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Evernote: La ricerca su i client desktop - 3° parte

Trovare una nota in Evernote: Combinare gli strumenti, salvare le ricerche, il web clipper e alcuni suggerimenti

Pubblicato in Evernote
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Utilizzando in combinazione tag, taccuini, parole e modificatori vari possiamo eseguire ricerche molto complesse, ricerche che possiamo poi salvare.

Usare una combinazione di notebook, tag e ricerca

Gli strumenti visti fino ad adesso (tag, noebook, ricerca semplice ed operatori) possono essere combinati tra di loro per affinare ulteriormente la ricerca, per esempio cercare le note che si trovano in un taccuino, che hanno un particolare tag ma non ne hanno un altro, che sono state fatte l'anno scorso e che contengono o la parola 'frutta' o la parola 'verdura'. Questa è la stringa: 'notebook:Archivio created:year-1 -created:year tag:ricette -tag:primi any: frutta verdura'. L'unica cosa importante da notare è che l'operatore any: è in fondo, questo perché come abbiamo visto influisce su tutto quello che segue e bisogna fare attenzione a questo.

I vari operatori, any: escluso, lavorano esattamente come se fossero parole, cioè mostrano solo le note che soddisfano tutti i criteri elencati, se cerco 'intitle:pippo intitle:pluto' Evernote mostrerà solo le note che nel titolo contengono 'pippo' e 'pluto', se cerco 'created:20121001 todo:true' Evernote mostrerà solo note create dal 1 ottobre 2012 che contengono almeno una casella di controllo con il flag. Con l'uso dell'operatore any: posso cambiare questo comportamento e dire di mostrare le note che soddisfano anche uno solo dei criteri che vengono indicati dopo questo operatore.

Se le mie note sono divise per taccuini ed hanno un minimo di tag applicati la potenza della ricerca aumenta, se i tag sono costruiti intelligentemente si può ulteriormente potenziare. Mettiamo di utilizzare Evernote per scrivere note riguardo a progetti lavorativi, che nel caso di progetti complessi potrebbero anche essere ulteriormente suddivisi in sotto progetti e sotto progetti di sotto progetti. Immaginiamo che indico un progetto con il simbolo $, il progetto in questione si chiama 'banca' e i sotto progetti sono 'sede01' e 'sede02', infine nella 'sede01' ho due ulteriori sotto progetti: 'tetto' e 'portone'. Ad una ipotetica nota del sotto progetto 'tetto' potrei mettere il solo tag 'tetto' ma non ci sarebbero legami con tutti i progetti padre, oppure potrei metterei tag '$', 'banca', 'sede01', ed infine 'tetto', ma in alcuni casi non è una strada percorribile in quanto mi troverei con un infinità di tag con cui avere a che fare. Infine potrei usare un solo tag così composto '$banca-sede01-tetto'. Ovviamente una nota che riguarda il progetto banca ha il tag '$banca' e una nota del sotto progetto 'sede02' ha il tag '$banca-sede02'.

Cosa centra questo con la ricerca?

Provate a cercare 'tag:$*' ed avrete in un colpo solo tutte le note che riguardano tutti i progetti, cercate 'tag:$banca' ed avrete le note che riguardano solo il progetto banca, ma con la ricerca 'tag:banc*' avrete tutte le note che riguardano il progetto banca ed i sui figli. Con la ricerca 'any: tag:$banca-sede01* tag:$banca-sede02*' avrete tutte le note dei sotto progetti 'sede01' e 'sede02'. Infine con la ricerca 'tag:$banc* -tag:$banca-sede02*' avrete tutte le note del progetto banca compresi i sotto progetti, escluso il progetto 'sede02'. A seconda del vostro modo di catalogare questo approccio può essere più o meno valido, ma una cosa è importante, conoscere gli strumenti che si hanno a disposizione per la ricerca aiuta a decidere come catalogare le nostre note.

Tutto questo solo con l'utilizzo dei tag, se vi aggiungete gli altri strumenti a disposizione capite quanto può diventare potente lo strumento ricerca, le combinazioni dei vari operatori sono infinite e dipendono solo dalla nostra fantasia, dal numero di note, da i dati inseriti, dalle device che usiamo per collezionare note e soprattutto dalla necessità di trovare una particolare nota.

Salvare le ricerche per poterle riutilizzare

La possibilità di salvare le ricerche ci viene in aiuto in quei casi in cui eseguiamo spesso la stessa ricerca o nei casi in cui questa sia particolarmente complessa ed allo stesso tempo utile. Potrebbe essere il caso di archiviare periodicamente le note più vecchie di un anno, o visionare tutte le note che riguardano azioni da compiere sul lavoro, oppure controllare tutte le note a cui non sono stati aggiunti tag e perciò non sono state catalogate secondo un nostro metodo personale. Le motivazioni dipendono dal nostro personale modo di lavorare con le note, ma il salvataggio è particolarmente facile; si esegue la ricerca che vogliamo salvare la prima volta dopo di che si seleziona nel menù 'Visualizza' la voce 'mostra spiegazione ricerca'.

Sotto il campo ricerca appare un rettangolo marrone con la spiegazione della ricerca, questa può essere utile anche per modificare o eliminare alcuni parametri. In basso a destra appare un icona con la lente e un '+'.

Per salvare una ricerca bisogna premere su questa icona, in alternativa potete anche usare la stessa funzione da Menu -> File -> Nuova Ricerca Salvata... senza visualizzare la spiegazione ricerca.

In entrambi i casi apparirà un popup dove inserire il Nome della ricerca e viene mostrati i parametri della ricerca.

Se ci soddisfa basta premere ok e la ricerca è salvata. Nel panello di sinistra troverete le ricerche salvate e premendo sul nome della ricerca potrete rilanciarla tutte le volte che vi serve.

Come potete notare nell'immagine di salvataggio della ricerca, quello che si va a salvare non è un set di risultati, bensì una query al database, questo significa che ogni volta che si preme sulla ricerca salvata questa viene rieseguita sulle note, i risultati potrebbero variare nel tempo a seconda che vi siano nuove note o note modificate che soddisfano o non soddisfino più i parametri di ricerca.

Ricercare con Google ed il web clipper

Capita di cercare in internet una cosa che già abbiamo nel nostro Evernote, a me è capitato persino di salvare due volte la stessa pagina internet, questa è una perdita di tempo, di spazio e sopratutto poco efficiente. Per evitare questa situazione Evernote ci ha fornito un fantastico strumento: Web clipper. Nelle opzioni del web clipper potete trovare questa voce: Utilizza ricerche Simultanee

Questa opzione una volta attivata farà si che ogni volta che effettuerete una ricerca su uno dei motori di ricerca previsti (google, bing, Yahoo, Yandex, e Baid) la stessa ricerca verrà fatta anche sul vostro account Evernote, i risultati della ricerca nel vostro account Evernote verrano visualizzati come da figura, potrete controllare i risultati di Evernote prima di quelli di internet premendo sula scritta evidenziata.

Non sottovalutate questo strumento ed attivatelo prima possibile, vi farà risparmiare molto tempo e darà maggior valore alle vostre note.

Tips per la ricerca

Quale metodo usare? Tutti, la regola è sempre la stessa: Keep it simple, less is better. Tentare di affinare la ricerca combinando gli strumenti prima descritti progressivamente, in modo da ridurre i risultati a meno di 20 note, poi scorrere la lista delle note risultanti per trovare quella cercata.

Salvarsi le ricerche utili, ma non esagerare per non essere costretti a cercare nelle ricerche. Utilizzare un buon sistema di tag, parole chiave inserite direttamente nelle note e divisione in taccuini, anche in questo caso sempre con la dovuta moderazione.

Più una nota è corta, composta da poche parole, più rischia di non essere trovata, perciò ponete più attenzione quando salvate note corte rispetto a quando salvate note lunghe; Se non usate tag inserite nel titolo o nel corpo del testo delle parole chiave che vi possano aiutare al momento della ricerca.

Nel web clipper abilitate "Abilita Riempimento Facile" e tentate di sfruttare la sua capacità di suggerire tag e notebook, ovviamente sempre nel rispetto del vostro workflow.

Se nonostante tutti questi strumenti la ricerca non restituisce immediatamente la nota ricercata, il più delle volte è perché non si è inserita nella ricerca il tag o le parole giuste, si cerca 'fiori' e la nota è piena di 'rose', 'gladioli', 'tulipani' ecc, ma non c'è scritto nemmeno una volta 'fiori', in questo caso il mio consiglio è di aggiungere in fondo alla nota, magari separato da una linea, le parole con cui inizialmente avevamo fatta la ricerca, o il tag con cui eravamo convinti fosse presente, tornando all'esempio, alla fine della nota aggiungo la parola 'fiori' così la prossima volta mi sarà più facile trovare la stessa nota. La stessa cosa la utilizzo per i tag, se sono convinto che una nota abbia un tag e la cerco con questo e poi non è così, quando la trovo procedo ad aggiungere quel tag.

Conclusioni

Evernote ha una ricerca potente e facile da usare, non ha nessuna utilità però se i dati inseriti sono inutili o inutilizzabili, come ho più volte suggerito le vostre note sono un vostro patrimonio ed una vostra risorsa, più sono mantenute correttamente più vi aiuteranno nel momento del bisogno.

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tre commenti

paolo.scarparo

Ciao Andrea, ho finalmente letto tutto il tuo blog, dopo un periodo di “stop lettura”. Mi chiedevo se per caso sai come salvare ricerche su client MAC, o se per caso questa possibilità è presente solo nella versione windows. Ciao e grazie mille

paolo.scarparo
LorisWave

Ciao,
le ricerche si possono salvare anche su MAC. Non ho un sistema Apple a portata di mano ma se non ricordo male il comando si trova nel menù modifica-> trova->salva ricerca.

LorisWave
paolo.scarparo

Ciao,
trovato, grazie mille, mi perdevo in un bicchier d’acqua

paolo.scarparo

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