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Evernote: Organizzazione dei tag - 4° parte

Analisi di un caso "teorico".

Pubblicato in Evernote
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Dopo tanta teoria vediamo un esempio pratico di come implementare un buon sistema di tag.
I passi principali da compiere sono:

  1. Dividere i tag in gruppi e sottogruppi.
  2. Deciderne l'ordine dei gruppi principali e nel caso dei sottogruppi.
  3. Studiarne le sigle per i gruppi principali.
  4. Studiare le sigle per i gruppi secondari.

Dividere i tag in gruppi e sottogruppi.

La prima cosa da fare è analizzare i tag che si utilizzano e tentare di dividerli in gruppi.
Per chi non ha mai usato i tag o li ha usati poco consiglio di immaginare dei gruppi che potrebbero servirci nel breve e nel lungo periodo, non bisogna elencarli tutti, solo una breve lista dei primi che ci vengono in mente da tenere in considerazione durante la fase di creazione delle sigle. Questo per fare in modo da realizzare un sistema che abbia un minimo di elasticità e che non vada ripensato completamente alla prima nuova necessità. Se si usa da molto il sistema di tag significa che si ha raggiunto una certa maturità e perciò si può saltare questa fase.
Vediamo degli esempi di gruppi:

  • Importanza
  • Azioni
  • Tipo del documento
  • Stato del documento
  • Speciali
  • Progetti e sotto progetti
  • Ricette
  • Giardinaggio
  • Sartoria
  • Subacquea
  • Risorse generiche

Per alcuni di questi gruppi si potrebbe avere bisogno di ulteriori sottogruppi; I progetti hanno i sottoprogetti, per le ricette abbiamo già visto nei post precedenti una serie di sottogruppi, per la sartoria potremmo avere un sottogruppo 'Tipo' (gonna, pantalone, camicia, ecc) ed un sottogruppo 'Stagione' (invernali, estivi, autunno, primavera) per catalogare idee e cartamodelli. Il gruppo azioni contiene quei tag dedicati al metodo GTD.

Decidere l'ordine dei gruppi principali e nel caso dei sottogruppi.

Dopo aver individuato gruppi e sotto gruppi bisogna individuare un ordine in cui vogliamo che questi appaiano. Questo ordine è molto personale e come detto al inizio di questa serie di post può esse legato a varie considerazioni. Analizzando l'ordine sopra realizzato si potrebbe  metterei i tag legati al importanza per primi perché in questo ipotetico caso sono solo due (importante ed indispensabile), in questo modo si può aggiungere uno di questi tag senza digitare nessun carattere (in questo caso visto che i tag sono solo due, e sono i primi due, non creerei neppure un tag padre, limitandomi ad aggregare i tag con una sigla). Il secondo gruppo potrebbe essere il gruppo Azioni, gruppo usato molto di frequente se si usa Evernote per gestire il metodo GTD. Il terzo gruppo potrebbe essere il tipo di documento (mail, relazione, verbale di riunione, ecc) o lo stato del documento (completato, da rivedere, da leggere, ecc) o i tag speciali, perché si potrebbero considerare questi tre gruppi mediamente importanti. Potrebbe seguire il gruppo Progetti, in quanto rispetto ai gruppi precedenti è molto più popolato.
I gruppi "Ricette", "Giardinaggio", "Sartoria" e "Subacquea" non hanno un ordine tra di loro importante, sono messi insieme perché rappresentano tutti e tre gli hobby e prima di "risorse generiche" perché quest'ultimo è il gruppo più grosso e meno definito. Ovviamente, come detto in principio sono tutte scelte opinabili e vanno commisurate alle proprie esigenze.

Studiarne le sigle per i gruppi principali.

Dopo aver definito un ordine bisogna studiare le sigle da utilizzare.
Per i gruppi principali in questo esempio useremo dei caratteri speciali; le device su cui si ipotizza l'uso di Evernote sono Android e Windows, su Android i simboli di punteggiatura che sono facilmente raggiungibili seguono questo ordine:

_ - ; : ! ? . ' " ( ) * /& %+ € 1 2 3 ... a b c ...

gli stessi caratteri su windows seguono questo ordine:

! " % & ( ) * . / : ; ? _ € + 1 2 3 ... ' - a b c ...

per mantenere perciò lo stesso ordine su Android e windows in questo caso si posso prendere in considerazione solo i caratteri ! " ( ) * / + perché facilmente raggiungibili dalla tastiera di android e perché permettono di mantenere lo stesso ordine su entrambe le device.
Ritornando all'elenco di gruppi si potrebbe usare il simbolo ! per indicare l'importanza, il simbolo " per le Azioni, il simbolo ( per il tipo del documento, il simbolo ) per lo stato del documento e il simbolo * per i tag speciali, il simbolo / per progetti, il simbolo + per ricette; come si vede ho finito i caratteri ma non i gruppi di tag.
Proviamo allora a raggruppare ulteriormente i gruppi principali:

  • Importanza
  • Azioni
  • documenti
    • stato
    • tipo
  • Speciali
  • Progetti e sotto progetti
  • Hobby
    • Ricette
    • Giardinaggio
    • Sartoria
    • Subacquea
  • Risorse generiche

In questo modo ho creato 7 "major group".
Le risorse generiche potremmo decidere di non farle iniziare con una sigla. Il primo motivo è che e una categoria molto numerosa e bisognerebbe per ogni tag aggiungere una sigla, il secondo motivo risiede nel fatto che è l'ultima categoria e siccome i simboli sono prima delle lettere i nomi senza sigla starebbero comunque al loro posto, terzo motivo e che molti tag vengono inseriti prima in questa categoria e poi smistati nei gruppi corretti o trasformati in gruppo quando ci si dovesse rendere conto che possono essere aggregati.
A questo punto si ha a disposizione un carattere speciale da gestire, si potrebbe tornare ad utilizzare i tag 'tipo documento' e 'stato documento' separati. Altrimenti potremmo decidere di non utilizzarlo in modo da avere un carattere jolly che si possa inserire tra "Importanza della nota" e "Azioni" per un eventuale gruppo temporaneo (vi ricordate il discorso di mettere qui dei tag che voglio obbligarmi ad utilizzare?).

Studiare le sigle per i gruppi secondari.

Ora che sono stati individuati i gruppi principali, ordine e caratteri speciali da utilizzare come sigle per i gruppi principali bisogna solo decidere come gestire le sigle dei sottogruppi.
Il metodo che più mi sembra adeguato in questo caso, ed in moltissimi altri casi, è l'utilizzo di due lettere del tag padre, userò il carattere * per mantenere il carattere padre in cima, userò il carattere / per separare le sigle tra di loro dal tag vero e proprio.
Vediamo di definire le sigle principali:

!*Importanza
(*Azioni
)*documenti
)st*ato
)ti*po
**Speciali
/*Progetti e sotto progetti
+*Hobby
+Ri*cette
+Gi*ardinaggio
+Sa*rtoria
+Su*bacquea
RisorseGeneriche

Per i sottogruppi facciamo un esempio con le ricette, che a questo punto fanno parte del gruppo hobby. Il carattere speciale per questo gruppo è il +.
Il tag padre dovrebbe essere perciò + poi il carattere * e poi il nome del tag hobby, perciò:

+*hobby

Il tag ricette dovrà essere +ri*cette, il + fa in modo che i ricette sia vicino a +*hobby, il carattere r viene dopo il * e perciò +ri*cette verrà dopo +*hobby, il carattere * tra 'ri' e 'cette' farà si che questo sia il primo tag delle ricette. Il gruppo piatto sarà +ri/pi*atto e via di seguito.

+*hobby
+ri*cette
+ri/pi*atto
+ri/pi/dolce
+ri/pi/primo
+ri/pi/secondo

Lo stesso ragionamento, utilizzando le stesse regole, va fatto per tutti i gruppi e sottogruppi rimanenti.
Se avremo operato correttamente tutti i nostri tag saranno ordinati correttamente anche senza essere nidificati in cartelle e sottocartelle, saranno facilmente raggiungibili con pochi click e non avremo problemi di tag doppi.

Conclusioni

Questo sistema di creazione e gestione dei tag non è ovviamente l'unico utilizzabile, si possono trovare altri sistemi legati ad altre esigenze, anche in relazione all'ordinamento dei tag puri, di struttura o misti, come visto nel post precedente.
Questo esempio in particolare nasce dalla necessità di usare entrambe le applicazioni desktop e mobile, di forzare l'aggregazione dei tag, di forzare l'ordine dei gruppi principali.
Credo possa essere considerato un buon punto di partenza e di studio per chi voglia migliorare il proprio sistema di gestione dei tag.
Personalmente uso un metodo leggermente diverso rispetto a questo metodo e la prossima volta ve lo illustrerò nel dettaglio.

Buon Evernote a tutti.

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