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Come evitare l'information overloading in Evernote

Mantenere il sistema efficiente e pulito con poco sforzo

Pubblicato in Evernote
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Un problema del giorno d'oggi è la troppa informazione o Information overloading.

Il sovraccarico cognitivo, meglio conosciuto come Information overload(ing), si verifica quando si ricevono troppe informazioni per riuscire a prendere una decisione o sceglierne una specifica sulla quale focalizzare l'attenzione.
Fonte wikipedia

Questo si verifica per esempio quando cercando in internet trovate migliaia di pagine inerenti alla ricerca che avete posto ed alla conseguente difficoltà di trovare quella pagina che risponde meglio alla vostra domanda.
La stessa cosa rischia di accadere nel vostro account Evernote; arriva il momento che iniziate a notare che le ricerche producono troppi risultati con l'effetto di essere meno utili del previsto, le informazioni utili sono sommerse da rumore e sporco e l'organizzazione delle note stesse non è sufficiente a mitigare questo effetto, rischiate di impiegare troppo tempo per trovare quell'informazione che avevate inserito.

Evernote, la vostra memoria esterna, è in overloading!
Come sopperire a questo problema?


immagine di: Garry Knight

Pulizia periodica

Una soluzione che si può adottare in questi casi è una costante revisione delle note, specie quelle più vecchie, in modo da snellire il sistema. Bisogna fare pulizia periodicamente per evitare di conservare informazioni inutili. Io ho adottato un metodo abbastanza semplice, molto più semplice a farsi che a dirsi ed in questo post tenterò di illustrarvelo.

Ho diviso idealmente le note in tre livelli:

  1. Note che sono sempre utili.
  2. Note che hanno più di un anno.
  3. Note che hanno più di due anni.

Periodicamente controllo le note che hanno più di un anno e opto per le seguenti scelte:

  1. La nota è obsoleta, perciò può essere cancellata.
  2. La nota è ancora attuale, viene perciò identificata come "Archivio" e verrà controllata una seconda volta tra un anno.
  3. La nota continuerà ad essere utile per sempre, quindi viene identificata come Evergreen.

Periodicamente controllo anche le note che hanno più di due anni ed in questi casi ho due scelte:

  1. La nota è obsoleta, perciò verrà cancellata.
  2. La nota è ancora attuale e viene mantenuta.

Nel concreto ho utilizzato due taccuini e un tag (altri utenti potrebbero utilizzare solo i tag).

Ho un taccuino definito OnLine, dove risiedono tutte le mie note con meno di un anno e tutte le note "Evergreen", ho un secondo taccuino dove risiedono tutte le note con più di un anno, infine ho un tag "Evergreen" per identificare le note che devono rimanere sempre nel taccuino OnLine.

Tutte le settimane, durante la review settimanale (un giorno alla settimana) uso le seguenti ricerche:

  1. notebook:OnLine -created:day-365 -tag:Evergreen
  2. notebook:Archivio -created:day-730 created:day-740

La prima ricerca agisce sul taccuino OnLine, cerca tutte le note più vecchie di un anno ed esclude le note che hanno il tag "Evergreen".
La seconda ricerca agisce sul taccuino Archivio e cerca le note create due anni prima in un range di 10 giorni.
In questo modo posso trovare facilmente le note interessate alla pulizia periodica, riconsiderare la loro utilità dopo uno o due anni e ricollocarle nel mio sistema di organizzazione.
Dopo un periodo di tempo sufficientemente lungo possiamo decidere con più serenità se queste note possono essere utili, se contengono informazioni ancora valide o sono obsolete, se vanno messe in un taccuino diverso o se la loro posizione è corretta.
Ho adottato per questo metodo l'uso dei taccuini per due motivi:

  1. Ho un uso dei taccuini molto limitato e il 90% delle mie note è diviso in 3 taccuini
  2. Volevo mantenere OnLine, sulle device Android, solo le note Evergreen e le note con meno di un anno di vita

Diversamente come già anticipato sarebbe stato possibile realizzare lo stesso meccanismo anche con i tag.
Ovviamente le ricerche che vi ho indicato sono salvate e non devono essere ricompilate ogni volta, inoltre è possibile modificarle in modo da escludere altre note con tag particolari. Per esempio se adottassi un tag "Contact" per identificare tutte quelle note che identificano un contatto e volessi mantenere tutte le note dei contatti sempre attive potrei riscrivere la ricerca in questo modo:

notebook:OnLine -created:day-365 -tag:Evergreen -tag:Contact

Questa review non solo aiuta a ridurre il numero di note "attive" e ad eliminare le note superflue, ma ha anche effetto benefico su i TAG, infatti in questa fase in qui si rivedono le note si possono riassegnare tag, si possono eliminare quelli che non servono e crearne di nuovi.
Questa fase di rivalutazione richiede attenzione e calma ma rende più efficiente ed ottimizzato il nostro patrimonio di sapere.

Conclusione

Le proprie note sono un patrimonio, come tale vanno curate e gestite per non rischiare di avere informazioni inutili, vecchie, superate, mischiate con note ancora utili e vitali.
Una revisione periodica, concentrandosi su poche note alla volta, è un piccolo sforzo che aiuta notevolmente a mantenere il sistema efficiente.

Revisionate le vostre note?
Che metodo usate?

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due commenti

paolo.scarparo

Mi rendo conto solo leggendo ,quanto marasma ho nel mio evernote

paolo.scarparo
Loris

In realtà è normale accumulare note; uno dei vantaggi di Evernote è proprio il rendere facile l’operazione di collezionare informazioni. Bisogna solo fare attenzione a non rendere inutilizzabile il sistema. Ci possono essere in realtà due strade, o raccogliere meno o pulire dopo, io preferisco il secondo perché mi libera dalle preoccupazioni e mi richiede concentrazione solo durante la fase di review, fase che è dedicata a questo ed è giusto che necessiti di attenzione.

Loris

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