LorisWave sotto l'albero
Sfrutta al meglio i software per semplificarti la vita

Come organizzare le fatture in Evernote

Usare Tag, taccuini e promemoria insieme, per una gestione ottimale

Pubblicato in Evernote
GooglePlus icon
LinkedIn icon
MySpace icon
Pinterest icon
whatsapp icon

In questi giorni sono stato contattato da un mio lettore con la richiesta di un consiglio su come organizzare le note: nello specifico si chiedeva come gestire le fatture e i documenti legati a due diverse ditte da lui amministrate.

Io sostengo che le note vadano organizzate per essere facilmente ritrovabili nel momento del bisogno, non serve avere un ordine per il semplice piacere dell'ordine, partendo da questo principio ed immaginando di dover archiviare le fatture la prima domanda è: quando mi potranno servire nuovamente? In che occasione potrei cercare queste note? Potrei avere la necessita di suddividere le fatture tra emesse e ricevute; tra pagate e non pagate; a seconda del fornitore o del cliente; in base alla data di emissione; in base al progetto; in base la fatto che le abbia o meno inviate al commercialista e così via...

Gli strumenti che abbiamo a disposizione per fare queste suddivisioni in Evernote sono: taccuini, tag, ricerche e promemoria.

Taccuini

Bisogna ricordare che una nota può risiedere in un solo taccuino alla volta, questo rende i taccuini ideali per una suddivisione di base. Per esempio è possibile utilizzare due taccuini per dividere le note personali da quelle di lavoro, utilizzare taccuini diversi per progetti diversi.
I taccuini possono inoltre essere utilizzati per quelle note che possono avere più stati, ma uno solo alla volta. Per esempio ci sono situazioni dove nella preparazione di un documento bisogna seguire un iter definito con una serie di approvazioni, perciò si vanno a definire dei taccuini e si sposta la nota a seconda delle approvazioni.

Questo metodo ha il vantaggio che con una sola operazione si cambia lo stato della nota, la stessa cosa con i tag è più complicata perché richiede di togliere un tag ed aggiungerne un altro.

Tag

I tag possono essere semplici o composti; per tag composti intendo un unico tag che contiene più informazioni, ad esempio: Ditta1.progetto3.Fattura.Emessa Con questo unico tag sono definite 4 informazioni; i tag di questo tipo sono comodi poiché ne riducono il numero e perciò si può facilmente organizzarli, trovarli e applicarli. Devono però essere pensati accuratamente in modo da poter cercare le note altrettanto facilmente. Bisogna infatti ricordare che in Evernote lo strumento di ricerca filtra utilizzando il tag nella sua interezza o permette di indicare la radice del tag, ma non è possibile cercare solo la parte centrale del tag (per maggiori informazioni sulla ricerca ed i Tag vedi qui). Riprendendo l'esempio Ditta1.progetto3.Fattura.Emessa, in una ricerca posso cercare tag:Ditta1.progetto3.*, in questo modo verranno trovate tutte le note che hanno il tag che inizia per Ditta1.progetto3, non è però possibile cercare *tag:Fattura.
Questo significa che per cercare tutte le fatture, non potendo utilizzare il tag, bisogna cercare la parola generica fattura, in questo caso però nel risultato delle ricerca potrebbero esserci anche note che parlano di fattura ma che non sono una fattura.

Il Tag unificato funziona quando la seconda parte e le successive sono specifiche del primo tag, o in rari casi quando hanno informazioni diverse che non si intersecano. Se si ragiona ad insiemi i tag unici funzionano bene quando sono composti da insiemi concentrici partendo dall'esterno verso l'interno,

o in rari casi da insiemi estranei.

Nel caso di insiemi che si intersecano la cosa migliore è utilizzare invece tag multipli.

Ricerche

Le ricerche in Evernote possono essere molto utili, specialmente se le si salva. Avevo parlato a lungo delle ricerche in questi post: La ricerca su i client desktop - 1° parte, 2° parte e 3° parte

Basti ricordare quello che abbiamo detto in precedenza in merito alla ricerca con i Tag e ricordare che le ricerche possono essere eseguite su tutte le note o sulle note contenute in uno stack o in un taccuino, non si possono cercare le note che sono contenute in una selezione di taccuini.

Promemoria

I promemoria sono comodi perché permettono di impostare due stati ad una nota: da fare e fatta. Inoltre permettono di impostare una data nel futuro in modo da essere avvisati per tempo di una scadenza.

Tornando alle fatture facciamo alcune ipotesi.

Prima ipotesi

Il nostro commercialista è un illuminato e ha accettato di avere un account Evernote, così abbiamo la possibilità di condividere un notebook nel quale mettiamo le fatture al posto di inviarle, questo permette di usare i taccuini per identificare le fatture e allo stesso tempo identificare se le ho inviate al commercialista o meno, esclude però di poter usare i taccuini per altre divisioni. Creo uno stack e lo nomino "Fatture" con due taccuini, uno privato e l'altro condiviso con il commercialista: metterò le fatture nel primo taccuino appena emesse o ricevute, quando è il momento le sposterò nel taccuino condiviso per renderle disponibili al commercialista.

Quando si riceve una fattura o la si emette, salvandola in Evernote si imposterà la data di creazione della nota, che potrà essere modificata, con la stessa data a cui fa riferimento la fattura stessa. Potremo usare i promemoria per registrare la data in cui si prevede di essere pagati o inserire la data (magari qualche giorno prima) in cui si dovrebbe pagare. In questo modo riceveremo un avviso e potremo controllare se il pagamento è avvenuto ed in caso sollecitare o procedere a pagare. I promemoria potranno anche essere sfruttati per registrare il pagamento avvenuto, impostandolo il promemoria come "fatto".

Rimane da registrare le fatture in base al fornitore, al progetto a cui sono riferite, alla ditta. Per questo useremo i tag.

I fornitori possono avere a che fare con più progetti e con entrambe le ditte, tutti questi elementi perciò è meglio che siano svincolati tra loro. Potremo al massimo unire fatture e ditta con i tag tipo fatture.ditta1 e fatture.ditta2 oppure le fatture con il progetto con fatture.progettoX e fatture.progettoY, od infine anche fatture.fornitoreA o fatture.fornitoreC.

Seconda ipotesi

Una seconda ipotesi potrebbe partire dal dividere con i taccuini le fatture a seconda delle ditte, perciò un taccuino Ditta1 ed un secondo taccuino Ditta2. I due taccuini non sono limitati alle fatture ma contengono altri documenti, perciò dovremo identificare facilmente le fatture con un tag, potremmo creare alcuni tag unificati per coprire anche altri utilizzi, per esempio fattura.emessa.nonincassata, fattura.emessa.incassata, fattura.ricevuta.nonpagata, fattura.ricevuta.pagata. Per fornitore e cliente, come nel esempio precedente, utilizzeremo dei normali tag. Andranno poi create delle ricerche per facilitare il compito, per esempio una ricerca notebook:Ditta1 tag:fattura.emessa* per trovare tutte le fatture emesse dalla Ditta1 e così via...

Conclusione

Ci sono diversi modi di organizzare le note, tutti dovrebbero considerare le future necessità di accedere a quelle note e gli strumenti che Evernote mette a disposizione. Non esiste un metodo giusto od uno sbagliato in assoluto, esistono diverse esigenze a cui adattiamo il sistema.

Ti piace questo post? Pagalo!

Un condivisione è la moneta migliore con cui ripagare chi scrive. Se ti è piaciuto quello che hai letto o se lo hai trovato utile condividilo con i tuoi amici.

GooglePlus icon
LinkedIn icon
MySpace icon
Pinterest icon
whatsapp icon

Altri articoli

Potrebbero anche interessarti i seguenti articoli:

L'articolo precedente: "Come realizzare un sommario in Evernote"
L'articolo successivo: "Sunrise: il nuovo calendario per Evernote"

Aggiungi un commento

Notifica