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Evernote: Come sfruttare Taccuini, Stack e 'Tutte le mie note'.

I tre livelli di aggregazione fisica delle note in Evernote.

Pubblicato in Evernote
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Evernote viene utilizzato per salvare informazioni, queste informazioni sono inserite nelle note. Le note, in Evernote, sono l'elemento base, il nostro foglio di carta e possono essere organizzate sfruttando 3 diversi livelli di aggregazione:

  • I taccuini
  • Gli Stack (opzionali)
  • 'Tutte le mie note'
Possiamo pensare le note come degli oggetti ed i Taccuini, Stack e 'Tutte le mie note' come posizioni fisiche vere e proprie; ogni livello è contenuto in quello superiore, le note sono dentro i taccuini, i taccuini sono dentro gli stack e gli stack sono dentro a 'Tutte le mie note', potremmo immaginare una nota come un paio di scarpe e Taccuini, Stack e 'Tutte le mie note' come mobile/stanza/casa. Sfruttando Taccuini, Stack e 'Tutte le mie note' possiamo organizzare e dividere le note, sapendo che è da questi livelli di aggregazione che possiamo visualizzare, cercare le note e sfruttare i tag.

Quali sono le caratteristiche e le peculiarità di Taccuini, Stack e 'Tutte le mie note' e come possiamo sfruttarli al meglio?

Tutte le mie note o Note
'Tutte le mie note' può essere considerato come il padre di tutti i taccuini/Stack.
'Tutte le mie note' nelle versioni desktop, 'Tutte le note' nella versione web o 'Note' nella versione Android è il comando che mostra tutte le note del account.
Nel caso non ricordassimo in quale taccuino abbiamo messo una nota molto probabilmente è da qui che partiremo a cercare.
In un sistema basato su i tag come strumento di organizzazione spesso "Tutte le mie note" è il punto di partenza per la ricerca di una nota, al contrario in un sistema basato sui taccuini accedere spesso a "Tutte le mie note" e segno di un organizzazione poco ottimizzata.

Stack
Gli Stack possono essere definiti come raccoglitori di taccuini e possono contenere solo taccuini; in uno stack non si possono mettere ne note ne altri stack.
Quando si seleziona uno Stack non vengono mostrati i taccuini contenuti (come accade con le cartelle di windows), ma tutte le note che i suoi taccuini contengono.
Non è possibile avere uno Stack vuoto, Evernote cancellerà in automatico uno Stack quando verrà cancellato o rimosso l'ultimo taccuino contenuto in uno Stack.
Potete trovare maggiori informazioni su gli Stack qui.

Notebook o Taccuini
I notebook o taccuini sono i contenitori delle note, una nota deve essere posizionata in un Taccuino per poter esistere, questo significa che in Evernote deve esistere almeno un Taccuino, inoltre non è possibile avere la stessa nota in due Taccuini.
In un taccuino possono infine essere messe solo note e non altri Taccuini o Stack.
Esiste un taccuino di default o taccuino principale nel quale vengono inserite le nuove note create, unica eccezione a questa regola avviene quando ci si trova dentro un taccuino, in questo caso la nuova nota viene creata all'interno del taccuino stesso. Il taccuino di default è il primo creato; dall'applicazione web o desktop è possibile cambiare questa impostazione rendendo un qualsiasi taccuino quello principale.
Può essere selezionato un solo Taccuino alla volta, questo significa poter visionare le notte di un solo taccuino a meno di non visualizzare 'Tutte le note' o uno Stack che contiene più taccuini.

I taccuini possono essere privati o pubblici o condivisi, online o offline, "sincronizzati non in linea".

Taccuini privati, pubblici o condivisi.
I taccuini sono inizialmente privati, nessuno può accedere ad essi se non il proprietario, nel caso si voglia rendere accessibili le note di un taccuino ad altre persone Evernote ci fornisce due strumenti diversi: rendere pubblico un taccuino o condividerlo.
Rendere pubblico un taccuino significa che chiunque, sia utenti con un account Evernote che senza, potranno visualizzare questo taccuino, gli utenti Evernote potranno anche inserirlo tra i propri taccuini.
Condividere un taccuino invece significa dare ad utenti Evernote specifici, che devono perciò avere un account, la possibilità di accedere al taccuino stesso; è possibile impostare, in base all'utente, il permesso di visualizzare le note o dare anche la possibilità di modificare e aggiungere nuove note, con un account Premium è possibile inoltre dare la possibilità al utente con cui si è condiviso il taccuino di condividerlo ulteriormente con altri.

Taccuini Offline
Dalle applicazioni desktop si può impostare un taccuino come offline, questo significa creare un taccuino locale, i dati risiedono sul PC o il MAC dove il taccuino è stato creato, che non sarà sincronizzato ne col cloud ne di conseguenza con altre applicazioni e device, questi taccuini possono essere utilizzati per informazioni altamente sensibili che non vogliamo assolutamente rischiare di renderle pubbliche, note talmente pesanti che rischierebbero di coprire la quota mensile di spazio a disposizione, note di cui abbiamo già un backup o di scarsa importanza che non abbiamo bisogno di sincronizzare con il cloud. Maggiori informazioni le puoi trovare anche qui

Taccuini "sincronizzati non in linea"
Normalmente sulle device mobili vengono salvate in cache l'elenco di tutte le note e le ultime note aperte, sia note create sulla device stessa sia realizzate su altri sistemi e poi aperte da un telefono o un tablet, questo significa che una nota mai aperta o aperta molto tempo prima o infine modificata altrove e successivamente non aperta su la device mobile, dovrà essere ricaricata tramite connessione dati prima di essere disponibile e aperta nuovamente.
Con un account premium è possibile impostare uno o più taccuini in modalità "sincronizzazione non in linea", in pratica tutte le note di quel taccuino saranno salvate anche in locale sul telefono o tablet e sincronizzate periodicamente permettendo la loro lettura e modifica anche senza connessione dati. La sincronizzazione non in linea viene definita a livello di taccuino, questo permette di limitare le note e il peso caricati sulla memoria del telefono. Nel caso si attivi Evernote su diverse device mobili le impostazioni di sincronizzazione non sono sincronizzate, questo significa per esempio poter avere su tablet più taccuini rispetto al telefono, o diversificare i taccuini tra due telefoni (lavoro e privato).

I taccuini, viste le opzioni a disposizione, possono essere utili non solo per aggregare note simili, ma anche per condividere o rendere disponibili su altre device le note in essi contenute.
Per gestire questa doppia possibilità si possono usare gli stack, per esempio si può creare uno stack per un progetto e al suo interno una serie di taccuini; un taccuino per condividere alcune note con un fornitore, un secondo taccuino per condividere alcune note con il cliente e un terzo taccuino da mantenere privato.
Non bisogna infine dimenticarsi che in Evernote esiste un fantastico strumento come i tag, che, combinati con Taccuini, Stack e "Tutte le mie note", possono ulteriormente contribuire all'organizzazione delle note.
Partendo da taccuini, stack e 'tutte le mie note' infatti si può tramite tag e ricerca affinare l'elenco delle note in base a parole contenute nel testo o tag assegnati.
Ritornando all'esempio degli oggetti in casa potrei visualizzare le cose rosse (che in questo caso è un tag) nella scarpiera (un taccuino) ed otterrò scarpe e stivali rossi, se visualizzo partendo dalla stanza dei ragazzi (lo stack che contiene più mobili) troverò anche abiti e giochi rossi, infine se parto dalla casa (Tutte le mie note) nel mio elenco appariranno anche stoviglie rosse, tovaglie rosse ecc.
Avevamo già parlato a lungo di ricerca in questi post: 1, 2, 3.
Avevamo già affrontato i tag qui: 1, 2, 3, 4, 5.

Conclusione

Taccuini, stack e 'Tutte le mie note' sono un buon strumento di Evernote da affiancare a i tag, possono essere usati per dividere le note oppure essere sfruttati per le loro opzioni di condivisione e sincronizzazione.

Personalmente l'organizzazione delle note l'ho realizzata con i tag ed uso i taccuini per compiti molto precisi: condividere alcune note, contenere le note di Evernote Hello e di Evernote Food, archiviare note molto vecchie ecc..

Voi per cosa usate i Taccuini e gli stack? Come li avete organizzati?

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