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Possibili usi di Evernote: Organizzare, 3° parte

Tenere traccia dei propri rapporti con gli altri.

Pubblicato in Evernote
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Siamo giunti al 3 capitolo di questa serie di articoli dedicati all'organizzazione tramite Evernote ed oggi vi vorrei parlare di come è possibile tenere traccia dei rapporti con i clienti e/o con le proprie amicizie. A molti potrebbe venire in mente il concetto CRM ma non si tratta esattamente di questo.
Il CRM (Customer relationship management) è qualcosa di molto vasto che include metodologie, software ed una attenzione del cliente a 360 gradi, dalla fase di acquisizione alla fase di fidelizzazione e di supporto. Non bisogna però fare l'errore di legare le metodologie ai software; CRM è prima di tutto un impegno nei confronti dei propri clienti e non solo un software che automatizzi certi percorsi.


immagine di: Marc Smith

Si può avere un ottimo approccio al CRM senza utilizzare un software dedicato ad esso, in questo contesto non bisogna sovrastimare l'importanza dei software slegandoli dalle proprie necessità. Infine molti di noi hanno costanti rapporti con i propri clienti, alcuni dei quali potrebbero essere anche degli amici, e nonostante questo non tutti abbiamo bisogno o utilizziamo un software CRM.
Seppure non si tratti di CRM alcuni di noi potrebbero voler fare un po' di ordine nei propri contatti e nei propri rapporti.
Quello di cui vorrei parlarvi oggi è la possibilità di usare Evernote per migliorare la propria gestione dei rapporti con gli altri, clienti o amici, con solo un piccolo investimento di tempo ed il nostro fido Evernote.

Tenere traccia dei rapporti con gli altri

La soluzione che io ho adottato si basa come al solito su un limitato uso di taccuini ed un buon uso di tag.
Per ogni persona con cui entro in contatto e con cui prevedo di mantenere un rapporto, sia esso un cliente, possibile o reale, persona o società, o un conoscente, ho creato una nota di riepilogo con tutte le informazioni che riguardano quel particolare contatto: indirizzo, telefono, nel caso delle società ho inserito il link a i contatti personali dei dipendenti e nelle note di questi un link alle società per cui lavorano, in alcuni casi un breve organigramma, hobby, attività secondarie, ecc.. Questa nota informativa serve per avere una idea di massima della persona/società/cliente, ad ognuna di queste note ho assegnato almeno due tag:

Un tag che identifica la nota come informazioni di contatto, in questa maniera posso raccogliere velocemente tutti i contatti in un click (.DT.Contact).
Un tag che identifica quella particolare persona, in questo modo ho un raccoglitore per tutte le note che riguardano un persona/società/cliente.

Devo ammettere che molti dei tag che riguardavano le persone li avevo già creati in precedenza per gestire "Azioni e Progetti" (che vedremo in un prossimo post), inoltre molti contatti, sotto forma di note, erano anche essi già presenti visto che ho l'abitudine di salvarli tramite Hello (Software di Evernote dedicato alla gestione degli incontri su Android/Iphone). In questo modo ho "riciclato" molte delle note e dei Tag già presenti nel sistema. Un ultima nota riguarda le persone fisiche: quando queste sono dipendenti di una società e di questa ho più contatti, preferisco salvare il tag che contraddistingue il dipendente precedendo il nome con il nome o la sigla della società. Per esempio Tizio della società ACME ha un tag che è .De.ACME.Cognome_Nome ("De" deriva dalla gestione azioni e progetti e sta per delega/in attesa di, "ACME" è il nome della società, "Cognome_Nome" sono nome e cognome della persona). In questo modo non solo si raggruppano i contatti delle persone in base alla società per cui lavorano ma si ottiene anche la possibilità di raccogliere tutte le note che riguardano una società partendo da i suoi dipendenti.

Ogni qualvolta che ho un'interazione con una persona creo una nuova nota, con indicato il tipo di interazione (io mi limito a definire se è un contatto orale o per iscritto, altri potrebbero definire anche delle differenze tra meeting, telefonate, skype ecc.) e un sunto della conversazione o una copia del testo di skype o ancora una copia della mail che mi ha inviato. Aggiungo il tag della persona, eventualmente il tag del progetto/i se questo/i esistono già. La data e l'ora in cui è avvenuta questa interazione deriva dalla data di creazione della nota, se la nota la creo in un momento diverso vado a cambiare la data di creazione della nota in modo da farla coincidere.

Riassumendo il setup di base:

  • Una nota informativa per ogni persona/società/cliente
  • Un tag per ogni persona/società/cliente
  • Un tag che raccolga tutte le note informative
  • Una nota per ogni interazione con un persona/società/cliente a cui assegnare il tag della persona/società/cliente ed in caso il progetto/i di cui si è parlato.

Come sempre il consiglio è partire con poche funzionalità, con il sistema scarico ed un flusso di lavoro il più lineare possibile, mano a mano aggiungere tag e opzioni. Bisogna individuare quali informazioni ripetute possono tornare utili in un secondo momento e trasformarle in tag, in modo da poter facilmente filtrare le note in base a queste informazioni.
L'uso dei tag ha due vantaggi che vanno sfruttati, caratterizza una nota in modo da poterla ritrovare facilmente ed inserisce un dato senza doverlo riscrivere completamente.

Immaginiamo di avere a catalogo una decina di prodotti diversi, e di voler individuare quali clienti sono interessati ad uno specifico prodotto, sarebbe estremamente semplice se avessimo creato per ogni prodotto un tag e lo avessimo assegnato ad ogni cliente che ha mostrato interesse per esso. Oppure immaginiamo di voler visualizzare tutti i contatti con un hobby particolare (subacquea?), se per ogni contatto avessimo inserito uno o più tag degli hobby ci basterebbe un click per vedere chi invitare al cinema (cosa centra con la subacquea?).

Se per ogni interazione che abbiamo con qualcuno registriamo una nuova nota possiamo avere facilmente un idea di quando abbiamo sentito una persona l'ultima volta, abbiamo una visone chiara dei nostri contatti e possiamo migliorare quei rapporti che ci preme mantenere vivi.

Conclusione

Evernote permette a chi ha la necessità di raccogliere informazioni dei propri rapporti e di tenerne traccia. Tutto questo con il grande vantaggio di integrare queste informazioni con le altre migliaia che abbiamo inserito nel sistema. Possiamo rimanere nella stesso software, con gli stessi shortcut e con le stesse funzionalità e sfruttare tutti i vantaggi di Evernote (multi piattaforma, cloud e desktop sempre sincronizzati, interfaccia immediata e facilità di uso). Come avevo già indicato per la questione dell'archivio l'obbiettivo è trovare il giusto compromesso tra le proprie esigenze ed i software che ci sono a disposizione, scoprendo che a volte la risposta ce l'abbiamo già sotto forma di un elefantino verde.

Qualcuno di voi usa Evernote per tenere traccia dei propri rapporti?
Raccontateci la vostra esperienza!

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