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Introduzione ai sistemi di organizzazione personale

Metodi per migliorare la propria esistenza

Pubblicato in Produttività Personale , Organizzazione
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In sintesi:

Cosa è un sistema di organizzazione personale. Perché adottarne uno nonostante il peso. Quali sistemi esistono, come sceglierlo e come iniziare ad utilizzarlo. Questo e molto altro in questo articolo, primo di una serie, dedicato alla produttività personale ed ai metodi per migliorarla.

Metodi di organizzazione personale: il tuo trainer con la sua tabellina piena di esercizi odiosi ma necessari

  • Sei sempre di corsa
  • Hai la sensazione di perderti i momenti importanti e dimenticare le cose
  • Ti senti sopraffatto dagli eventi
  • Non riesci a progredire nella direzione che vuoi
  • Dimentichi gli appuntamenti
  • Sei sempre in ritardo
  • Fai fatica a concentrarti
  • Ti senti stressato
  • Sei convinto di poter fare di più e meglio
  • Fai un sacco di buoni propositi e poi non ne mantieni neanche uno
  • Ti senti macinato da un ingranaggio
  • Non sei soddisfatto della tua vita

Queste sono solo alcune delle buone ragioni che spingono a voler migliorare l'organizzazione personale e perciò a cercare un "metodo".

Cosa è un sistema di organizzazione personale

Un sistema di organizzazione personale non è altro che un insieme di regole e di pratiche da seguire per migliorare la gestione della propria vita; alcuni metodi sono molto complessi ed altri sono molto semplici, alcuni sono molto pratici ed altri molto teorici. Alcuni sono strutturati con regole e fasi ed altri sono semplicemente buone abitudini da mettere in pratica.

Un sistema è un peso che da dei risultati

Alcuni credono che questi metodi siano un peso, un fardello, e non è del tutto falso. Aver un sistema significa imporsi delle regole da seguire, regole che il più delle volte sottendono un piccolo sacrificio, ma è un sacrificio che ti ripagherà in futuro.

Un metodo è un piccolo impegno che ti aiuta a ottenere di più, è il trainer della palestra con la sua tabellina piena di esercizi odiosi che devi fare per il tuo bene.

Pensa ad un giorno in cui puoi decidere se trascorrere tutto il tuo tempo davanti ad un social o alla televisione al posto di realizzare qualcosa di concreto, qualcosa che non ti piace particolarmente ma che è utile a qualcuno a te caro. Ora pensa a come ti sentiresti a fine giornata in uno e nell'altro caso. Secondo me nel secondo caso ti sentiresti meglio.

La soddisfazione di vedere tua moglie o tuo figlio felice vale il peso di rinunciare a una giornata di completo svago?

Sai quante ore passi perdendo tempo?

Sai quante ore trascorri su cose poco importanti, anche piacevoli e divertenti, che potresti invece dedicare ad attività meno gradite ma che producono qualcosa di più utile per la tua esistenza?

Organizzazione non significa rinuncia

L'organizzazione personale non è rinunciare a qualcosa, è avere coscienza di come si spende il proprio tempo, imparare a dare importanza alle cose e vederne i risultati sempre nel medio/lungo periodo. Sono delle regole che uno si impone per migliore la propria vita.

Ci laviamo i denti 3 volte al giorno quasi automaticamente, non ci pesa e non siamo obbligati se non fosse che ce lo imponiamo sapendo che altrimenti ne pagheremo le conseguenze in futuro.

Avere un metodo significa questo; mettere in atto una serie di buone pratiche che portino a vivere meglio nel medio lungo periodo con qualche piccolo sacrificio nell'immediato.

Un metodo è come una mappa, è la guida che ti porta ad esprimere il meglio di te stesso. Costa qualcosa portarla dietro e guardarla ogni tanto, ma ti permette di non perderti nella strada che porta al raggiungimento dei tuoi obbiettivi, qualsiasi essi siano.

Sistemi di organizzazione personale

Ci sono una serie di sistemi e una serie di buone pratiche, ci sono molte scuole di pensiero a volte in contraddizione tra di loro, puoi trovare un'infinità di consigli e miriadi di blog che girano intorno all'organizzazione personale. Ci sono persino casi dove chi ha redatto le regole le ha poi rinnegate.

Non credo che esista il metodo; se ci fosse non ci sarebbe tutta questa discussione.

Credo che ci siano tanti sistemi perché le persone sono diverse e affrontano realtà diverse.

Quali sono i metodi di organizzazione personali più diffusi

Una volta che hai capito che hai bisogno di un metodo, che questo metodo non è necessariamente un enorme peso da trasportare e che non esiste un solo "metodo" devi identificare quello con cui iniziare a rivoluzionare la tua vita.

Alcuni sistemi di organizzazione personale derivano dal mondo della produzione. Per esempio il metodo Kanban, reso famoso dall'utilizzo massiccio nelle fabbriche Toyota, lo si può e lo si utilizza anche a livello personale. Altri metodi sono nati pensando direttamente ad un utilizzo da parte di persone e non da organizzazioni come il GTD, lo Zen To Done, il No list system, il The NOW Year, il 1MTD e MYN, ecc.

Quasi tutti questi sistemi sono fortemente caratterizzati da una componente lavorativa, sembrano sempre nascere per uomini d'affari o liberi professionisti. Questo aspetto però non deve ingannare, possono essere utilizzati anche nell'ambito puramente personale con enormi vantaggi.

Nei prossimi mesi dedicherò un articolo ad ognuno di questi metodi con una panoramica sulle linee guida e sui principi generali.

Come scegliere il proprio metodo

Davanti a tutte queste possibilità nasce il problema di scegliere un metodo per organizzare la propria vita. Questo non è semplice, ci sono una serie di pericoli, anche se i più grossi che ho incontrato sono:

  1. Non sceglierlo
  2. Continuare a cambiarlo
  3. Non adottarlo completamente modificandolo a proprio piacimento ancora prima di averne appreso le linee guida
  4. Sceglierne uno estremamente estraneo alle nostre necessità
  5. Optare per un metodo molto complesso anche se non ne abbiamo mai usato uno

Io ne ho provati alcuni e ne sto provando tuttora, ma pensare di provarli tutti sistematicamente e poi prendere una decisione non è una strada percorribile. Non sono un paio di scarpe che si mettono su e si fanno due passi in negozio, un metodo implica una serie di abitudini da formare e del tempo per misurarne la fattibilità e i risultati.

Anche studiare molti metodi di organizzazione personale a fondo prima di prendere una decisione non è così semplice, ci sono metodi che si racchiudono in una pagina e metodi su cui hanno scritto più di un libro.

Credo che il miglior modo di iniziare sia: informati sulle linee guida di vari sistemi, confrontali con le tue esigenze ed infine adotta quello che ti sembra più idoneo fidandoti del tuo istinto.

Prima di pensare al metodo pensa alla tua vita, quali sono i tuoi problemi, le tue esigenze, il tipo di lavoro che fai e la famiglia che hai. Analizza la tua situazione da tutti i punti di vista. Un dipendente ha esigenze diverse da un libero professionista, una casalinga è diversa da una donna in carriera; non me la sento di consigliare a tutti lo stesso approccio.

Nella scelta fai attenzione, anche i metodi di organizzazione personale hanno i loro campioni, le mode e la diffusione. Tenta nel limite del possibile di non farti influenzare da questi fattori, il metodo più in voga del momento non è necessariamente né il migliore né il più adatto a te.

Se sei all'inizio ed è il primo metodo che provi ad utilizzare nell'indecisione scegli qualcosa di semplice, quello che ti permette di iniziare gradualmente, quello che non richiede uno sforzo enorme.

Se è il primo metodo che provi penso sia meglio evitare quei metodi molto teorici; hanno il difetto di lasciare troppe decisioni a chi si avvicina ad esso. La trasformazione in pratica quotidiana è lasciata al singolo ed è facile sbagliare e non essere efficaci.

A volte basta qualche buona abitudine per tamponare alcuni problemi, altre volte potrebbe essere utile l'aiuto di un professionista che ti possa guidare e dare una mano.

Ricorda che potrai migliorare il metodo scelto in seguito, adattarlo alla tua esistenza e perfino cambiarlo. L'importante e sceglierne uno e iniziare.

Iniziate ad usare il metodo scelto "senza se e senza ma"

Dopo aver scelto un metodo utilizzalo così come è definito, senza modifiche e senza personalizzazioni per una serie di ragioni:

Iniziare ad utilizzare un sistema, qualsiasi esso sia, richiede un piccolo sforzo, questa fatica iniziale non deve essere confusa con quella che deriva da un sistema poco adatto alla tua situazione, per questo all'inizio non deve essere modificato. L'attrito iniziale, se di questo si tratta, si risolverà da solo. Solo a questo punto potrai misurare la fatica e in caso modificare quegli aspetti che possono essere migliorati.

All'inizio potresti non afferrare completamente alcuni meccanismi, alcune ragioni potrebbero non essere chiare e rischi, modificando le procedure, di introdurre elementi estranei al metodo e che sono in contraddizione con esso.

Modificando un sistema all'inizio rischi di fare delle scelte basate sulla poca esperienza rispetto al sistema stesso e con esse prendere abitudini sbagliate che saranno difficili da togliere.

Fidati del metodo che hai scelto e inizialo ad usare per quello che è, avrai il tempo in seguito per cucirtelo addosso.

Ci sono sistemi che nascono già con una serie di opzioni, per esempio Leo Babauta nel suo ZTD individua 10 comportamenti e consiglia di introdurne uno solo alla volta e lascia aperta la possibilità di non applicarli tutti e 10. Questo è un buon modo per iniziare e se ben eseguito porta a grandi risultati.

Conclusione

Alcuni di noi hanno bisogno di un sistema di organizzazione personale, altri pensano di non averne bisogno e si sbagliano, altri ancora non ne hanno veramente bisogno: beati loro. :-)

Un buon metodo di organizzazione personale è un piccolo peso che ci aiuta nel miglioramento della nostra vita. Scegliere un metodo ed adottarlo non è però così semplice, tu quale usi e quali difficoltà hai incontrato?

Seguimi alla scoperta dei metodi di organizzazione più diffusi nei prossimi articoli di LorisWave e se ti va indicami altri metodi che qui non ho indicato.

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due commenti

Vincenzo

Ciao Loris,
grazie per questo nuovo articolo che ho trovato incoraggiante a continuare sulla strada dell’organizzazione personale. Per anni ho fatto da solo, ma dopo aver letto i tuoi articoli ho iniziato a usare meglio Evernote e poi ad approfondire prima GTD e adesso ZTD che preferisco.
Grazie!!!!!

Vincenzo
LorisWave

Ciao Vincenzo, sono felice che ti sia piaciuto questo articolo, anche io ho trovato il ZTD più vicino alle mie esigenze, anche se adesso sono passato oltre. Seguimi che ti mostrerò un paio di metodi veramente interessanti da aggiungere al tuo arsenale.

LorisWave

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