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Evernote: come sfruttare al massimo i promemoria

Mettiamo sotto la lente di ingrandimento la nuova funzionalità.

Pubblicato in Evernote
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Evernote ha annunciato per web, ios6 e mac una nuova funzionalità chiamata "promemoria"; presto, molto presto visto che è già in fase di beta pubblica, questa nuova funzionalità sarà disponibile anche su Android.

Cosa sono, come funzionano e come possiamo usare i promemoria?

I promemoria sono una delle funzionalità più richieste dagli utenti di Evernote di tutto il mondo e consistono nella possibilità di aggiungere ad ogni nota una data/ora di "scadenza", in modo da ricevere una notifica, di essere avvisati, alla "scadenza" della nota. La nota "scaduta" non subisce nessuna modifica, non viene cancellata e non ci sono comportamenti automatici legati alla scadenza ad eccezione della notifica.

Vediamo in sintesi cosa è stato aggiunto:

Aggiungere e modificare un promemoria
Si può aggiungere una "scadenza" ad una nota e la si può modificare. Il menù per tale operazione è basico ed immediato, l'interfaccia, come spesso accade nel mondo Evernote, cambia a seconda dell'applicazione che si sta utilizzando, in nessuna variante vengono mostrate attualmente altre scadenze o eventi.

Sezione "Promemoria"
In cima alle liste, sia lista "Tutte le note" che liste dei taccuini o liste dei tag, è stata creata una nuova sezione definita "promemoria", questa sezione, su alcune device questa sezione è ulteriormente divisa in due sub-sezioni, nella prima sezione vengono visualizzate le note con scadenza oggi o precedenti e nella seconda sezione le note con scadenza nel futuro, ordinate partendo dalle note più prossime alla scadenza.

Sull'applicativo web la sezione "promemoria" può essere visualizzata con ordinamento per data o libera, nel primo caso le note sono tutte insieme ed ordinate secondo la data di "scadenza", nel secondo caso la sezione viene divisa per taccuini, ogni taccuino con una nota che ha un promemoria crea una sezione al interno di queste sub sezioni è inoltre possibile modificare l'ordine delle note per adeguarle alle proprie esigenze, indipendentemente dalla data di "scadenza". All'interno delle liste le note con un promemoria continuano ad essere visualizzate come tutte le altre note.

Conclusione di una nota
Nella sezione Promemoria, di fianco alle note c'è una casella di controllo, basta attivarla per indicare che questa attività è stata eseguita. La nota viene o barrata (web), ad indicare che è finita, o cancellata da questa sezione (telefono) ma rimane visibile nelle normali liste.

Promemoria focalizzati
Quando si visualizza un taccuino o un tag nella sezione "promemoria" vengono visualizzate solo le note con promemoria di quel tag o taccuino, questo ha delle ricadute positive sul loro utilizzo, infatti se le note sono state divise per progetto, anche i promemoria saranno divisi per progetto, se si è creata una divisione tra note personali e note di lavoro sarà immediata anche la divisione tra promemoria personali e di lavoro.

Notifica del promemoria
Quando una nota raggiunge la sua "scadenza", a seconda del dispositivo su cui è installato Evernote, si potrà essere avvisati tramite un suono, un popup, l'aggiunta di una notifica nella barra di stato o una combinazione di questi. la nota "scaduta" potrebbe essere mostrata, sotto forma di icona o collegamento nella barra delle notifiche, da qui la nota potrà essere aperta velocemente, su alcuni dispositivi senza passare da Evernote, oppure essere definita come "conclusa" e perciò rimuovere il promemoria (non la nota).

Mail riassuntiva degli impegni
Ogni giorno, in presenza di note in scadenza potremo decidere di farci inviare, la mattina, una mail per ricordarci gli impegni del giorno. Evernote invierà al nostro account una mail con tutte le note che "scadono" in giornata. Peccato che la mail non contiene i link alle note.

Sincronizzazione tra i dispositivi.
I promemoria sono legati alle note ed essendo le note sincronizzate tra dispositivi diversi, anche i promemoria saranno presenti su i diversi dispositivi. Possiamo creare un promemoria sul web e vederlo apparire sul telefono come anche il contrario.

Vediamo cosa non c'è:

Un calendario.
Attualmente non è presente una visione a calendario dei promemoria, ne in fase di inserimento data ne altrove, questo significa non avere una visione di insieme di tutti i promemoria.

I promemoria
In Evernote non ci sono i promemoria, bensì possiamo avere note con un promemoria.

Promemoria multipli
Si può aggiungere ad una nota un solo promemoria, perciò non si possono avere ne promemoria multipli ne promemoria ripetuti.

Come usare i promemoria?

Come spesso accade, specie nel mondo Evernote, è stato creato un strumento che può essere usato in modi diversi, magari usandolo anche in modo improprio ed in maniera più creativa rispetto al promemoria classico.

Facciamo degli esempi pratici:

Promemoria "classico"
Dopo aver fissato un appuntamento è possibile impostare un promemoria in anticipo sull'orario in modo da ricordarci per tempo di andare al meeting o per ricordarci per tempo di fare qualcosa che è necessario prima dell'incontro, la nota su cui creiamo il promemoria potrebbe essere inerente o una nota nuova, si potrebbe usare questa nota anche per appuntarsi eventuali argomenti da affrontare durante questo meeting. In questo caso il promemoria serve per ricordarci un azione da compiere in anticipo.

Promemoria "rilevatore"
Immaginiamo di avere schedulato una riunione e sapere che durante quella riunione si avrà bisogno di avere a portata di mano una serie di note, la prima cosa che si può fare è creare una nota, magari già formattata come verbale di riunione, quindi mettere qui dentro i link delle note che potrebbero servire, dopo di che impostare su questa nota un promemoria che si attivi in coincidenza dell'inizio del meeting, basterà premere sul reminder nella barra di stato per aprire la nota, pronti per verbalizzare e con a disposizione le note che ci servono senza dover aprire neppure Evernote. In questo caso viene usato un promemoria per far emergere una o più note al momento che queste potranno servire.

Promemoria "evidenziatore"
Potremmo applicare un promemoria ad una nota non per essere avvisati, ma semplicemente per mettere la nota in evidenza facendola apparire in cima alla lista delle note. I promemoria in questo caso sono usati in modo completamente improprio, anche se efficacissimo, come strumento per evidenziare alcune note ponendole in cima alle liste.

Promemoria "ritmo"
Senza essere un project manager capita a tutti di avere un progetto da portare a termine, per esigenze medio basse potremmo decidere di utilizzare Evernote e i promemoria per aiutarci a gestire questi tipi di progetto. Dividiamo il progetto in piccoli passi da portare a termine, stimiamo quanto tempo richiede ogni singolo passo, creiamo per ognuno di questi passi una nota contenente l'obbiettivo e la descrizione di cosa bisogna fare, aggiungiamo ad ogni nota il tag del progetto e un promemoria impostato con la prevista data di conclusione di quella attività. Ogni volta che viene selezionato il tag del progetto verranno elencate le note con i promemoria e sarà facile individuare se l'andamento del progetto è coretto, se ci sono ritardi o se bisogna accelerare. In questo caso vengono usati dei promemoria per creare delle scadenze entro cui finire qualcosa, una serie di promemoria che rappresentano dei passi da compiere e il "ritmo" con cui questi passi vanno fatti.

Conclusione

I promemoria in Evernote sono uno strumento nuovissimo, tanto che su alcuni dispositivi non è ancora disponibile, eppure mostrano già enormi potenzialità. Possono essere usati in modi diversi e per scopi diversi, sono sviluppati direttamente sulle note ed accessibili da applicazioni esterne, tanto che "Remember the milk" ha già creato una funzionalità di sincronizzazione tra i Promemoria di Evernote e i suoi. Come Evernote ha dichiarato "questo è solo l'inizio".

Aspettavate i promemoria?
Come pensate di usarli?

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