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Possibili usi di Evernote: Organizzare, 5° parte

Come gestire le attività.

Pubblicato in Evernote
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La vita è complicata ed è per questo che abbiamo bisogno di strumenti semplici per gestirla. Serve uno strumento immediato ma in grado di assecondare i nostri bisogni, serve uno strumento efficace che possa aiutarci ad affrontare la miriade di impegni di tutti i giorni.

Possiamo utilizzare Evernote per gestire queste attività?


immagine di: Lâm HUA

Gestione delle attività con Evernote

Pur non essendo nato con questo intento Evernote è un ottimo strumento per gestire attività ed impegni; Evernote è uno strumento semplice come un taccuino ma è allo stesso tempo molto potente, permette di trovare il giusto compromesso personale tra controllo e impegno per operare tale controllo.
In questo post vi illustrerò alcuni modi, dei punti di partenza da dove iniziare ad esplorare l'organizzazione delle attività con Evernote.

Lista

Per gestire le attività con Evernote si può partire con un sistema molto semplice, una lista:

  1. Creare una nota con tutte le attività che si intende portare a termine.
  2. Aggiungere le attività come nuove righe mano a mano ci vengono in mente o ci vengono richieste da il capo, la moglie, o i figli.
  3. Per ogni attività creare una casella di controllo da spuntare quando l'attività è stata portata a termine.
  4. Siccomequesta nota è speciale renderle facilmente trovabile; si possono usare uno dei molti strumenti presenti in Evernote per evidenziarla e ritrovarla facilmente (shortcut, un tag o un taccuino dedicato, uno collegamento sulla home di android, ecc).

Banale è diretto, ma questo è il seme di un sistema di organizzazione e per alcuni potrebbe essere sufficiente.

Liste

Molti noteranno che questa lista tende a diventare esageratamente lunga e perciò poco utile, converrebbe dividere questa nota in più liste per tornare ad essere utile; in questa eventualità la questione si complica, ci sono individui che preferiranno dividere le attività in base alla sfera di appartenenza (lavoro, famiglia, tempo libero, ecc), altri in base al'urgenza/momento di esecuzione (presto, oggi, prima o poi, tra un mese, urgentissima), altri ancora, come suggerito dal metodo GTD, a secondo della circostanza nel quale quella azione può essere portata a termine (computer, telefono, in giro, ecc). Tutte queste divisioni si possono ottenere creando varie note e scrivendo in ognuna di queste le attività interessate, ovviamente questo metodo può essere utilizzato se usiamo un solo criterio di divisione, se volessimo usarne più di uno dovremmo scrivere più volte la stessa attività nelle liste interessate o trovare un metodo alternativo.

Liste dinamiche

Il metodo alternativo citato poc'anzi è creare una nota per ogni attività, le note possono essere divise tramite taccuini e tag (se usate una periferica android vi consiglio di usare solo i tag, in quanto la selezione taccuino/tag non è attiva). A questo punto selezionando i tag sfera di appartenenza, urgenza, circostanza, otterremo una lista che contiene solo quelle azioni che soddisfano uno o più criteri a seconda di quelli che vengono selezionati. Bisogna anche creare alcuni tag per gestire lo stato di queste azioni, tag come DaFare, Fatto, InAttesa, ecc.
In queste liste virtuali le note sono ordinabili secondo i criteri di Evernote (data di modifica/creazione, titolo, ecc), ma per alcuni di noi questo non è ancora sufficiente, potremmo voler ordinare le note arbitrariamente, per fare questo dovremo sfruttare la nuova funzione dei promemoria.

Liste dinamiche con ordine arbitrario

Per creare delle liste con un ordinamento arbitrario bisogna attivare un promemoria, senza data per ogni nota/azione. Le note con promemoria vengono visualizzate nella sezione dedicata ad i promemoria, filtrate da i tag e taccuini, questo significa che vengono visualizzati solo i promemoria delle note che hanno i tag selezionati, divise per taccuini.
Nella sezione dei promemoria le note possono essere ordinate arbitrariamente dall'utente che può creare il proprio ordine, in questo modo possiamo creare delle liste dinamiche, ordinate, con casella di controllo per indicare velocemente cosa è stato portato a termine e cosa no.
Con questo metodo abbiamo invaso la sezione promemoria con azioni, anche se queste non hanno una scadenza vera e propria, inoltre i promemoria non sono ordinati per data nel caso usassimo i promemoria anche per attività programmate potrebbe accadere che qualcosa che dovremmo fare oggi potrebbe finire in fondo alla lista.
Bisogna far notare però che rimettendo le note in ordine di tempo, ad esclusione delle note che hanno una data e che vengono spostate in alto ed ordinate rispetto alla data stessa le altre note mantengono l'ordine definito manualmente.
Personalmente trovo questa gestione efficace anche se devo ammettere di non usare Evernote come un'agenda, nel caso contrario potrebbe essere scomodo dover continuamente cambiare visualizzazione.

Oltre alla necessita di gestire delle azioni molti avranno la necessita di gestire dei progetti, che altro non sono che la combinazione di più azioni; anche in questo caso valgono i concetti espressi per le azioni, partendo da una singola nota fino ad una gestione con liste dinamiche e promemoria.

Conclusione

Quelli illustrati sono 4 metodi per gestire le attività in Evernote:

  1. Una semplice lista con tutte le attività.
  2. Più liste con le attività divise per importanza, sfera di appartenenza, circostanza, ecc.
  3. Delle liste dinamiche ottenute tramite tag che possono anche essere combinati tra loro.
  4. Liste dinamiche ordinabili arbitrariamente tramite l'utilizzo dei promemoria.

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