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Possibili usi di Evernote: Organizzare, 1° parte

La via che porta da un gestore di note ad un tool di organizzazione personale completo

Pubblicato in Evernote
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Evernote non nasce come tool per organizzare, ma ...
Permettetemi una nota personale: è la prima volta che riesco a mantenere un minimo di ordine nella mio caos cosmico, e il merito è di Evernote.

Sono convinto che abbia ragione colui che sostiene che per mantenere l'ordine nella propria vita non servano software complessi e metodi sofisticatissimi, ma basta un foglio di carta e un "semplice" metodo. I software complessi per alcuni rappresentano una difficoltà, rappresentano una gabbia che mette e disagio e allontana gli utenti.
Ed Evernote in cosa è diverso?

Evernote non nasce come un tool per organizzare, ma è un taccuino, fatto di pagine, sezioni ed etichette, ognuno lo può usare come vuole e costruirsi la propria casa, che seppur non perfetta è quella in cui a volte ci si trova a proprio agio. Per questo motivo Evernote per alcuni, me compreso, rappresenta il miglior tool di organizzazione senza neppure esserlo.

Come avevo indicato nell'articolo di apertura di questa serie, Evernote viene usato da molti utenti come tool per organizzare le proprie attività: vediamo alcuni esempi che possono aiutare e stuzzicare la fantasia di ognuno e spingere a provare questo nuovo modo di usare il software.

Il primo utilizzo che un disorganizzato cronico come il sottoscritto può fare di Evernote per tentare di migliorare la propria situazione è farlo diventare il depositario di più informazioni possibili. Se tutte le informazioni che ci riguardano sono nello stesso posto le dovremo cercare solo lì; questo per chi è disordinato è già un enorme vantaggio. Un solo posto dove guardare, seppur pieno, è meglio di diversi posti, magari distanti tra loro e non sempre accessibili. La prima cosa da fare è salvare tutto quello che ci passa per la testa e tra le mani in Evernote, non risolve tutto ma è un buon inizio.

Una volta che le informazioni sono in Evernote, il suo motore di ricerca ci verrà incontro aiutandoci a ritrovare quell'informazione seppellita sotto le macerie di una devastante giornata di lavoro, anche se noi non avremo fatto nulla per aiutare quel povero motore di ricerca. In questo modo l'orario del medico che abbiamo scritto velocemente o i giorni di apertura di uno sportello, di cui abbiamo fatto semplicemente la foto quando lo abbiamo trovato chiuso, saltano fuori cercando "ora", anche perché non ricordiamo assolutamente, e giustamente, se avevamo scritto "orario" o "orari" o "ora". Una volta ho dovuto addirittura cercare "lun mar mer gio" per far saltare fuori una nota di cui non ricordavo nulla.

Un altro uso semplice che mi ha salvato più di una volta è quando dovete comprare qualcosa, ma non un qualcosa generico, quel qualcosa preciso, tipo un adattatore, un caricabatteria, o una confezione di cibo particolare perché il vostro cane/gatto/pulcino/marito sta poco bene e non può mangiare altro. Mettetevi nei miei panni, che vi andranno anche larghi, siete li dal veterinario che vi sta scaricando addosso una serie di parole di cui capite si e no il 10%, quelle tipo "bene", "male", forse anche "Com-pli-ca-zioni", ma che raramente hanno poi un senso compiuto nell'insieme della frase, siete agitato più del vostro stesso animale, che mugola e non vede l'ora di uscire a fare la pipì sul primo palo, ed ecco che con un abile gesto il medico vi mostra un catalogo, alto una spanna, e tra centinaia di pagine, una confezione di cibo, l'unica che va bene per il vostro amato. Lì prendete tutta la poca forza che vi rimane e tirate fuori il telefono, fate una foto alla confezione e salvatela, vi assicuro che quando sarete di fronte a 30 diversi cibi "speciali" per il vostro fido malato, avere il conforto di un'immagine da guardare è un toccasana per il vostro livello di stress.

Lo stesso vale per i caricabatteria, che mica sono come i moschettieri, uno per tutti e tutti per uno! No, loro sono: uno per ognuno e tutti per i fatti loro! Così ti ritrovi ad impazzire nel tentativo di comprare quello giusto, di far capire al commesso, che ti chiede i soliti termini che non sai se sono parolacce o inglesismi venuti male, quello di cui hai bisogno; è qui che salta fuori la foto salvata in Evernote 3 anni prima, quando quell'adattatore era ancora intero e leggibile, è qui che Evernote vi salva dall'acquisto errato anche se non sempre dallo sguardo di superiorità del commesso.

Ma andiamo avanti, o meglio, torniamo indietro; mio padre aveva in auto un taccuino su cui segnava i km percorsi, il cambio dell'olio, i pieni di benzina ecc, un log dell'utilizzo dell'autovettura; mio nonno segnava e segna tuttora i livelli del suo diabete; mia nonna i conti della spesa e ti sa dire oggi quanto costava un chilo di pesche nel 1968. Molti di noi si "segnano" qualcosa, chi i luoghi visitati, chi i chili persi e chi quelli trovati; Perché non mettere tutto in Evernote?
- Perché un file di Excel è migliore per questi tipi di dati!
Sosterranno in molti.
- Ma quando siete in palestra/benzinaio/fruttivendolo/ecc usate excel?
Rispondo io.
Loro, i nostri avi, segnavano su un taccuino e sebbene difficilmente facessero delle "statistiche comparate al ribasso", le informazioni in caso di necessità le avevano, noi abbiamo tool per statistiche e tabelle pivot ma non segnamo i dati di base e senza questi non si possono fare i "grafici". Questo è il motivo per cui Evernote potrebbe risultare migliore, perché apri una nota, salvi l'informazione e quando sei tranquillo, se mai lo sarai, potrai fare quello che vuoi. In questo modo, finalmente, riesco a prendere appunti senza perderli; finalmente riesco a tenere un minimo di traccia della mia vita, anche se i chili io preferisco non segnarli, comunque.

Dopo aver iniziato a salvare tutto in Evernote ci si rende conto che queste informazioni, se gli si da un minimo di ordine, possono anche essere trovate facilmente e possono, perfino, aiutarci a raggiungere i nostri obiettivi. Se per esempio durante il freddo inverno, navigando su internet alla ricerca di una qualsiasi cosa, ci si imbatte in un romantico tramonto che ci fa venire voglia di ferie o in una mostra decennale di cicale nane che vostra moglie sogna da sempre di vedere, perché non salvare con il webclipper la pagina, mettere un tag tipo "Attività2017" ed essere sicuri di ritrovarla quando a dicembre del 2016 andrete a vedere se avete delle cose da fare per l'anno che viene?
Ecco che avete gettato il seme per creare in Evernote uno scadenzario, che, anche se gli assomiglia, non è la stessa cosa di un'agenda, e che vi potrà aiutare nell'organizzazione. Potete già ora salvarvi le idee per le ferie dell'anno prossimo, l'organizzazione di un viaggio con tutte le cose che vorreste fare o vedere, oppure un anniversario particolare, tipo 100 giorni dal primo salto della vostra pulce. Tutte queste attività future senza una scadenza rigida, trovano il loro perfetto luogo in uno scadenzario, niente di meglio di Evernote per realizzarne uno che sia integrato con tutte le nostre memorie, sia sempre a portata di mano e non richieda manutenzione particolare. Potete realizzarlo tramite uno stack e dei taccuini oppure con dei tag, a seconda delle vostre preferenze (anche se vi consiglierei di scegliere in base al tipo di periferica, Mac/Ios/win/android/web/ecc, che principalmente usate).

Siamo partiti semplicemente salvando in Evernote, ed ecco che abbiamo un log delle attività che ci interessano, forse anche uno scadenzario o forse un archivio di cose e documenti, da questi a implementare un sistema di organizzazione più complesso il passo è breve. Basta che un giorno decidiate di realizzare una lista con tutte le attività che volete o dovete compiere nei prossimi giorni ed ecco che il primo passo è fatto, da qui è tutto in discesa. Perché se siete arrivati a questo punto è perché avete visto dei risultati, e questi vi spronano a migliorare ulteriormente.

Di siti web su come realizzare nel concreto un metodo GTD o su come implementare un sistema di gestione clienti con Evernote ce ne sono moltissimi, the secret weapon e Daniel Gold web site solo per citarne alcuni, c'è chi usa i taccuini, chi i Tag, ma l'importante è avere "un" metodo e col tempo e pazienza, a piccoli passi, migliorarlo.

Conclusione

Questa è la via, a volte tortuosa, a volte lineare, che porta un gestore di note a diventare un tool di organizzazione personale completo; dalla raccolta di tutte le informazioni, passando dall'archivio e dallo scadenzario, trasformandosi in strumento per tenere traccia delle nostre attività ed infine ad organizzarle.

Volete degli esempi pratici di come realizzare questa organizzazione?
Dovrete avere pazienza, un po' di più di quella che avete avuto per arrivare a leggere fin qua, e nel prossimo articolo vi mostrerò alcuni esempi concreti, ma mentre aspettate perché non provate a descrivere i vostri modi di usare Evernote legato all'organizzazione e alla produttività nei commenti a questo post?

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Un commento

Serena

Beh… ancora complimenti. Io continuo a leggere e ad imparare.

Serena

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