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Cosa è, come si usa e cosa penso di Work Chat

Analisi del nuovo strumento di messaggistica istantaneo di Evernote

Pubblicato in Evernote
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Qualche giorno fa Evernote ha rilasciato un update per le proprie periferiche che include una nuova funzionalità: Work Chat.

Work Chat è uno strumento di messaggistica istantanea, ossia uno strumento per inviare e ricevere messaggi, integrato nell'interfaccia di Evernote disponibile a tutti gli utenti (free, premium, business). Le sue caratteristiche sono elementari; si possono creare conversazioni con singoli utenti o con più persone per scambiarsi dei messaggi testuali e permette la condivisione delle note di Evernote.

Evernote Work Chat, strumento di collaborazione ancora prematuro

Dopo alcuni giorni di test posso affermare che questa prima implementazione di messaggistica istantanea in Evernote è acerba, con alcune periferiche lenta, mancano alcune funzionalità presenti in sistemi concorrenti (soprattutto la conversazione audio) e l'utilizzo della condivisione delle note introduce alcuni effetti collaterali come vedremo in seguito.

Non bisogna però dimenticare che è uno strumento in più che viene introdotto senza nessun costo aggiuntivo e allo stesso tempo introduce una serie di elementi che hanno delle potenzialità interessanti che ho tentato di analizzare in questo articolo.

Come si usa Work Chat

Potete trovare alcune utili indicazioni su come iniziare ad utilizzare la funzionalità Work Chat sul sito di Evernote e per gli utenti Android potete trovare una recensione in italiano sul sito di Androidizziamoci.

Si può iniziare una conversazione partendo da una nota condividendola oppure aprire lo strumento Work Chat. Il suo utilizzo è molto semplice, dopo aver premuto il tasto della apposita funzione scegliere una conversazione già esistente o inserire la e-mail dell'utente con il quale si vuole conversare. Se l'indirizzo e-mail inserito è lo stesso che l'utente ha utilizzato per registrarsi in Evernote riceverà la notifica su tutte le applicazioni di Evernote, in caso contrario riceverà una e-mail che lo invita alla conversazione. Nel messaggio e-mail è presente un link verso la conversazione e si potrà utilizzare qualsiasi account di Evernote per accedervi. In pratica posso scrivere alla e-mail pippo@host.com e il destinatario accedere alla conversazione con l'utente Evernote pluto@altrohost.com. Una volta che la conversazione è iniziata la "Persona" con cui si ha iniziato a conversare viene ricordata dal sistema e sarà possibile iniziare in seguito altre conversazioni senza dover più passare dalla e-mail.

A cosa serve Work Chat

Secondo me il nome della funzionalità indica chiaramente una destinazione ideale, non si chiama Everchat o ChatNote e neppure Evernote Chat, legandola al prodotto, ma è stata chiamata Work Chat. Sarà anche che Evernote e "per tutto il lavoro della tua vita" ma personalmente non penso che Work Chat sia nata per fare gli auguri al amico o condividere la foto della serata in discoteca. Per una "strana" ragione mi viene da pensare a Work Chat come ad uno strumento da utilizzare in un ambito serioso, legato alla produttività ed allo scambio di informazioni tramite testo o intere note.

Nuovi concetti

L'implementazione di Work Chat ha introdotto nell'ecosistema di Evernote dei nuovi concetti:

  • Le "persone"
  • Le conversazioni
  • Condivisione di una nota
  • Contemporanea visualizzazione

Le persone

Le "persone" sono una nuova entità in questo momento esclusivamente relegate alla sola funzionalità Work Chat. Le "persone" potrebbero in futuro essere legate più profondamente alle note, per esempio diventare una scheda con tanto di informazioni secondarie (indirizzo, azienda ecc.), potrebbero essere legate alle scansioni dei bigliettini da visita o alle note collegate a Linkedin, potrebbero servire per realizzare, meglio di oggi, un elementare sistema di gestione dei contatti. Mi piacerebbe poter usare le "persone" come se fossero dei tag per categorizzare le note oppure poter categorizzare le "persone" con i tag.

Le conversazioni

All'interno di Evernote sono state create le conversazioni; attualmente queste sono autonome ma in un futuro potrebbero essere collegate alle note, in modo da poter avere lo storico delle comunicazione legata alle singole note, potrebbero diventare una sorta di "note" sulla nota.

Condivisione di una nota

La condivisione di una nota tramite Work Chat ha il pregio di poter condividere una singola nota senza renderla pubblica e allo stesso tempo permette anche agli utenti free di scambiarsi delle note dando la possibilità di editarle (funzionalità prima disponibile solo agli utenti premium). In una conversazione è possibile condividere un numero illimitato di note impostando per ognuna i permessi che vengono assegnati agli altri partecipanti alla conversazione.

Bisogna sottolineare che la nota viene condivisa, ossia viene aperto un canale collegato direttamente con la propria nota ed è questa che verrà visualizzata e modificata. Questo significa che qualsiasi modifica verrà apportata alla nota scambiata nella conversazione si rifletterà, con i tempi e i modi legati alla sincronizzazione di Evernote, sulla nota originale. Quando viene inviata una nota tramite una conversazione la si condivide unicamente con gli individui della conversazione stessa, al momento della condivisione si può definire i diritti che i partecipanti alla conversazione avranno su quella nota (solo lettura, lettura e modifica, lettura/modifica e possibilità di re-condividerla a sua volta) e non viene creato un indirizzo pubblico. Le note che vengono "ricevute" tramite lo strumento di conversazione "rimangono" nella conversazione stessa, non le troverete in un taccuino. Rimangono collegate a quella conversazione e tramite di essa possono essere riaperte. Se si cancella la conversazione si cancella anche la possibilità di accedere nuovamente alle note, ovviamente non vengono cancellate le note originali.

La modifica di una nota ricevuta tramite Work Chat significa la modifica della nota originale, questo sembra avvenire con alcune periferiche tramite una cache. In pratica la nota che si sta visualizzando è salvata in locale, ossia sulla periferica con la quale si sta lavorando; le modifiche sono salvate in locale e periodicamente inviate ai server di Evernote che aggiorna il database e da qui le modifiche sono disponibili alle altre persone che stanno visualizzando la nota. Solo al momento di una successiva sincronizzazione però queste modifiche verranno scaricate sulla periferica in uso (queste informazioni sono dedotte tramite esperimenti e non fornite ufficialmente da Evernote). Questa serie di passaggi facilitano la creazione di note in conflitto.

Contemporanea visualizzazione

Il sistema è in grado di individuare se due o più utenti stanno visualizzando la stessa nota e mostrarlo nell'interfaccia di Evernote, questa credo che sia una funzione molto interessante in vista di sviluppi futuri.

Una futura implementazione potrebbe essere (ed in parte è già presente) prevedere un sistema di blocco in modo che il primo che apre una nota ne diventa "proprietario" impedendone la modifica e la conseguente creazione di note in conflitto ad altri utenti che accedono alla nota in un secondo momento.

Un altro sviluppo potrebbe essere miscelare le funzionalità Work Chat con Note correlate o Context, perciò se due utenti stanno guardando la stessa nota è perché stanno lavorando sugli stessi argomenti e questo potrebbe significare che un utente potrebbe consigliare al altro alcune proprie note; Evernote potrebbe suggerire quali note inviargli.

Una funzionalità che mi piacerebbe vedere implementata è collegare una conversazione o un commento di una conversazione ad un punto preciso di una nota.

Conclusione

Apprezzo molto lo sforzo di Evernote di inserire un nuovo strumento di collaborazione ed intravedo alcune possibilità interessanti per il futuro, ma allo stato attuale delle cose Work Chat mi sembra uno strumento prematuro.

Lo si può iniziare ad usare e apprezzarlo per scambiarsi una nota senza le complicazioni di mail o URL pubblici, anche se, da utente premium, preferisco la condivisione tramite taccuini condivisi.

Mancano alcune caratteristiche rispetto alla concorrenza ed anche considerando che Work Chat non si pone come strumento per comunicare in senso generico, ma solo per comunicare nel contesto di una nota o di un lavoro sento comunque la mancanza di una conversazione audio.

Work Chat a me non stravolgerà la vita, voi pensate di poterlo utilizzare proficuamente?

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