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Possibili usi di Evernote: Archiviare

Perché Evernote può rappresentare un ottima alternativa a i sistemi di archiviazione classici

Pubblicato in Evernote
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Quando si parla di archiviazione si pensa immediatamente a raccolte di oggetti omogenei, come libri, musica e film, fotografie. Tutti i giorni però veniamo in contatto con diverse tipologie di documenti, idee, oggetti. Tutte queste informazioni eterogenee sia dal punto di vista del formato sia dal punto di vista del supporto possono trovare spazio in Evernote.


immagine di: Linus Bohman

Dopo aver slavato testo, audio, foto, file con estrema semplicità, possiamo decidere se trasferire le informazioni raccolte in un archivio strutturato o continuare ad utilizzare Evernote per conservare e catalogare il materiale. Possiamo usare Evernote per un solo progetto, per esempio la raccolta di materiale per la tesi o uno studio, oppure utilizzarlo come punto di raccolta di tutto quello che ci gravita attorno, con la sicurezza di ritrovare velocemente quello che ci serve.

Come avevamo visto nell'articolo di introduzione, Evernote può essere usato per archiviare svariati tipi di informazioni, ma nonostante nasca per archiviare note è distante dai classici archivi; Non è un archivio ne strutturato ne specializzato ed ha pochi strumenti tipici dei sistemi di archiviazione "normali"; non si possono per esempio creare campi di compilazione obbligatori, "dropdown" menù ed altri strumenti di questo tipo, di conseguenza anche la ricerca non ha a disposizione filtri su i campi se si escludono il titolo ed i tag.
Un difetto degli archivi tradizionali e strutturati però è la tendenza a non essere utilizzati proprio perché per salvare qualcosa ci si trova di fronte a una serie di campi da compilare e la loro sola presenza spesso spaventa, rallenta e allontana, gli archivi tradizionali inoltre sono divisi per tipo, i film hanno un archivio, i cd un altro, i contatti un altro ancora, questo significa che bisogna identificare che tipo di informazione abbiamo in mano prima di poterla salvare.
Come se prima di fare una foto dovessimo dichiarare cosa stiamo per fotografare.
Un ulteriore difetto degli archivi strutturati consiste nel dover adattare i documenti che vogliamo salvare, ognuno con la sua struttura, con la forma prevista dall'archivio.

Con Evernote, invece, prima di tutto salvo; se ne avrò il tempo e la necessità potrò in un secondo momento ordinare e catalogare. Evernote è un supporto efficientissimo per l'archiviazione di documentazione eterogenea in quanto permette di salvare facilmente e velocemente dati ed informazioni in diversi formati (testo, immagini, audio, video, pagine web, ecc).
Probabilmente un software o un archivio dedicato potranno essere meglio per conservare film, musica o contatti. Nonostante questo Evernote si dimostra un ottimo strumento per archiviare la documentazione con cui abbiamo a che fare tutti i giorni poichè questa è il più delle volte eterogenea e difficilmente si adatta a strutture preconfezionate.

Evernote può inoltre essere usato come primo step di un processo di archiviazione più complesso dove in una seconda fase si procede ad analizzare quello che si è salvato "al volo" e lo si trasporta, a seconda della natura dell'informazione, in un archivio dedicato; perciò se abbiamo salvato il titolo di un film lo metteremo nell'archivio dei film, il cd nell'archivio della musica ecc...
In questo modo possiamo unire la velocità di Evernote con la completezza di archivi strutturati. Questa modalità di lavoro potrebbe non essere sempre vantaggiosa, come nel caso di informazioni o documenti non inquadrabili o nel caso in cui lo scarso numero e l'importanza non valga lo sforzo di spostarli.

Utilizzando Evernote come Archivio vero e proprio si avranno a disposizione due strumenti per organizzare i documenti, Notebook e Tag, e sopratutto si avrà un ottimo strumento di ricerca per raggiungere, quando serve, l'informazione necessaria.

Personalmente tendo ad utilizzare Evernote per salvare quasi tutto ciò che mi riguarda, ovviamente ci sono delle eccezioni.
Le informazioni su i DVD/Blue Ray che posseggo o che vorrei possedere sono archiviate in un software apposito chiamato movienizer, un database per i film veramente buono.
I contatti li salvo nei i contatti di Gmail, ma tramite Evernote Hello ho creato una copia di backup in Evernote e da quel momento ogni volta che devo aggiungere un nuovo contatto tento di utilizzare Hello, questo infatti aggiorna contemporaneamente entrambi i database.

Quasi tutto il resto è salvato in Evernote con un sistema di organizzazione molto semplice; un solo stack denominato Archivio con alcuni Notebook che servono per note offline e non sincronizzate con il tablet, all'interno di questi Taccuini tutto è organizzato tramite i TAG, che tento di mantenere sempre ad un numero limitato per ottimizzare il sistema. I tag possono essere utilissimi perché permettono una ricerca incrociata e, come le coordinate di una battaglia navale, raggiungere facilmente l'obbiettivo.
Per esempio ho una serie di tag che identificano il tipo di documento, come 'bookmark', 'contatto', 'licenza', 'manuale', 'preventivo' ecc..
Poi una serie di tag che identificano degli elementi costanti della mia vita, 'Loris' (che sono io), 'Nadia', 'Sherlock', 'casa', 'auto' ecc...
Se si volesse trovare il preventivo che il dentista ha fatto per 'Sherlock' basta selezionare il tag 'Sherlock' e il tag 'preventivo' per avere una lista di pochi elementi nonostante l'elevato numero di note contenute in Archivio.
Ci sono situazioni dove serve utilizzare magari un terzo tag per far ridurre ulteriormente le note; oppure si può ricorrere alla ricerca.
Un ulteriore sistema di TAG che utilizzo riguarda i progetti, se infatti una nota è stata creata per un progetto aggiungo il tag di tale progetto; Spesso è molto più facile ricordare a quale progetto si stava lavorando piuttosto che il nome della nota. In questo modo i preventivi per alcune cose che riguardano la casa sono molto più facili da trovare infatti il tag 'preventivo' e il tag 'casa' danno più risultati, perciò meno precisi, tra cui cercare che il tag 'preventivo' e il tag 'rifacimento bagno 2012'.

Devo anche ammettere che, nonostante penso di avere una discreta organizzazione delle note, mi capita di dover ricorrere allo strumento ricerca, principalmente per due motivi:

  1. Alcune note non hanno un tag. Sono informazioni che non possono essere aggregate ad altre e perciò sarebbe improduttivo avere un tag per classificarle. Tutti i tag che dopo un periodo di "quarantena" di qualche mese non hanno sufficienti note attaccate li cancello e li trascrivo, se necessario, alla fine della nota; le note senza tag possono essere trovate solo tramite lo strumento ricerca.
  2. Su tablet Android lo strumento ricerca combinato con i filtri tramite tag non è sempre disponibile, perciò se non sono sicuro di raggiungere facilmente la nota tramite tag uso direttamente la ricerca e questa abitudine l'ho ereditata anche su i sistemi desktop.

Evernote è utile anche in quei casi dove un archivio dedicato non aggiunge valore, prendiamo il caso di un ricettario, pur trovandoci di fronte a documenti omogenei, sia per struttura che come media (testo e foto), catalogarli in un sistema dedicato difficilmente produrrà valore aggiunto. Molto più semplice è creare un taccuino denominato ricette ed utilizzare dei tag per organizzare le note in esso contenuto; per esempio si potrebbero usare dei tag per identificare primi/secondi/piatti unici ecc., una seconda serie di tag per carne/pesce e magari una serie di tag per la difficoltà, il tempo richiesto, gli ingredienti principali.
In Evernote è possibile creare un buon ricettario dal punto di vista dell'archiviazione con, inoltre, la possibilità di sfruttare il web clipper per raccogliere ricette da internet.

Conclusione

Evernote, pur non essendo un sistema di archiviazione strutturato, rappresenta per me un ottima soluzione per catalogare le informazioni con cui vengo a contatto tutti i giorni. Lo uso sia come strumento di salvataggio iniziale o come archivio vero e proprio in base al tipo di informazione, in alcuni casi rende inutile persino la catalogazione potendo sfruttare uno strumento di ricerca potente ed integrato.

Pensate che Evernote possa sostituire in molti casi i sistemi di archiviazione classici?

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L'articolo precedente: "Possibili usi di Evernote: Scrivere"
L'articolo successivo: "Possibili usi di Evernote: Organizzare, 1° parte"

due commenti

Rosario Rizzo

Splendido articolo Loris.
Quello che puà embrare un punto debole di Evernote – database destrutturato – è in realtà il suo punto di forza, insieme al sistema di Tag e alla ricerca.
Io ci ho messo quasi cinque anni a raggiungere il livello di sofisticazione e soddisfazione nell’archiviare e ritrovare informazioni.
Trovo che molti utenti si “perdono” nell’uso di EN quando cercano di strutturare il loro sistema di archiviazione/tagging, e forse in EN manca uno strumento tipo il Wizard di molti software di Windows.
Che ne pensi?

Rosario Rizzo
loriswave

Effettivamente anche io credo che raggiungere un livello soddisfacente sia un processo lungo e faticoso, non credo però che questo si possa risolvere con un wizard; la mole di differenti dati con cui tutti i giorni potremmo venire a contatto e le preferenze/esigenze personali sono talmente vaste da rendere un wizard non solo inutile ma spesso dannoso, credo che con Evernote un ‘non metodo’ sia meglio di un metodo sbagliato. Col tempo, come sia tu che io abbiamo fatto e facciamo tuttora, chiunque voglia può affinare il proprio archivio/organizzazione e migliorarlo.

loriswave

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