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Evernote: Organizzazione dei tag - 2° parte

Sigle, caratteri speciali e ordine.

Pubblicato in Evernote
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Nel post precedente avevamo ipotizzato di raggruppare e ordinare i tag con l'aiuto di sigle da anteporre al tag vero e proprio. Vediamo insieme alcune indicazioni per la loro creazione.

Le sigle

- Le sigle per essere utilizzate proficuamente vanno ricordate, se per aggiungere un tag dobbiamo scorrere tutta la lista perché non ricordiamo la sigla il sistema diventa inutile, ovviamente inizialmente faremo fatica, ma dobbiamo tentare di realizzare un metodo che sia nel breve/medio termine memorizzabile e utilizzabile. Come aiuto iniziale potremmo utilizzare la tecnica del sommario ed in un secondo tempo spostare i tag sommario in coda cambiando le sigle di quest'ultimi.

- Bisogna evitare di avere spazi nei tag, questo per semplificare l'uso degli stessi quando si utilizza lo strumento di ricerca di Evernote (per maggiori informazioni vedere qui, qui e qui).

- Bisogna limitare la lunghezza delle sigle, infatti queste si allungano quando si vanno ad aggiungere ad i gruppi i sottogruppi ed i sottogruppi dei sottogruppi. Ipotizzando di voler usare il tag padre interamente come sigla e analizzando l'esempio realizzato nel post precedente per le ricette avremmo: 

  • Hobby 
  • Hobby/Ricette 
  • Hobby/Ricette/Piatto 
  • Hobby/Ricette/Piatto/secondo 

Potremmo così incorrere in alcuni inconvenienti, prima di tutto dobbiamo digitare più caratteri ogni volta che si utilizzano i tag, in secondo luogo i tag rischiano di diventare talmente lunghi che in alcuni menù ed in alcune device potrebbe non leggersi la fine del tag stesso.

- Bisogna notare che su i sistemi Android alcune liste non strutturate hanno un separatore grafico ad ogni nuova iniziale. Questo può essere un vantaggio perche divide graficamente in gruppi i tag che iniziano con la stessa lettera, uno svantaggio perche porta via spazio. Bisogna semplicemente volgere a proprio favore questa caratteristica.

Per la realizzazione delle sigle potremmo avvalerci dell'uso dei caratteri speciali (caratteri di punteggiatura e lettere particolari come %,&,£ ecc..) che in una lista in ordine alfabetico si posizionano prima dei numeri e delle lettere, bisogna tenere presente però alcune indicazioni.

Indicazioni per l'uso di caratteri speciali.

Per la costruzione delle sigle si possono utilizzare i caratteri speciali, sia per forzare la posizione del tag padre sia per forzare l'ordine dei gruppi. I caratteri speciali hanno la peculiarità di posizionarsi quasi sempre prima dei caratteri alfanumerici, questo significa che un tag o un gruppo di tag che iniziano con un carattere speciale si troveranno sempre prima di uno che inizia con un carattere normale. Non bisogna abusare dell'uso di caratteri speciali perché non sono caratteri facilmente memorizzabili.

L'uso di un carattere speciale come prima lettera di una sigla di un gruppo principale ha il vantaggio di implementare sigle più corte e perciò digitare meno caratteri in fase di inserimento e ricerca dei tag.

I caratteri speciali facilmente utilizzabili non sono moltissimi, inoltre nel caso si usi Evernote su diversi dispositivi soffrono del fatto che l'ordine alfabetico varia tra i diversi sistemi dove si può utilizzare Evernote, per esempio in windows il carattere "?" è prima del "." , in Android il contrario.

Per i sottogruppi bisogna fare delle ulteriori considerazioni; Se volessimo forzare l'ordine dei sottogruppi potremmo usare lo stesso metodo usato per i gruppi principali, questo rischia di rendere il tutto molto complicato, ci troveremo infatti in mezzo a un guazzabuglio di simboli di punteggiatura e lettere, potremmo usare dei numeri da apporre al nome del tag ma anche questo non è molto elegante, infine potremmo tentare di scegliere come tag parole che già mantengono l'ordine voluto, soluzione sicuramente elegante e immediata anche se in alcuni casi difficile da realizzare. 

Tra i caratteri speciali bisogna evitare di usare @ e # che vengono utilizzati da Evernote per scopi particolari (vedere la funzione di inviare note al proprio account Evernote).

L'ordine

L'ordine dei primissimi tag e gruppi principali è importante perché, a seconda del applicativo che si utilizza e della dimensione dello schermo, si possono avere anche più di 10 tag che si possono usare al volo senza digitare nessuna lettera. In queste primissime posizioni potremmo mettere un nuovo gruppo di tag che vorremmo obbligarci ad usare (vedendo già li questi tag è più facile che vengano utilizzati piuttosto che doverli andare a cercare), oppure dei gruppi che hanno pochissimi tag (2/3) di media/alta importanza e/o frequenza di utilizzo, così da sfruttare il fatto che sono immediatamente disponibili. Oltre un certo numero di tag (10/15) l'ordine assume secondaria importanza rispetto ai raggruppamenti.

Qualsiasi regola o convenzione si decida di utilizzare nella creazione delle sigle legate ai tag va seguita e bisogna tentare di mantenere coerenza tra tutte le sigle in modo da ricordarle facilmente e non obbligare il nostro cervello ad un extra-lavoro.

Dopo tanta teoria la prossima volta faremo qualche esempio pratico.

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