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Possibili usi di Evernote: Organizzare, 2° parte

Stato avanzamento lavori.

Pubblicato in Evernote
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Ci sono diversi modi in cui Evernote può essere usato come supporto per l'organizzazione della propria vita, uno modo per ognuno di noi, perché ognuno potrà creare il proprio sistema, legato alle proprie esigenze ed esperienze.


immagine di: Grant Kwok

Nell'articolo di introduzione avevamo già visto qualche esempio, in questo post parleremo di: Stato avanzamento lavori

Stato avanzamento lavori

Un uso molto semplice di Evernote è utilizzarlo per tenere traccia dell'avanzamento dei lavori, qualsiasi essi siano. Si tratta di definire un gruppo di tag che sia per noi significativo, io ho per esempio creato i seguenti:

.DS.Analize
.DS.Idea
.DS.Rough
.DS.Revision
.DS.Comleted

L'utilizzo è semplice, se una nota rappresenta un idea, un seme, un qualcosa che penso di dover sviluppare, gli aggiungo il tag .DS.Idea . Possibilmente bisognerebbe anche aggiungere un tag che rappresenti l'area di interesse di quella idea, l'idea per una gita in montagna non è la stessa cosa che un idea per un nuovo arredo o un articolo che si vuole scrivere.
Quando prendo in mano un idea ed inizio a lavorarci posso decidere di elevare questa idea al rango di semi lavorato, di qualcosa di grezzo che va oltre all'idea, aggiungo perciò il tag .DS.Rough e tolgo il tag .DS.Idea.
Come potrete immaginare avrei potuto realizzare la stessa cosa con i taccuini, spostando la nota da un taccuino all'altro e magari creando uno stack in cui mettere i taccuini che riguardano lo stato di avanzamento lavori. Nel mio caso ho preferito lavorare con i tag perché utilizzo molto Evernote anche su un tablet Android e su questo sistema i tag danno un vantaggio in termini di flessibilità e di selezione.
Lo stato di semi lavorato rimane fino a quando sono soddisfatto e dichiaro il lavoro completato (.DS.Completed) oppure penso di avere bisogno di una revisione, magari a mente fresca, in questo caso aggiungo il tag .DS.Revision. Per alcuni tipi di documenti ho previsto anche altri tag specifici, per esempio i post del blog non solo devono essere completati, devono anche essere caricati sul web, pubblicizzati su G+ e Twitter, ecc.. ecco che perciò ho aggiunto il tag ".DS.Posted".

Quello appena descritto è un modo, uno dei tanti, che si possono realizzare per avere un quadro migliore dei lavori che stiamo portando a termine, altre persone potrebbero preferire dei tag da applicare ai progetti che identificano delle percentuali, per esempio:

.PS.00%
.PS.25%
.PS.50%
.PS.75%
.PS.END

Ad ogni progetto, rappresentato sotto forma di nota si potrebbe decidere di aggiungere uno dei tag sopra citati per indicare chiaramente il livello di completamento del progetto stesso.
Questo metodo non solo identifica lo stato di avanzamento lavori ma obbliga chi lo utilizza ad avere un idea chiara di come il progetto è impostato, di quanto è stato fatto e di quanto ancora c'è da fare. Al contrario del primo metodo che si basa solo sullo stato del progetto questo secondo metodo si basa sul rapporto tra dove ci si trova e dove si deve arrivare, tra livello raggiunto e livello totale, costringendo ad una riflessione maggiore sul tipo di progetto e sulle risorse necessarie per completarlo.

Il primo metodo prevede delle fasi precise di un flusso di lavoro ed è applicabile solo a quei progetti che seguono le fasi definite, il secondo metodo invece ha il vantaggio di essere universale, applicabile a qualsiasi tipo di progetto; non indica di contro il raggiungimento di una fase o un particolare punto del progetto stesso e per essere efficace, proprio a causa della sua universalità, dovrebbe essere applicato a tutti i progetti.

In talune situazioni si potrebbe decidere di utilizzare entrambi i sistemi non in alternanza ma in concomitanza, in modo da avere a disposizione entrambe le informazioni, anche se personalmente lo consiglierei solo a persone con veramente migliaia di attività in corso.

Conclusione

Abbiamo visto due modi molto semplici per tenere traccia dell'avanzamento delle nostre attività con Evernote e allo stesso tempo migliorare il proprio modo di lavorare.
Nel prossimo post ci concentreremo su: Tenere traccia dei rapporti con i clienti.

Qualcuno di voi lettori ha automatizzato il backup delle note di Evernote?
Come?
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