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Possibili usi di Evernote: Organizzare, 4° parte

Creazione di uno scadenzario

Pubblicato in Evernote
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Eccoci giunti alla 4 parte dedicata alla realizzazione di flussi di lavoro dedicati alla organizzazione con Evernote. Questa volta parleremo di 'scadenziario' e badate bene che non ho detto 'agenda'.

immagine di: Adam Edmond

Vi proporrò due metodi per organizzare temporalmente le note in Evernote, uno è un metodo denominato 43folder e potete trovare maggiori informazioni qui, ed uno che è il metodo che io uso.

Creazione di uno scadenziario

Primo punto, evernote non deve sostituire l'agenda o il calendario per il semplice motivo che hanno due funzioni diverse e mettere tutto insieme rischia di ingarbugliarre le cose.
In una agenda o calendario si mettono gli eventi o le informazioni che esattamente quel giorno e a quell'ora dovranno essere intrapresi.
Nello scadenzario si mettono quegli eventi che richiedono attenzione in un certo periodo o in un dato momento. Non è la stessa cosa.
L'agenda è in un certo modo sacra e funge da pietra miliare, lo scadenziario può contenere anche attività che non verranno intraprese o verranno rimandate. Ci sono due richieste spesso sollevate dagli utenti:

  1. Trasformare una nota in un evento.
  2. Aggiungere ad un evento il link alla nota.

Il primo punto, nonostante possa apparire comodo è un controsenso, prima di trasformare una nota in un evento bisogna assicurarsi di non avere altri eventi già programmati nello stesso orario/giorno, per verificare c'è bisogno di controllare l'agenda stessa ed a questo punto diventa più immediato utilizzare gli strumenti che questa ci offre. Con l'introduzione dei promemoria è possibile trasformare una nota in evento ma personalmente non potrei mai fare a meno di un agenda vera e propria, anche se digitale.
Il secondo punto è realizzabile a seconda del tipo di agenda si utilizza e su quale sistema operativo si lavora, vi rimando a questo post, anche se un po' datato, per una panoramica sulle possibilità di integrazione tra Evernote e il calendario.

Per realizzare uno scadenzario è possibile creare una serie di cartelle, una per ogni mese futuro ed una per ogni giorno. Questo significa avere 43 cartelle (12 mesi + 31 giorni), alla fine del mese si va a prendere le note che sono nel mese che sta per iniziare e le si distribuiscono nei giorni del mese andando a ripulire le cartelle dei giorni se non lo si è fatto precedentemente. In Evernote questo set-up lo si può realizzare utilizzando sia i tag che i taccuini, mi sentirei di consigliare i taccuini in quanto la nota viene spostata tramite un unica operazione al contrario dei tag che richiedono di essere applicati e tolti e perciò due operazioni.
Per quanto questo sistema sia affascinante e per alcune persone piene di impegni adatto io non sono riuscito a farmelo piacere, vi illustro invece come procedo.
Ho creato 5 tag, l'uso dei taccuini era più indicato se non fosse che utilizzo intensamente Evernote su Android:

  • Someday (prima o poi)
  • Next year (prossimo anno)
  • Year (anno)
  • Month (mese)
  • Week (settimana)

Il loro uso è relativamente semplice, aggiungo il primo tag a quelle attività che prima o poi vorrei intraprendere, ma.... più poi che prima.
Il tag prossimo anno viene assegnato a quelle attività che vorrei intraprendere l'anno prossimo. Questo tag lo uso molto verso la fine dell'anno sia per inserire attività nuove, che sono già sicuro che non intraprenderò prima della fine dell'anno, sia nel caso rarissimo (mai successo) di completamento di tutte le attività dell'anno in corso per andare a recuperare nuove attività che avevo messo da parte.
Il tag year serve per indicare le attività che vorrei portare a termine o almeno iniziare durante l'anno.
Ogni fine/inizio mese guardo il tag year e individuo le attività che vorrei iniziare il prossimo mese, a queste note tolgo il tag year e metto il tag month, lo stesso accade ogni fine settimana, quando dal tag month sposto le attività nel tag week.
In questo modo ogni fine settimana vado a pianificare, non da un punto di vista temporale ma di carico di impegni, la settimana che va ad iniziare.
La gestione giornaliera è strutturata in modo diverso, ogni sera o nel caso non ci riesca la mattina prima di ogni altra attività, creo una nota partendo da un template, qui potete trovarne un esempio, in cui sono già indicate una serie di attività che giornalmente vorrei compiere, su questa nota, tramite copia e incolla aggiungo le attività in cui potrei impegnarmi, partendo dalle attività pensate per la settimana, osservando le attivita iniziate o meno il giorno prima, e nel caso inserendo quelle attività che sono emerse il giorno prima.
La nota giornaliera funge sia da scaletta del giorno sia da diario personale, tiene traccia giornalmente delle attività concluse, iniziate e tralasciate. A fine giornata aiuta ad individuare cosa si è fatto e se ci si può ritenere soddisfatti. Ovviamente le note giornaliere hanno un loro tag: day.
Infine ci sono attività chiuse, attività che per qualche ragione sono sospese od infine attività che per procedere siamo in attesa di una risposta, anche queste hanno un loro tag identificativo.

Devo ammettere che uso i promemoria di Evernote in modo "creativo", sia per creare dei promemoria giornalieri delle attività schedulate affiancando Google calendar sia per creare liste ordinate.

Conclusione

Realizzare uno scadenzario in Evernote è un operazione relativamente semplice, non si deve però pretendere di usare Evernote al posto dell'agenda in quanto manca una visualizzazione per poter gestire un calendario ed in quanto una buona organizzazione prevede di scindere gli eventi schedulati da quelli che indicativamente potrebbero essere portati a termine in quel giorno/ora .

Quale agenda usate e come la integrate con Evernote?

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