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Cosa sono i Tag

Viaggio alla scoperta di questo fantastico strumento che sono le etichette digitali

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In sintesi:

Cosa sono i Tag, a cosa servono, come usarli e i difetti di questo strumento. In questo articolo la presentazione completa di uno degli strumenti fondamentali e presente in molti sistemi e software per migliorare l'organizzazione personale.
Nota bene: in questo articolo non si parla dei Tag di Evernote ma dei Tag in senso generale: se ti interessano nello specifico i Tag di Evernote puoi trovare maggiori informazioni nell'articolo "Evernote: Organizzazione dei tag"

La vita è complessa, semplificala con i Tag

I Tag sono letteralmente delle etichette, etichette che vengono attaccate a qualcosa e che servono per organizzare un insieme numeroso di oggetti. Le etichette possono essere applicate a diversi tipi di oggetti ad esempio le mail in un software di posta elettronica, le note in un software per prendere appunti e, in alcuni sistemi di gestione, a tutti i file. La posta di Google usa i Tag, che chiama label, Evernote usa i Tag, OneNote usa i Tag e molti altri software hanno questo strumento.

Io amo pensare ai Tag come alle caratteristiche di un oggetto. Pensa per un attimo a tutti gli oggetti che possiedi, pensa solo a quelli che puoi indossare, ora pensa solo a quelli che sono di colore rosso. Se un giorno penserai di vestirti di rosso in modo inconscio farai questo tipo di pensiero e tra gli oggetti risultanti sceglierai cosa metterti. Immagina ora se con una bacchetta magica potessi semplicemente dire "cose da indossare in inverno di colore rosso qui" ed ecco apparire tutto, compresa quella collana che era in fondo al cassetto e di cui non ricordavi l'esistenza.

I Tag possono funzionare in maniera simile, ovviamente se sono stati applicati correttamente.

Abbiamo detto che i Tag sono delle etichette, ma non come quelle che si mettono sulle scatole del cibo prima di congelarlo. Quando abbiamo bisogno si apre il freezer e si leggono le etichette, mica si tenta di capire cosa c'è dentro attraverso la plastica semitrasparente e congelata :-), ma in questo caso leggiamo il nome della pietanza congelata, i Tag sono più simili alle caratteristiche, agli ingredienti. Nel primo caso l'etichetta contiene qualcosa più simile al nome e cognome di ciò che contiene, i Tag invece sono più come l'altezza, il colore degli occhi e dei capelli. I Tag non identificano con precisione un singolo oggetto ma servono a creare gruppi omogenei, perciò o avete un freezer di dimensioni esagerate o per quanto siano sempre etichette il modo di intenderle è diverso.

Alcuni confondono i Tag o le etichette con le sezioni. Immaginate un grosso quaderno ad anelli, dove avete messo una serie di divisori tra gruppi di pagine, questi divisori possono essere immaginati come cartelle di un file system e non come Tag. La grossa differenza è che una ricetta può stare in una sola sezione, ma avere più etichette applicate. In un quaderno tradizionale o con le cartelle di Windows potete fare delle sezioni come primi, secondi, contorni, magari delle sotto sezioni: primi di carne e primi di pesce. Non sarebbe possibile però creare una o più sezioni trasversali (comuni alle sezioni precedenti) per gli ingredienti principali, per la presenza di alcuni ingredienti particolari, o per la stagione in cui potete trovare gli ingredienti necessari. Con le etichette invece è possibile creare gruppi che si intersecano, basta avere la pazienza di farlo.

Se dovessimo definire le etichette in base a quello che possono fare potremmo dire che: le etichette permettono di raggruppare tutti quegli elementi che ne hanno una in comune.

Le etichette possono essere combinate per includere o, con alcuni software, per escludere oggetti da un gruppo. Si può definire un gruppo con più etichette (tutti i "primi" con le "melanzane") ed in alcuni sistemi si può definire un gruppo tramite l'assenza di un Tag (tutti i "primi" che non contengono il Tag "calorieAlte"), con alcuni software infine si possono raggruppare tutte le note che hanno non la stessa etichetta ma etichette simili (tutti i "dolci" con "frutta", includendo "mele" e "pere" e tutti gli altri Tag di frutta perché il sistema li riconosce come affini a "frutta").

Perciò se le cartelle sono un'organizzazione rigida (o in un posto o nell'altro) i Tag permettono un'organizzazione dinamica ed elastica (sia in un posto che nell'altro) e questo significa potersi adattare a esigenze più complesse che non possono essere soddisfatte attraverso le categorie classiche.

A cosa servono i Tag

I Tag servono per definire dei gruppi virtuali di oggetti e perciò per organizzare, ma quale è lo scopo di questa organizzazione? Io penso che le cose debbano essere ordinate e organizzate principalmente per tre motivi: poterle ritrovare nel momento del bisogno, poterle gestire e infine cercare ispirazione in esse tramite l'aggregazione.

Per cui le etichette non devono essere messe al puro scopo di organizzare, ma in base a cosa servono gli oggetti a cui sono attaccate, quando ci potranno servire, come li vorremo gestire e seguendo lo scopo che le etichette stesse possono avere.

Etichette per ritrovare

Tutti i sistemi moderni hanno la funzione cerca (se non è presente forse conviene chiedersi se utilizziamo un sistema al passo con i tempi). Lo strumento di ricerca si basa quasi sempre sui testi, perciò sulle parole; sulla corrispondenza tra quello che c'è scritto nel campo di ricerca con quello che c'è scritto in tutti gli oggetti tra cui stiamo cercando.

Chi si occupa di immagini sa perfettamente che dovrà dare dei nomi alle immagini per ritrovarle oppure utilizzare le etichette. Chi lavora con i testi potrebbe pensare che essendoci già il testo non sia necessario aggiungere ulteriori informazioni, questo non è sempre vero. Nel caso di molti testi con argomenti simili e perciò parole simili la ricerca potrebbe non ridurre il numero di risultati, con testi molto corti potremmo non ricordare le parole esatte e perciò non trovare quello che cerchiamo. In questi casi applicare una divisione dei testi secondo una logica può aiutare di più della ricerca.

Basta una divisone (in questo caso etichette o separatori è lo stesso), ben pensata, per dimezzare il numero di oggetti con cui si ha a che fare e questo dimezzarsi può essere esponenziale.

Etichette per gestire

Può succedere che devo trovare non un oggetto in particolare ma gestirne molti, se tutti questi hanno un'etichetta simile mi basta selezionarla per ottenere tutti gli oggetti che devo gestire. Immaginate di dover voler rimpicciolire tutte le foto che avete fatto al vostro cane per inviarle ad un amico, se hanno tutte il Tag del vostro cane è un attimo. Una cartella non ha lo stesso effetto perché diventa difficile gestire le foto per quello che contengono, se nella foto c'è il cane ma anche vostra moglie/marito dove la mettete? Pensate di voler raccogliere in un colpo tutti i documenti fiscali del 2014, avete una cartella apposta? Ma se voleste tutte le bollette degli ultimi 5 anni della telefonia? Se per ogni anno avete una cartella allora dovrete guardare in 5 cartelle diverse. Già così, dove stiamo trattando cose semplici e facilmente organizzabili si vede che c'è un limite con i separatori che le etichette non hanno.

Etichette per creare cataloghi

Ci sono casi in cui aggiungi un'etichetta per creare un catalogo.

A me, ma non credo di essere il solo, capita di avere bisogno di ispirazione, per esempio per cosa scrivere nel blog, o cosa cucinare in un momento particolare.

Tutte le idee che mi vengono sono raccolte ed etichettate in modo da creare facilmente una lista, più o meno ordinata di idee simili per argomento e per altre caratteristiche che ho definito. Quando ho bisogno di ispirazione sarà sufficiente selezionare i Tag giusti.

Tutte le ricette che raccogli possono essere etichettate secondo gli ingredienti, la stagione, il tipo di piatto, il tempo necessario a prepararlo. Quando arriva il momento di decidere cosa cucinare potrai creare dei gruppi di ricette includendo ed escludendo a priori elementi che potrebbero non interessarti e tra quelli rimanenti trovare l'ispirazione giusta. Come quando, davanti all'armadio dei CD vi perdevate a cercare la musica giusta per quel momento (dimenticavo che non ci sono più i CD :-) ).

Caratteristiche dei Tag

I Tag sono in teoria un buon strumento, all'atto pratico devono però seguire alcune regole:

I Tag devono essere facili da usare.

Facili da usare significa che il software ci permetta di applicare i Tag velocemente, perciò che non debbano essere riscritti ogni volta, che ci siano sistemi veloci per attaccarli agli oggetti interessati. Questo ha due vantaggi: da una parte non devo scriverli per intero ogni volta e dall'altro si evita di avere Tag simili ma non identici. Un buon sistema di etichette infatti non prevede etichette simili se non in rari casi.

Facili da usare inoltre vuole dire che sia facile selezionare i Tag quando si ha la necessità di raccogliere gli oggetti interessati. Creare i gruppi di oggetti partendo dalle proprie etichette deve essere semplice, non come quando al negozio di abiti siete alla ricerca di una taglia XL e sudate sette camice solo per trovare l'etichetta.

I Tag devono essere specifici.

Non ci devono essere dubbi sulla loro applicazione. Le regole che portano ad applicare un Tag devono essere precise, per evitare indecisione sia durante l'applicazione che durante la ricerca, per evitare similitudini e sovrapposizioni non volute.

Se per esempio decido che ogni nota o un gruppo specifico di note deve avere i Tag per indicare: chi come e quando devo fare in modo di mettere sempre chi come e quando, anche quando sembra inutile. A distanza di mesi non ricordo le eccezioni e quella nota dove non ho messo il come rimarrà nascosta e più difficile da trovare.

I Tag devono essere pochi

I Tag devono essere il minimo indispensabile per evitare una sovrabbondanza nel momento in cui si applicano e nel momento in cui si usano per filtrare le note. Non si dovrebbe essere costretti a cercare tra i Tag per poi cercare tra le note. La loro efficacia è nell'immediatezza di utilizzo, se diventano ostici perdono la loro efficacia.

I Tag devono essere ben pensati

I Tag non devono essere messi a caso ma per ottenere una buona organizzazione per cui devono essere pensati a priori. Un buon sistema di etichette deve essere progettato in base al tipo di oggetti che dovrà andare a definire e considerato anche bilanciando l'impegno richiesto per mantenerlo.

Per esempio le ricette richiedono un approccio ai Tag diverso dalle bollette, che sono a loro volta diverse ancora dalle informazioni raccolte per un viaggio. Le ricette potrebbero per esempio avere i Tag che indicano: tipo di piatto, ingredienti principali, tempo di peparazione. Le bollette potrebbero aver i Tag: Anno, Fornitore, Pagata/NonPagata Le informazioni raccolte per un viaggio potrebbero avere tutte lo stesso Tag che indica il viaggio e ogni singola informazione un Tag diverso a seconda che si tratti di: Trasporti, Mangiare, Dormire.

Perché mettere personalmente i Tag

I computer sono ancora macchine stupide e, per il momento, non apprezzano le sfumature, conoscono i colori ma fanno fatica a distinguere alcuni significati, possono distinguere le cose da indossare da quelle da mangiare ma si incasinano tra il dolce e il salato (se lasciamo fare a loro la torta rustica finisce nei dolci e la zuppa inglese insieme ai brodini). Anche con le persone le cose non sono semplici, quelli che per noi sono abiti invernali per altri potrebbero essere vestiti di mezza stagione. Per questa ragione dobbiamo essere noi a indicare le caratteristiche degli oggetti.

Ci sono tentativi di introdurre sistemi intelligenti che provano ad aggiungere Tag in base ad automatismi, sia impostati che auto appresi.

Nella posta di Google è possibile impostare che se le e-mail arrivano da un determinato indirizzo o contengono un determinato oggetto allora deve essere aggiunta una determinata etichetta. Sempre Google può analizzare il testo e dividere la posta dalle offerte commerciali, Evernote nello strumento web-clipper fa un'analisi del testo che state per salvare e lo confronta con il testo presente nel sistema e propone dei Tag in base a delle similitudini.

I sistemi informatici stanno tentando di aggiungere Tag o etichette in modo automatico, ma siamo ancora di fronte a strumenti acerbi e che danno spesso risultati bizzarri. La catalogazione automatica (per intenderci quello che fa Google con il web) ha un senso e funziona fino ad un certo punto e le preferenze personali sono sempre da tenere da conto.

Siccome i Tag servono ad organizzare i nostri oggetti e le nostre informazioni devono essere impostati secondo le nostre necessità. Le note o informazioni sono nostre, siamo noi che le raccogliamo ed un vantaggio che hanno rispetto a internet è proprio di averne il controllo, il controllo significa anche organizzarle in modo che siano utili e che non ci costringano a ricerche inutili.

Difetti dei Tag

Il rovescio della medaglia consiste nella libertà e di conseguenza nella necessità di doversi autolimitare e nel dover prendere una decisione più complessa rispetto alla classica cartella di destinazione.

Facciamo un esempio tornando alle ricette: ho deciso che per ogni ricetta devo indicare:

  1. Tipo di piatto (primo, secondo, contorno)
  2. Ingredienti principali
  3. Stagione
  4. Colesterolo (Si/No) visto che vostro marito a problemi con questo
  5. Calorie (Tante/Medie/Poche) visto che vostra figlia ci tiene alla linea

Quali etichette aggiungiamo alla ricetta degli spaghetti aglio e olio?

Proviamo: primo, pasta, colesteroloFree, calorieMedie vanno bene ma per la stagione come fare? Mettiamo 4 etichette o nessuna? Se le mettiamo tutte sembra una perdita di tempo, se nessuna rischiamo che cercando un primo che possa essere fatto in inverno non risulti nelle ricerche.

La risposta non è banale, in realtà bisogna trovare un compromesso ed ognuno di noi ed ogni situazione ha compromessi diversi.

Con le cartelle o sezioni la scelta da fare è una, o in una cartella o in un altra. Con le etichette viste prima dovremo metterne almeno 4 e sono 4 azioni e 4 decisioni da prendere. Le etichette sono in alcuni casi più faticose da usare, ma possono dove sezioni o cartelle non possono ed è per questo che, in alcuni casi, vanno usate.

Conclusione

I Tag sono un modo fantastico per organizzare le cose, richiedono un impegno maggiore rispetto alle cartelle ma danno maggiore libertà e, in alcuni casi, risultati migliori.

Conoscerli permette di decidere quando e come utilizzarli. Imparare ad utilizzarli significa non solo migliorare l'organizzazione ma per assurdo anche semplificarci l'esistenza.

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