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Evernote: Organizzazione dei tag - 5° parte

Analisi di un caso reale.

Pubblicato in Evernote
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In questa ultima puntata andro a descrivervi ed analizzare come ho organizzato i miei tag. Negli ultimi mesi ho dovuto revisionare tutto il sistema a fronte dell'implementazione di un work flow basato sull'uso intenso di un tablet e perciò a trovare un compromesso rispetto a quanto indicato in questo post.

Inizialmente avevo i seguenti gruppi principali:

  • Importanza della nota
  • Stato del documento
  • Speciali
  • Progetti e sotto progetti
  • Circostanze
  • Asigned To
  • Tipo del documento
  • Risorse generiche

La gestione delle azioni del metodo GTD era fatto attraverso i notebook, con i tablet non è possibile fare una selezione incrociata tra tag e notebook perciò ho preferito trasformare alcuni notebook in tag, ho cosi creato un nuovo gruppo di tag:"GTD" che contenesse a sua volta i sottogruppi "Azioni", "Circostanze" e "Assigned To".
La gestione dei progetti "aperti" o "chiusi" era realizzata attraverso dei tag di struttura che separavano i tag di progetto; mettevo il tag del progetto attivo in un tag denominato "progetti_attivi" e li rimaneva, alla chiusura del progetto il tag relativo veniva spostato in un tag di struttura "progetti_chiusi".
Con l'ultima revisione ho preferito aggiungere dei tag veri e propri per definire lo stato di un progetto. Ho creato così un nuovo gruppo di tag per lo stato del progetto.
Dopo questa revisione ho questi gruppi di tag:

  • Importanza della nota
  • Stato del documento
  • Tipo del documento
  • Stato del progetto
  • Speciali
  • GTD
    • Azioni
    • Circostanze
    • Asigned To
  • Progetti e sotto progetti
  • Risorse generiche

Ho diviso i miei gruppi principali di tag in tre, in modo da usare solo due caratteri speciali. Il primo gruppo usa il carattere speciale "!", ed è costituito da:

  • Importanza della nota
  • Stato del documento
  • Tipo del documento
  • Stato del progetto

Il secondo grande gruppo è rappresentato dal carattere "+" ed è costituito da:

  • Speciali
  • GTD
    • Azioni
    • Circostanze
    • Asigned To
  • Progetti e sotto progetti

Il terzo gruppo è costituito solo da "Risorse generiche" e non usa un carattere speciale.

Chi avesse letto il post precedente riguardo ad i tag saprebbe che i caratteri speciali che meglio si prestano ad essere utilizzati, nel caso si usi Evernote con Windows e Android, sono ! " ( ) * / +, nel mio caso ho preferito utilizzare il primo e l'ultimo in modo da poter utilizzare se si rendesse necessario in futuro il carattere "/".
N.B. I caratteri * o " in testa ad un tag complicano l'uso della ricerca in Evernote, vi sconsiglio perciò di utilizzarli.
Per le sigle ho utilizzato generalmente le prime due lettere dei tag padre con alcune eccezioni:
Nel caso di tag che hanno la sola funzione di struttura ho aggiunto in testa due lettere "z", in questo modo questi tag vengono posizionati in coda a tutto.
Per i tag con funzione di tag e di struttura ho usato generalmente il carattere "!" per fare in modo che il tag padre rimanga in cima; Molti tag di questo tipo li ho abbreviati alle sole due lettere e rimangono perciò in questa posizione senza dover aggiungere caratteri speciali.
Per dividere sigle e tag uso il carattere "/".
Vediamo nello specifico alcuni esempi:

  • ZZ_01_Importanza della nota
    • !!Importante
    • !!Indispensabile
  • ZZ_02_document state
    • !ds/completed
    • !ds/rough
  • ZZ_03_document type
    • !dt/mail
    • !dt/relazioni
  • ZZ_04_project status
    • !ps/active
    • !ps/completed

Questi sono i primi gruppi, non ho riportato ovviamente tutti i tag; Per completezza di informazione devo dire che sono 14 escludendo quelli di struttura e alcuni di loro sono in fase di valutazione (tradotto: li sto per buttare).
Come si può notare ci sono 4 tag di struttura codificati con la dicitura 'ZZ_00_nome del gruppo di tag', questa dicitura permette in un sistema non strutturato di spostare tutti questi tag in coda, in un sistema strutturato il numero dopo la doppia "z" permette di forzare l'ordine dei gruppi.
I tag "importante" e "indispensabile" sono preceduti da un doppio "!", questo per forzarli ad essere i primi due tag di qualsiasi lista.
Ho preferito usare le sigle "ds" (document status), "dt" (document type) e "ps" (project status) al posto di "sd" (stato documento), "td" (tipo documento) e "sp" (stato progetto) per fare in modo che i tag dei documenti rimanessero aggregati, in caso contrario l'ordine sarebbe stato "sd","sp" e "td".

Il secondo gruppo risulta così composto:

  • ZZ_05_Speciali
    • +sp/idea
    • +sp/inEvidenza
  • ZZ_06_GTD
    • ZZ_01_Azioni
      • +az/done
      • +az/next
      • +az/todo
    • ZZ_02_Circostanze
      • +ci/computer
      • +ci/internet
    • ZZ_03_AssignedTo
      • +de/nome01
      • +de/nome02
  • ZZ_07_progetti
    • +pl
      • +pl/cliente01/progetto01
      • +pl/cliente01/progetto02
      • +pl/cliente01/progetto02/sottoprogetto01
      • +pl/cliente01/progetto01/sottoprogetto02
      • +pl/cliente02
    • +pp
      • +pp/progetto01
      • +pp/progetto02

Come si vede ci sono 3 gruppi principali, analizziamo il primo:
Speciali sono dei tag che mi aiutano ad identificare alcune note, la cosa da osservare è che, iniziando con "+sp", questi tag in una lista non strutturata finiscono in coda ai tag che iniziano con il carattere "+".
Il gruppo GTD ha tre sottogruppi: Azioni, Circostanze e AssignedTo.
Ho preferito non aggiungere una sigla che li aggreghi per non complicare la struttura, perciò digitando due caratteri, "+a", "+c" o "+d", si raggiungono i tag che si vuole. Un altra cosa da notare sono i tag di "AssignedTo", questi tag li assegno a quelle note che nel metodo GTD vengono contrassegnate con "WaitingFor" e sono le persone a cui è stato assegnato un compito, possono essere molti tag e preferivo che fossero comunque dopo i tag delle azioni e delle circostanze, perciò al posto di usare la sigla "as" ho preferito "de" di "delegato a", in questo modo i tag si posizioneranno come voluto. La posizione dei tag nelle liste non strutturate è importante specialmente su i sistemi Android, quando si vanno a selezionare più tag.
Nei sistemi Android (tablet) dopo aver selezionato il primo tag da una lista strutturata, c'è a disposizione una lista non strutturata di tutti i tag assegnati alle note che hanno il tag che è stato selezionato, in questo modo è possibile selezionare un secondo tag od anche un terzo o un quarto ecc per affinare ulteriormente la selezione. In questa lista non strutturata non è possibile muoversi digitando le iniziali ma solo scorrendola, per questa ragione l'ordine diventa utile e spostare gruppi numerosi e poco usati in coda può velocizzare il sistema.
Il gruppo progetti è diviso a sua volta in "progetti lavorativi" e "progetti personali", questa divisione è dettata dal fatto che preferisco dividere i progetti lavorativi in base al cliente, per i progetti personali il cliente avrei potuto essere io ma in questo modo per raggiungere i progetti personali avrei dovuto digitare più caratteri inutilmente. Per il gruppo progetti ho deciso di essere meno fiscale e non forzare l'uso di sigle con solo due lettere, il motivo è semplice ed è legato alla durata media dei progetti, dal numero dei clienti, dalla varietà di progetti e dai progetti contemporanei a cui si lavora. Se, per esempio, si lavora su pochi progetti o su progetti molto lunghi è semplice memorizzare sigle corte e incomprensibili, ma nel caso di progetti corti o di molti progetti in contemporanea questo diventa difficile ed è forse meglio avere sigle più lunghe, fino ad avere in alcuni casi il nome completo del progetto o del cliente.

Il terzo gruppo è composto da:

  • ZZ_08_Risorse
    • Aforismi
    • Autori
    • Banca
    • Contatti
    • Curriculum
    • ZZ_Nuovi
    • Blog
    • Css
    • Software
      • Android
      • Evernote

Anche in questo caso riporto solo degli esempi esplicativi, in tutto sono circa 70 tag con alcuni casi di raggruppamento solo nelle liste strutturate (tipo nel caso riportato dei software) questo per non sovra strutturare e non aggiungere troppe complicazioni. Sono tag temporanei, in alcuni casi diverranno inutili, in altri verranno o raggruppati o rinominati, potremmo dire che sono continuamente "in progress", questi sono i tag che più spesso richiedono interventi di pulizia o di ottimizzazione. In questo gruppo ho inserito un ulteriore sottogruppo denominato "ZZ_Nuovi". Durante l'uso quotidiano di Evernote tento di non creare nuovi tag, ma nel caso si renda necessario sarà un tag di "progetto" o di "risorse generiche"; nel caso di un nuovo progetto non è difficile determinare in quali gruppi e sottogruppi debba essere inserito ed è altrettanto vero che nonostante si possa avere a che fare con molti progetti difficilmente ci potranno essere dubbi sulla sua creazione; nel caso di risorse generiche la questione è più complicata. Un tag in "risorse generiche" potrebbe, dopo un attenta analisi, risultare inutile, risultare un doppione di uno simile, avere così poche note da volerlo eliminare, volerlo aggregare con altri tag ecc; nonostante questo non amo perdere tempo per aggiungere tag ad una nota e preferisco cancellare o modificare il tag dopo, piuttosto che fermarmi a cercare se esiste già o se ne esiste uno simile o se potrei trovare delle alternative, per questo motivo devo periodicamente analizzare questi tag ed a volte rimandare la decisione ad un secondo momento. Per fare questo tutti i tag generici dopo essere stati creati li posiziono nel gruppo "ZZ_Nuovi", questo è il gruppo che più spesso deve essere controllato, i tag al di fuori di questo gruppo richiedono una revisione meno assidua.

Se esaminiamo gli otto gruppi maggiori scopriamo che i primi sei non vengono praticamente mai toccati se non per lievi modifiche durante la revisione annuale, il settimo gruppo, "progetti", richiede un intervento solo nel caso si debba creare un nuovo progetto o nei rari casi in cui lo si voglia cancellare.
L'ottavo gruppo è quello che richiede interventi periodici, mensilmente per l'intero gruppo e settimanalmente per il sottogruppo "ZZ_Nuovi".
Con un organizzazione di questo tipo settimanalmente devo controllare mediamente 4/5 tag, in ogni caso sempre meno di dieci, mensilmente la revisione va fatta su 70/100 tag, ma è un lavoro molto semplice e veloce perché il grosso è stato già fatto. Uno degli obbiettivi di una buona organizzazione dei tag è la facilità di gestione degli stessi, separando i tag che sono "fissi" da quelli che necessitano di revisioni si facilita questa gestione.

Conclusione

Questo è il mio metodo di gestione dei tag, realizzato tenendo conto delle mie esigenze e dell'uso che io faccio delle mie note, non deve essere preso come IL METODO ma come un metodo, da cui copiare delle buone idee, se ve ne sono, o da cui partire per studiare il proprio. Ho aggregato i tag per gruppi omogenei e posizionato verso l'alto delle liste i gruppi più usati, ho aggregato ed isolato i tag che necessitano revisione continua, resi omogenei gli ordinamenti su device diverse, limitata la nidificazione dei tag al minimo indispensabile, ottimizzato l'uso sia in presenza che senza liste strutturate, tutto questo solo nominando i tag secondo poche e semplici regole. Come indicato nel primo post di questa serie ricordate che: "I metodi che andrò a descrivere possono sembrare complicati e in alcuni casi inutili. Per molti utenti questo è assolutamente vero", il metodo che vi ho fin qui esposto è mediamente strutturato perché il mio uso di Evernote è mediamente complesso, un uso più semplice richiede metodi più semplici ed un uso molto più complesso potrebbe richiedere metodi ancora più complessi, la bellezza di Evernote è proprio il potersi adattare ad un vasto range di utilizzi, quindi quasi sicuramente anche il vostro.

Con questo post si conclude la mia personale analisi dei tag e del loro uso in Evernote, spero che sia stata utile a voi quanto lo è stata per me.

Godetevi Evernote.

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