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Trucchi e strategie per sopravvivere al cambio del software in uso

Leggi i consigli giusti per sostituire il software in uso più semplicemente

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In sintesi:

Dover cambiare un software è un avvenimento che tutti prima o poi dobbiamo affrontare. Le motivazioni possono essere diverse, ne parleremo in un altro articolo, ma quando questo accade la situazione potrebbe essere difficile. Io ho cambiato software spesso per le più svariate ragioni, inoltre insegnando ad utilizzare software ho dovuto più di una volta affrontare questo argomento in classe e agevolare la migrazione.

In questo articolo ho voluto raccogliere e raccontarti i miei trucchi per uscirne vivo.


Cambiare Software: ricorda chi sei, quello che sai e cosa vuoi.
contributo fotografico di: Tableatn

Ho diviso il cambio del software in due grandi famiglie:

  • Un cambio temporaneo.
  • Un cambio permanente.

Il cambio temporaneo

Mi è capitato più di una volta di dover usare un software diverso dal solito per breve tempo; a volte per un solo lavoro in modo da essere compatibile con gli altri che lavoravano sullo stesso progetto, altre volte per fare soltanto una modifica non avendo a disposizione il mio software, altre volte ancora per qualche mese a causa di un cambio di datore di lavoro. Quando devo usare un software nuovo, e so già a priori che è un cambio temporaneo, la prima azione che compio è capire se ne vale la pena o se posso evitarlo.

È sempre possibile cambiare software, non è sempre facile.

Ci sono software talmente complessi che richiedono anni per essere appresi, ci sono software che non basta una vita per sfruttarli appieno, ci sono software che con quattro colpi di mouse li hai esplorati completamente, se mi trovo a dover cambiare ma so che questo cambio durerà poco la prima cosa che valuto è se vale veramente la pena imparare le basi di questo nuovo software o se conviene trovare una soluzione alternativa.
Le soluzioni possono essere varie, ho utilizzato a volte un software che conoscevo bene per fare qualcosa per cui non era stato pensato. Mi è successo di delegare alcune attività per evitare di dover imparare qualcosa che non mi sarebbe servito in seguito. In alcuni casi estremi la soluzione è stata di utilizzare un software senza impararlo, senza avere la più pallida idea di cosa stavo facendo e cliccando bottoni a caso puntando sul fattore "Fortuna".

Una volta definito che il software lo devo cambiare la seconda cosa che faccio è identificare esattamente il risultato che voglio ottenere.
Quando si ha a che fare con un nuovo strumento si tende a distrarsi, ci si dimentica magicamente delle proprie capacità, veniamo assaliti dai dubbi e dalla incertezza.
Durante molti corsi mi sono trovato di fronte professionisti capaci e preparati che, messi di fronte ad un nuovo software, si sentivano persi e sembrava dimenticassero tutte le loro competenze. Lo stesso che succede in fondo con quella persona che ci piace tanto e con cui vorremmo avere un appuntamento o con quel professore che ci intimidisce talmente tanto da spingerci a fare scena muta anche quando abbiamo studiato.
Per sconfiggere queste tendenze (vale per i software, per il resto non garantisco) bisogna individuare l'obbiettivo, visualizzarlo con chiarezza e se possibile scriverlo da qualche parte.

Tu lavori, tu sai cosa fare, il computer esegue solo degli ordini; lui lavora per te ma sei tu che comandi.

Una vota definito l'obbiettivo tento di definire i singoli passaggi che dovrebbero portarmi al risultato voluto; può succedere che questi passaggi sono viziati dalla conoscenza dei software che usavo prima, ma questo nella mia esperienza non ha mai rappresentato un grosso problema. Tranne in rari casi ho notato che software per fare cose simili sono simili.

Quando ho cambiato software temporaneamente è stato sempre rimanendo nelle mie aree di competenza e questo tipo di cambio io non lo considero drammatico. Il cambio non è drammatico se si comprende che lo strumento cambia ma il lavoro da portare a termine no. Bisogna solo ricordarsi che se se un lavoro lo si sa fare, se lo si sa fare veramente, lo si può fare con carta e penna, con il software A o con il software B. Potranno cambiare i tempi, potrebbe capitare di dover cercare il comando o doversi adeguare a un flusso di lavoro nuovo, od ogni modo bisogna ricordasi che si sa cosa si vuole ottenere. Basta non dimenticarlo.

Una cosa che ho imparato quando mi trovo alle prese con un nuovo software è di chiedere aiuto, non perdere minuti preziosi a cercare la soluzione quando con una connessione internet, Google e un buon metodo di ricerca si può avere la risposta. Si può chiedere aiuto alle persone che si conosce, in fin dei conti sapendo quello che si vuole ottenere e sapendo anche in teoria come si deve procedere per ottenerlo, quello che manca è solo tradurre tutto ciò con il software nuovo, partendo da queste informazioni è abbastanza facile trovare un aiuto. Sapendo quello che si vuole ottenere è possibile anche cercare un tutorial che spieghi esattamente quello che ci serve od in alternativa, avendo individuato i vari passi da compiere, cercare alcuni tutorial che coprano le varie fasi, a volte è sufficiente trovare qualcosa che ci aiuti nelle fasi più complesse.

Il cambio definitivo

Come spesso accade anche io mi sono trovato a dover cambiare software definitivamente; sono passato a software migliori quando ho potuto, mi sono dovuto adeguare ai software aziendali quando non ho potuto fare di testa mia, ho cambiato per diletto, necessità, curiosità ed a volte anche per sfida.
Nel caso il cambio di tecnologia sia permanente adotto anche altre strategie oltre a quelle viste in precedenza. Prima di tutto leggo il manuale. Sembra strano che vengano ancora realizzati visto lo scarso numero di utenti che lo usano eppure considero il manuale un aspetto fondamentale di un software. Avere un manuale a disposizione ben fatto è una risorsa enorme, anche quando non lo si legge interamente. Se devo cambiare software permanentemente la prima cosa che faccio è sfogliare il manuale, ne leggo tutto il sommario con attenzione e ne sfoglio il resto. Non serve leggerlo tutto, specie se le dimensioni sono notevoli, ma sfogliarlo ed avere una visione superficiale di quali sono le possibilità offerte è importante.

La seconda cosa che faccio, anche se conosco bene il settore di appartenenza del software e so bene a cosa serve, combatto la mia voglia di provarlo e mi procuro un tutorial di introduzione, uno di quelli per principianti. Questi tutorial hanno spesso il pregio di mostrare molto chiaramente i concetti base, come ci si muove nell'interfaccia e quali sono le funzionalità principali.

Dopo aver fatto queste due cose rivaluto il cambio, come ho già detto cambiare software non è sempre indolore e, se è possibile, bisogna valutare attentamente la situazione. Io cerco di analizzare i vantaggi ma sopratutto gli svantaggi, svantaggi che ci sono sempre anche se spesso vengono nascosti o comunque messi in secondo piano. Ovviamente questo punto lo salto se il cambio è imposto dall'alto, in questi casi, come spiegato anche più avanti, tento di "dimenticare" il prima possibile il software precedente e andare avanti.

Tento di portare a termine piccoli lavori. non c'è niente di meglio che affrontare lavori veri per capire la risposta di un software. Se posso non devono essere le esercitazioni dei manuali; queste non le ho mai trovate molto efficaci. Un lavoro vero ha il vantaggio di portare ad un risultato concreto, funge da esercitazione su un campo reale e non ideale, in me fissa meglio i concetti appresi perché posso legare le competenze ad un progetto, ad un risultato che, per quanto piccolo, ha comunque dato dei risultati. Ovviamente per portare a termine questi progetti, come detto sopra, mi vado a concentrare sul risultato voluto e sovente mi creo una scaletta dei passi necessari per ottenerlo.

Nonostante sia un amante delle scorciatoie da tastiera mi costringono a non usarle nei primi tempi; non sempre software simili mappano funzioni simili sulle stesse scorciatoie e a volte una scorciatoia sbagliata può generare dei veri e propri disastri. I disastri non accadono con quelle scorciatoie che fanno operazioni pericolose (in questo caso spesso i software ti avvisano con un pop-up tipo: "sei sicuro di voler cancellare tutto?") ma con operazioni banali che cambiano però le modalità di funzionamento. Queste operazioni non fanno alcun danno, siamo noi con le operazioni successive che ne facciamo molti perché siamo convinti di lavorare in un modo ed invece stiamo facendo altro. Ci sarà tempo per imparare le scorciatoie da tastiera in un secondo momento.

Tento di evitare flussi di lavoro complessi e mi affido alle funzionalità base. Spesso, senza accorgercene, utilizziamo funzionalità che altro non sono che la somma di funzioni base. Quando si inizia ad usare un nuovo software può essere utile non cercare disperatamente la funzionalità complessa ma lavorare con le funzionalità base. Saremo forse più lenti ma procederemo con meno inconvenienti e solidificheremo la conoscenza delle fondamenta; finire un lavoro con pochi errori e problemi sarà di stimolo nel proseguire la conoscenza e migliorare l'uso.

Tento di capire come ragiona. Ogni software sviluppato con un minimo di progettazione ha delle linee guida, delle basi da cui si evolve, capirle e farle proprie può fare la differenza tra un continuo scontro ed una passeggiata insieme.

Un software è come un collega imposto dall'alto, l'unico modo per viverci bene è imparare a sfruttare i suoi pregi e tentare di limitare i suoi difetti.

Tento di dimenticare il software precedente, continuare a fare confronti non aiuta a lavorare meglio, non dimenticarsi del software precedente porta a non apprezzare quello nuovo. Tentare continuamente di fare confronti rinfresca la memoria su percorsi operativi che, sia che siano migliori, sia che siano peggiori, vanno dimenticati.

Quando inizio ad usare un software nuovo che dovrò usare per molto tempo tento nel limite del possibile di non prendere vizzi, le brutte abitudini sono le più facili da impiantare e le più difficili da sradicare. Iniziare con il piede giusto significa anche non radicare in noi comportamenti sbagliati che poi dovremo faticosamente correggere.

Mi sforzo di non volere fare le cose necessariamente come le facevo prima, il nuovo software potrebbe portare a risultati simili percorrendo strade molto diverse, queste strade vanno sfruttate. Ho visto spesso colleghi e amici tentare di piegare il software per lavorare come con quello precedente, questo spesso significa non sfruttare le sue peculiarità e magari essere frenati dai suoi difetti in un colpo solo.

Mi iscrivo ad uno o più forum o ad una delle comunità social (G+, Facebook, ecc.) Partecipare ad un forum dove si parla dello strumento che si utilizza molto rappresenta un ottimo investimento, discussioni sane e consigli da utenti esperti, e non, sono una grande possibilità da sfruttare. Le comunità che ho frequentato in passato hanno sempre rappresentato una grande ricchezza; se sei disposto a dare riceverai sempre molto in cambio.

Conclusione

Cambiare software è faticoso, per questo è un passo che va ponderato. Se è un cambio momentaneo bisogna puntare all'efficacia del momento, state correndo per saltare al volo sul treno, non per diventare un centometrista. Se il cambio è definitivo (per quanto possa essere definitiva una cosa del genere) c'è bisogno di un approccio più sistematico, bisogna creare delle buone basi su cui costruire le proprie competenze, tentare di alimentare l'entusiasmo verso il nuovo ed evitare nostalgici confronti con il passato.

In entrambi i casi la cosa secondo me più importante di tutte nell'affrontare un nuovo software è ricordarti chi sei, quello che sai e quello che vuoi dal software.

Voi come affrontate il cambio di un software?

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