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Evernote: I promemoria

Introduzione all'uso dei promemoria.

Pubblicato in Evernote
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Avevo già parlato dei promemoria in questo articolo, come avevamo visto i promemoria implementati in Evernote non sono solo dei comodi "reminder" o sveglie ma un insieme di strumenti:

  • Possibilità di aggiungere un promemoria, il che indica che quella nota è un qualcosa da compiere.
  • Possibilità di definire una data per i promemoria e conseguente notifica quando si è giunti alla data/ora indicata dal promemoria.
  • Possibilità di attivare l'invio di una email giornaliera nel caso sia presente in giornata un promemoria in scadenza.
  • Una casella di controllo per ogni promemoria in modo da poterlo indicare come eseguito.
  • Una sezione dedicata ad i promemoria dove poterli ordinare in base alla data od in base ad una scelta manuale, dove visualizzare tutti i promemoria o solo quelli ancora da completare, dove vengono visualizzati solo i promemoria delle note visualizzate, perciò filtrati attraverso tag e taccuini.

Queste funzionalità combinate permettono una ampia possibilità di opzioni da un punto di vista dell'organizzazione e rendono possibile la gestione dei progetti personali con poco sforzo.

Questo articolo non è specifico ad una periferica particolare, i concetti esposti sono validi su tutte le periferiche su cui è implementato Evernote nonostante le immagini visualizzate siano quelle del sistema windows.

Il modo più semplice di sfruttare i promemoria è aggiungerne uno ad una nota che rappresenta qualcosa da fare:

  1. Creiamo un nota.
  2. Chiamiamola "Azione 1".
  3. Attiviamo il promemoria.
  4. Indichiamo una data ed un ora alla quale vorremo essere avvisati.

Il promemoria appena creato compare nel pannello promemoria, con indicata la data di scadenza. Gli applicativi Evernote, raggiunto il giorno e l'ora indicata, a seconda delle periferiche su cui lo abbiamo installato, attiveranno una notifica per avvisarci che il promemoria è in scadenza. Questo è il sistema più semplice ma forse anche il meno utile in cui usare i promemoria. Un applicativo di tipo calendario è molto più efficiente e ha molte più opzioni per gli allarmi (vedi eventi ripetuti e allarmi ripetibili e configurabili rispetto al evento).
Ma le funzionalità di Evernote rispetto ad i promemoria non finiscono qui. Abbiamo detto che il promemoria appare nel pannello dei promemoria, ma solo se la nota e visibile nella lista delle note. Facciamo questa prova:

  1. Creiamo un taccuino chiamato Azioni.
  2. Mettiamo la nota "Azione 1" nel taccuino azioni.
  3. Selezioniamo un altro taccuino e vedremo che il promemoria "Azione 1" non è visibile.

Questo significa poter dividere i promemoria in base a taccuini, tag e persino ricerche. Facciamo un altro esperimento:

  1. Visualizzate tutte le note, potreste avere una serie di promemoria tra cui "Azione 1".
  2. Inserite il termine di ricerca "pippo", vedrete che il promemoria "Azione 1" creato in precedenza non è presente nel pannello dei promemoria.
  3. Inserite il termine di ricerca "Azione" e vedrete che questa volta nel pannello promemoria ci sarà anche "Azione 1".

Poter dividere i promemoria dinamicamente significa poter gestire le cose da fare, facciamo qualche esempio:

  1. Creiamo una seconda nota e chiamiamola "Azione 2" ed una terza chiamata "Azione 3".
  2. Selezioniamo le due note appena create e aggiungiamo un tag che indica un ipotetico luogo dove queste azioni devono essere portate a termine, per esempio "Cantina".
  3. Selezioniamo il tag "Cantina" ed ecco che non vedremo tutti i promemoria, ma solo quelli che riguardano quel posto.

Potremmo inserire le singole note/promemoria in una serie di taccuini che indicano il quando vorremmo/dovremmo occuparcene, per esempio creando i taccuini "Adesso", "In_settimana", "Nel_mese". Inserendo e spostando correttamente le note tra questi tag potremmo avere una visualizzazione chiara delle azioni da fare "Adesso" in "Cantina" oppure da fare "In_settimana" a "Lavoro".

Se i taccuini possono essere uno per nota, i tag possono essere praticamente infiniti (in realtà al massimo 100 tag per nota, ma nella pratica di tutti i giorni difficilmente si raggiunge questo limite) e perciò sono infinite le combinazioni che si possono avere.

Quello visto fino ad ora poteva essere fatto anche senza promemoria, facciamo perciò un piccolo passo avanti. Abbiamo una lista di note/promemoria, lista che nonostante i filtri di tag e taccuini si è allungata un po troppo, bisogna a questo punto definire delle priorità e trovare un modo per ordinare le attività nell'ordine in cui vorremmo portarle a termine. Con le singole note ci sono alcuni trucchi che potete trovare in questo post, ma con i promemoria è molto più semplice, basterà infatti trascinare i promemoria su e giù nel panello a loro dedicato per creare l'ordine voluto.
Se l'ordine dei promemoria è per data, come visibile in figura,

i promemoria con una data saranno forzatamente posizionati in alto rispetto al panello e ordinati rispetto alla data indicata con tutti gli altri promemoria nel ordine voluto, diversamente anche i promemoria con una data potranno essere mischiati insieme ai promemoria senza data.

A questo punto inseriamo un "nuovo" concetto: i progetti.
Possiamo immaginare i progetti, semplificando molto il concetto, come un insieme di azioni da compiere per raggiungere un determinato obbiettivo. Nella realizzazione di un progetto però molto spesso si vanno ad accumulare anche informazioni sotto forma di note.
Immaginiamo di dover realizzare qualcosa di più semplice che appendere un quadro (che comunque è un progetto lo stesso), per esempio il progetto "Vacanze 2014". Abbiamo raccolto una serie di informazioni sul web, alcune note scritte da noi, alcune mail, prenotazioni, orari, ecc..
Tutte le note che riguardano lo stesso progetto possono essere messe insieme in un taccuino oppure possono essere identificate con un tag che indica il progetto. Insieme a queste informazioni però abbiamo anche creato una serie di azioni che servono per portare a termine quel progetto: prenotare l'aereo, informarsi se in albergo accettano i cani, trovare farmacia vicino all'albergo, ecc..
In questo contesto i promemoria diventano ulteriormente utili, infatti tutte le azioni che riguardano quel progetto sono raccolte nel pannello promemoria, sono perciò immediatamente identificabili, inoltre possono essere messe nel ordine voluto, indipendentemente dalle note.

Dal panello promemoria sarà facile aggiungere a questo punto un flag alle attività concluse, sta alle preferenze personali, e può essere configurato nelle preferenze dei promemoria, se lasciare questi promemoria visibili ma segnati come fatti oppure nascondere le attività portate a termine.

Conclusione

Abbiamo visto che i promemoria in Evernote possono essere usati per aggiungere un allarme o notifica, possono essere usati per separare le informazioni dalle cose da fare, possono essere ordinati in modo arbitrario e visualizzati a seconda della selezione di taccuino o tag o una combinazione di questi.

Ammettiamolo, chiamarli semplicemente promemoria è un po' riduttivo.

Voi utilizzate i promemoria? Come?

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due commenti

pasquale

la gestione dei promemoria è valida solo per la versione business?

pasquale
LorisWave

Ciao Pasquale, la gestione dei promemoria è disponibile in tutte le versioni di Evernote e non solo in quella business.

LorisWave

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