra utilizziamo la ricerca. Quando vogliamo creare un gruppo di note che hanno alcune informazioni potremmo usare la ricerca.

Come i risultati della ricerca vengono visualizzati è altrettanto importante. Google in questo insegna. La ricerca di big G restituisce il titolo della pagina web e un pezzo di testo che rappresenta quella parte che si è cercata o comunque una parte che possa aiutare a capire se il risultato è corretto. Se il risultato della ricerca, come spesso accade, non è un singolo appunto ma una serie di pagine/note i risultati devono mostrare sufficienti informazioni tali da aiutarci nell'individuare quella pagina che stavamo cercando.

Possibilità di raccogliere appunti e informazioni, possibilità di organizzarli e capacità di trovare quello che ci serve al momento del bisogno, queste sono le fondamenta di un buon software di note taking e le prime cose che dovreste guardare se ne volete adottare uno.

Note Taking: Funzionalità aggiuntive

Ma non finisce qui; ci sono molte funzionalità aggiuntive che possono tornare comode e che, a seconda dei contesti, possono diventare rilevanti, vediamole insieme.

Informazioni aggiuntive alle note

Sembra buffo ma in alcuni casi è importante poter aggiungere una nota ad una nota. Questo tipo di informazioni vengono definiti meta-dati e possono avere una serie di utilità.

  • La data di creazione e modifica della nota è un meta-dato.
  • Il nome di chi ha modificato una pagina è un meta-dato.
  • Il luogo in cui una nota è stata realizzata è un ulteriore meta-dato.
  • Le etichette o tag non sono altro che meta-dati.

I meta-dati possono essere utilizzati per ricerche specifiche o per variare l'ordine delle informazioni in un sistema di liste, per esempio la data è utile per mettere in ordine cronologico le note.

La funzionalità di aggiungere un meta-dato può essere a volte sostituita inserendo le informazioni direttamente nella nota, magari in uno spazio dedicato. Questa alternativa non è sempre percorribile, specie nei casi in cui il meta-dato è utilizzato per metter in un ordine prestabilito gli appunti (per data, per luogo, ecc.) o per eseguire ricerche mirate al solo meta-dato.

Cattura multi-formato

Abbiamo detto all'inizio di questo articolo che un software di Note Taking deve essere in grado di raccogliere non solo le note che scriviamo ma anche altre informazioni con cui veniamo a contatto. Il numero e i tipi di formati che è in grado di catturare e gestire sono funzionalità che devono essere prese in considerazione nel momento in cui si adotta uno di questi software.

Potremmo avere bisogno di aggiungere oltre al testo anche immagini e altri oggetti multimediali, oppure vorremmo catturare pagine internet o mail, sia sotto forma di pagina vera e propria sia sotto forma di link, oppure utilizzando lo smartphone vorremmo poter fare foto e audio da inserire come note.

Le varianti sono molte, per me il minimo oltre al testo sono i collegamenti ipertestuali e le immagini, ma molti apprezzano anche la possibilità di avere audio e video o pagine internet mantenendo la formattazione originale.

Integrazione con microfono e fotocamera

Se il sistema che abbiamo identificato deve poter raccogliere immagini e audio allora la possibilità di utilizzare direttamente la fotocamera del telefono o il suo microfono è una funzionalità che può tornare molto utile. Essere costretti ad utilizzare applicativi dedicati per fare foto e sopratutto registrare audio e solo in un secondo momento poter inserire questi oggetti nel sistema pur essendo una soluzione praticabile non rappresenta il massimo in termini di semplificazione dei processi, senza contare che la possibilità di dimenticare di farlo è sempre in agguato.

Integrazione con sistema di e-mail

Nonostante i sistemi diventino sempre più completi, nonostante sia già qualche anno che si senta parlare di "internet of thing", ossia di una comunicazione diretta tra gli oggetti (per esempio il mio forno che parla con la lavatrice e gli chiede di fermarsi perché devo iniziare a cuocere la pizza :-)), alcuni sistemi non si parlano ancora tra loro. In questi casi adottare un protocollo di comunicazione obsoleto come la e-mail potrà sembrare antiquato ma potrebbe essere il più efficace.

Avere un'arma di questo tipo nel proprio arsenale significa poter sopravvivere anche in mancanza di strumenti "sofisticatissimi". Un'integrazione via e-mail significa per esempio poter inviare al sistema per prendere appunti una e-mail che abbiamo ricevuto e che vogliamo conservare senza passare dal copia e incolla o da funzioni di esportazione e importazione.

Out delle informazioni

Un sistema per prendere appunti aiuta anche quando al posto di prendere bisogna dare. È sempre gradito in un software del genere la possibilità di condividere le informazioni raccolte altrettanto facilmente di come sono state raccolte. Un sistema per prendere appunti non deve sostituire né la mail né il sistema di messaggistica istantanea, non serve per comunicare ma può essere utile per condividere testo/foto/immagini.

La condivisione è ancora più utile se è possibile farla non tramite un file, tramite l'invio di una mail o qualcosa di simile, ma se fatta mediante la possibilità di visualizzare la nota originale. Questo significa che chi leggerà l'informazione avrà a disposizione l'ultima versione realizzata e non dovrete re-inviarla e ri-condividerla ogni volta che viene modificata.

Sincronizzazione

Nel caso si possegga più di una periferica informatica (un computer, uno smartphone, un tablet e via dicendo) è un enorme vantaggio in termini di semplificazione dell'esistenza avere la possibilità utilizzare lo stesso sistema per prendere appunti su tutte queste periferiche o al limite avere software diversi che usano la stessa base dati.

Pensate a quando avevate la rubrica telefonica cartacea a casa e una nel portafoglio, pensate a tutte le volte che vi siete maledetti perché non avevate aggiornato il numero di telefono su una o l'altra, pensate a tutte le volte che avete dovuto farlo. Ora pensate a quanto tempo è che non dovete occuparvene.

Avere un'unica rubrica digitale, condivisa magari anche tra membri della stessa famiglia o dello stesso ufficio, è uno dei moltissimi vantaggi della sincronizzazione delle informazioni.

Ora pensate alle informazioni che raccogliete, pensate se non ve ne siano alcune che vi fanno comodo quando siete al lavoro, alcune quando siete a casa e altre quando siete in giro. Non pensate che sia comodo poter accedere a tutte le vostre preziose informazioni e lavorare con queste senza doverle portare necessariamente appresso.

Avere lo stesso applicativo, o accedere almeno alla stessa base dati, sia in mobilità che sul computer è un enorme vantaggio; permette di sfruttare le diverse capacità dei diversi sistemi senza doverci preoccupare della condivisione delle informazioni. La convergenza diventa la chiave per semplificare e per arricchire le informazioni utilizzando periferiche con funzionalità diverse.

Questa è la magia della sincronizzazione che si ottiene oggigiorno sempre più spesso con l'aiuto dell'cloud.

Cloud

Per cloud si intendono quei servizi dove i dati non vengono salvati sulle periferiche degli utenti ma sui server/storage dell'azienda che offre il servizio e sono consultabili dall'utente in qualsiasi momento e da periferiche diverse a condizione di avere una connessione internet che permetta di raggiungere i server/storage stessi. Molti servizi cloud in realtà utilizzano un sistema misto, dove le informazioni sono salvate anche sulle periferiche degli utenti e dove il cloud è utilizzato come ponte tra le diverse periferiche. In questo secondo caso le informazioni sono anche in locale e non è necessaria una connessione internet, quando le informazioni vengono aggiornate vengono anche aggiornate sui server in cloud e da qui aggiornate anche sulle altre periferiche su cui abbiamo registrato il servizio, sempre che ci sia una connessione internet attiva. Nel caso non ci sia una connessione l'aggiornamento avverrà appena la connessione tornerà ad essere disponibile.

Formattazione delle note (tabelle, titoli, ecc)

Come abbiamo detto all'inizio scrivere è una delle funzionalità base di un software di note taking, anche se spesso non è la funzionalità più usata. In questo contesto le possibilità offerte dal software in termini di formattazione delle pagine può variare molto: si va da software che utilizzano un testo senza nessun tipo di formattazione a sistemi che includono un set completo di funzionalità che vanno dallo stile e colore del font alla creazione di tabelle e disegni.

Se si considera che in un software per prendere appunti si conservano informazioni e che il suo primo scopo è l'organizzazione di informazioni si capisce come la formattazione del testo sia un aspetto controverso.

Una formattazione del testo adeguata, con titoli, paragrafi, tabelle ecc. crea una struttura nel testo che può variare il significato e l'importanza delle parti stesse, è un modo per organizzare le informazioni e perciò non deve essere sottovalutata. Nello stesso tempo molte funzionalità di formattazione rischiano di spostare il peso da ciò che l'informazione è a come la si presenta. Questa attenzione all'organizzazione formale delle informazioni richiede tempo e avere a disposizione strumenti complessi è una tentazione che alcuni preferiscono evitare.

Ciò nonostante alcuni utenti, vuoi per gusti personali vuoi per esigenze pratiche, hanno la necessità di avere a disposizione queste funzionalità ed in questo caso la loro scelta dovrà essere guidata anche da questo fattore.

Conclusione

Scrivere, raccogliere, organizzare e cercare; poi meta-dati, formati in input, integrazione con le periferiche, e-mail, possibilità di comunicazione con altri sistemi, sincronizzazione, cloud e formattazione degli appunti. Quando provi un software di note taking devi prendere in considerazione tutti questi aspetti oppure aspettare le mie recensioni dove proverò alcuni tra i più diffusi software per prendere appunti e vi darò la mia opinione proprio tenendo in considerazione i principi espressi in questo articolo.

Quale sistema per prendere appunti vi incuriosisce e quale vorreste provare?

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