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Evernote: Organizzazione dei tag - 1° parte

Raggruppare i tag, differenza tra un piacevole archivio e un casino cosmico.

Pubblicato in Evernote
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Tutte le note che si creano in Evernote possono essere catalogate con l'aiuto dei tag. Avevo esposto perché preferivo l'uso dei tag a discapito dei notebook in questo post e con un uso intenso di una device Android vi sono ulteriori motivazioni qui esposte. Con l'aumentare del numero di note aumenta anche il numero dei tag fino a che non si è costretti a dover organizzare e gestire anche questi. Per gestire i tag la cosa più semplice è dividerli secondo la loro funzione in gruppi. I metodi che andrò a descrivere possono sembrare complicati e in alcuni casi inutili. Per molti utenti questo è assolutamente vero. Se però siete un utente come me, che ho più di 200 tag e poco meno di 2000 note, se anche voi usate Evernote su più device, se anche per voi Evernote rappresenta il fulcro di ogni attività, il magazzino delle idee, informazioni, appunti, ed infine se Evernote rappresenta l'organizer e vi risiedono tutte le attività, in questo caso una buona organizzazione e un buon workflow possono rappresentare la differenza tra un piacevole archivio e un casino cosmico.

I gruppi di tag che si possono creare sono innumerevoli e dipendono dagli interessi delle singole persone e dall'uso che si fa di Evernote. Se una persona colleziona ricette potrebbe creare dai tag riferiti al tipo di piatto (primo, secondo, dolce), tag riferiti al tipo di portata (verdura, carne, pesce ecc.), tag riferiti alla difficoltà o al tempo di preparazione o anche tag per gli ingredienti principali (melanzane, branzino ecc.). Se si usa Evernote per la passione della subacquea potremmo avere tag per tipi di immersioni, durata dell'immersione e profondità. L' elenco dei possibili usi potrebbe essere lungo decine e decine di pagine.

Tornando all'esempio delle ricette, si possono creare 4 gruppi di tag che possono essere divisi tra di loro; utilizzando inoltre Evernote per altri hobby si dovrà creare un unico gruppo superiore per dividere i tag delle ricette da quelli che riguardano altri hobby, per esempio il giardinaggio e la subacquea.

Vediamo un esempio di questi tag strutturati:

  • Ricette
    • piatto
      • primo
      • secondo
      • dolce
      •  ...
    • ingredienti
      • carne
      • verdura
      • pesce
      •  ...
    • difficoltà
      • media
      • semplice
      • facile
      • ...
    • tempo
      • 20 minuti
      • 30 minuti
      • ...
  • giardinaggio
    • piante da fiore
      • Aromatiche
      • piante grasse
      • ...
  • subacquea
    • Durata immersione
      • 30 minuti
      • 40 minuti
      • ...

Durante l'uso di Evernote e dei tag risulterebbe comodo che i tag si presentino aggregati per gruppo e in alcuni casi in un ordine prestabilito. Questo ordine potrebbe variare a seconda dei propri interessi e del proprio modo di lavorare, per esempio si potrebbe ordinare i gruppi per importanza dei gruppi stessi, oppure per numero dei tag all'interno dei singoli gruppi o anche per frequenza di utilizzo dei tag contenuti nel gruppo.

L'aggregazione dei tag nei sistemi desktop di Evernote può essere fatta nidificando gli stessi uno dentro l'altro creando così una struttura ad albero simile a file e cartelle. Ogni tag può essere usato come padre di altri tag, senza distinzione tra tag e cartelle che li contengono, i tag che costituiscono la struttura sono normalissimi tag che possono essere usati e che vengono mostrati come gli altri all'interno delle liste non strutturate. L'ordine dei tag in Evernote è alfabetico o basato sul numero di note legate a quel tag.

Problema

Nei sistemi desktop e nel client web si può vedere ed editare l'albero dei tag; nei sistemi Android questa struttura viene recepita e visualizzata correttamente, non c'è però la possibilità di modificarla. Nei sistemi ios questa struttura non viene purtroppo recepita e i tag sono tutti su un solo livello in ordine alfabetico.

Durante l'assegnamento dei tag, indipendentemente dal sistema, dopo aver digitato la prima lettera vengono suggeriti, tramite menù a tendina, i tag già esistenti. Inoltre, su i sistemi Android, quando si va ad aggiungere un tag viene mostrata una lista di tutti i tag ordinata alfabeticamente.

Questi sistemi di suggerimento diventano molto comodi visto la natura dei tag stessi che devono essere riutilizzati spesso. Questi menù a tendina non sono strutturati ma mostrano tutti i tag allo stesso livello ed in ordine alfabetico. La stessa cosa accade anche quando, nei sistemi desktop, si utilizza il menù a tendina dei tag, niente struttura ad albero ma solo i tag in ordine alfabetico.

I tag visti precedentemente verrebbero mostrati perciò così:

20 minuti
20 minuti
30 minuti
Aromatiche
carne
difficoltà
dolce
facile
giardinaggio
ingredienti
media
pesce
piante da fiore
piante grasse
piatto
primo
Ricette
secondo
semplice
Subacquea
tempo
verdura

Ovviamente i tag così visualizzati non sono utilissimi.

Un'altra cosa fondamentale da ricordare è che in Evernote non si possono avere tag duplicati, neppure se sono nidificati dentro ad altri tag, il tag che avevamo creato per la durata di una ricetta (30 minuti) non potrà essere usato anche nel gruppo "Immersioni".

  • Ricette
    • tempo
      • 20 minuti
      • 30 minuti
  • Immersioni
    • Durata
      • 30 minuti

Migliorare la struttura dei tag

Partendo da questi presupposti si evince che strutturare i tag in un albero non sia a volte sufficiente. Bisogna trovare un altro modo per aggregare i tag in modo che questi vengano mostrati sempre vicini, sia sulle periferiche ios che nelle liste di suggerimento o comunque non strutturate.

Un buon sistema di aggregazione consiste nell'apporre al nome dei tag una sigla, questo permetterebbe di aggregare i tag, risolvere il problema dei tag duplicati e nello stesso tempo forzare l'ordine dei tag secondo i nostri scopi e le nostre necessità.

Pensando al tag 'giardinaggio' potremmo far iniziare tutti i tag contenuti in esso con la lettera 'g', perciò avremo:

g/aromatiche
g/piante da fiore
g/piante grasse

Questi tag in una lista non strutturata, ma solo ordinata alfabeticamente, rimarranno vicini perche iniziano tutti con la stessa lettera.

Come indicato in precedenza i tag possono fungere anche da struttura, questo può introdurre un'ulteriore complicazione. I tag utilizzati con la doppia funzione di struttura e tag vero e proprio dovrebbero apparire nella lista non strutturata per essere utilizzati insieme a tutti gli altri tag,  potrebberò perciò essere gestiti come normali tag, oppure potrebberò essere forzati a stare in cima o in coda a i tag figli. I tag che hanno solo funzione di struttura dovrebbero essere gestiti in maniera diversa, devono essere facilmente riconoscibili per non essere erroneamente utilizzati e generare confusione. Potremmo decidere che questi tipi di tag si posizionino subito dopo il tag padre per fungere da sommario, in fondo alla lista dei tag figli o in fondo alla lista di tutti i tag. Basterà usare una sigla adeguata per posizionarli nel posto giusto.

Per complicare ulteriormente la situazione bisogna anche tenere conto che ci possono essere situazioni dove al di sotto di un tag padre convivono tag puri, tag con funzione di struttura e tag misti. Anche in questo caso si potrebbe tramite sigle o tramite un adeguata convenzione del testo aggregare, separare o ordinare i tag. Una soluzione da prendere in considerazione nei casi più complessi  potrebbe essere avere un tag replicato, che funga in un caso da struttura e nell'altro caso da tag vero e proprio.

Le sigle realizzate vanno apposte a tutti i tag che si vuole aggregare, sia ai gruppi che ai sotto gruppi. Bisogna fare attenzione e progettare bene queste sigle prima di utilizzarle; sigle troppo complesse complicano l'utilizzo, potrebbero essere difficili da ricordare, da realizzare e, in caso di necessità, da modificare; sigle troppo semplici possono diventare a breve termine insufficienti a dividere correttamente i nostri tag.

La prossima volta parleremo di sigle, caratteri speciali e aggregazioni.

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