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Evernote e il calendario.

Un ulteriore analisi di strumenti per sincronizzare Evernote e Google Calendar.

Pubblicato in Evernote
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29 settembre 2014 - Se ti interessa uno strumento per gestire Evernote e il calendario ti consiglio di leggere questo post Sunrise: il nuovo calendario per Evernote.

Con questo post vorrei tornare sull'argomento Calendario ed Evernote.
Avevo già parlato dell'integrazione di Google Calendar in un precedente post, illustrando una panoramica di alcuni software e dei flussi di lavoro ad essi legati.
Perché allora tornare a parlare del calendario?
Torno a parlare del calendario per due semplici ragioni, primo perché è un argomento che suscita molto interesse da parte di molti utenti, in secondo luogo perché da quando ho scritto il mio precedente post sono emersi alcuni nuovi tool e ho avuto la possibilità di provarne altri.

Vi ricordo prima di tutto che la mia analisi, non possedendo una device Apple, riguarda strumenti compatibili con il WEB, Windows e Android.

Applicazioni generiche

Negli ultimi tempi sono stati rilasciati alcuni strumenti web che fungono da bridge tra i vari servizi cloud.
Questo significa poter mettere in comunicazione per esempio la nostra posta elettronica con il nostro account dropbox, inviare un post di WordPress a una pagina di Facebook, controllare un servizio meteo e se è prevista pioggia farsi inviare una mail per ricordare l'ombrello e via dicendo, ovviamente alcuni di questi strumenti permettono una comunicazione tra Evernote e Google Calendar, e viceversa.
Questi strumenti bridge, dopo aver creato il proprio utente e dopo aver ricevuto da parte dell'utente stesso il permesso di accedere, scansionano i propri account web ed eseguono delle operazioni a seconda delle regole che lo stesso utente ha preimpostato.
Per fare un esempio pratico una regola potrebbe essere:
Se nel mio account Gmail arriva una mail con un allegato salva l'allegato nel mio account Dropbox.
La forma è perciò:
Se sul servizio A accade X allora sul servizio C fai Y.
Possiamo perciò definire A e C gli account web a cui siamo iscritti e che abbiamo chiesto al nostro strumento bridge di controllare, per esempio: Dropbox, Evernote, Facebook, Gmail, Google Calendar, ecc
"Accade X" viene definito trigger, cioè un azione che accade sul servizio A e che può essere individuata dal nostro strumento bridge.
"Fai Y" è un azione che lo strumento "bridge" può eseguire sul servizio C e di cui abbiamo impostato alcuni parametri.

Per un analisi di questi servizi bisogna perciò considerare una serie di fattori:

  1. Intervallo di scansione, questi servizi periodicamente scansionano i nostri account per vedere se ci sono modifiche, più quest'intervallo di tempo è basso più frequente è l'aggiornamento e perciò migliore il servizio.
  2. Servizi cloud a cui è possibile accedere, nel nostro caso ci dobbiamo assicurare che si possano gestire Evernote e Google Calendar.
  3. Trigger o azioni scatenanti, come già accennato per fare in modo che lo strumento "bridge" compia un azione ci deve essere una modifica che lui rileva nel nostro account, ma solo alcune modifiche vengono accettate.
  4. Tipo di azione che si può impostare da far eseguire in seguito ad una Trigger.

Servizi di questo tipo sono:

Vediamoli nel dettaglio rispetto al uso di Evernote e Google Calendar:

  • IFTTT ha un servizio free che scansiona ogni 15 minuti.
    • In Evernote il trigger disponibile è solo la creazione di nuove note condivise, in compenso l'azioni disponibili sono: creare una nuova nota, aggiungere informazioni ad una nota, creare delle note da un link ad un immagine o da un audio.
    • In Google Calendar i trigger disponibili sono se un qualsiasi evento inizia o se un evento con delle caratteristiche definite sta per iniziare. L'azione disponibile è la possibilità di aggiungere un evento.
  • Zappier ha un servizio free con una scansione ogni 5 ore, prevede anche degli abbonamenti con questa velocità ridotta fino a 5 minuti.
    • In Evernote i trigger disponibili sono la creazione di una nuova nota o la creazione di un nuovo Notebook, l'azione disponibile è la possibilità di creare una nuova nota.
    • In Google Calendar i trigger disponibili sono la creazione di un nuovo calendario o di un nuovo evento e le azioni sono la possibilità di creare un nuovo evento in due modalità diverse.
  • Tarpipe non sembra avere una comunicazione verso Google Calendar, inoltre mi sembra complesso da impostare per un utente medio.
  • We-Wired web attualmente è in beta privata per utenti del Nord America e perciò non ho potuto provarlo.

Un servizio che non avevo citato ai tempi è "Remember the milk" www.Rememberthemilk.com , questo ha una funzionalità di mail2task, simile a Producteev o per certi versi eventBot, che permette,partendo da una mail inviata ad un indirizzo personale, di creare un azione schedulata in un calendario, la caratteristiche di "Remember the milk" è che il calendario non è di google calendar, bensì e un calendario proprietario che è condiviso in google in sola lettura.

Applicazioni specifiche ad Evernote


  • Event Noted: Durante la competizione dev cup di evernote è stata presentata Event noted, un applicazione pensata specificatamente per mettere in comunicazione Evernote e Google Calendar, l'applicazione calendario per ipad/iphone, con iCal su Mac e con Windows ed Android. Al momento in cui scrivo il servizio è ancora in fase di beta test e rispetto a Google Calendar ha un bug che non lo rende completamente utilizzabile. L'operatività però è veramente molto semplice; Nel titolo della nota si scrive data e ora in cui si prevede l'evento, si aggiunge il TAG "event" e il servizio si occupa di creare un evento in Google Calendar. Questo modo è semplice e veloce, inoltre permette di poter preparare degli appuntamenti anche senza connessione internet delegando al sistema, una volta on-line ed eseguita la sincronizzazione con il server di Evernote a creare il nostro appuntamento in Google calendar.
  • EverCalendar: Sempre durante la Dev Cup era stato presentato lo strumento evercalendar applicazione web con possibilità di vedere le proprie note su un calendario e altre funzionalità legate al calendario, peccato che al momento il link non sia attivo e non ci siano news su questo servizio.

Applicazioni per Android

Direttamente su Google Play, perciò per device android, ho trovato queste applicazioni che permettono alcune integrazioni tra Evernote e il calendario:

  • EverMind: è una semplicissima App che permette di aggiungere un reminder al calendario o nella status bar. Dall'interfaccia di Evernote si condivide la nota e tra le applicazioni possibili appare anche questa, dopo di che è possibile scegliere se mettere la nota nella status bar del proprio telefonino o se aggiungere un evento al calendario, in questo caso bisogna impostare giorno e ora manualmente.
  • Business Calendar : altra App che permette tramite condivisione note di aggiungere una nota al calendario, anche in questo caso l'applicazione appare nel menù di condivisione delle note di Evernote e un link alla nota viene inserito in automatico nella descrizione dell'evento, anche in questo caso bisogna impostare giorno e ora manualmente.
  • EverCalendar: permette di vedere le note sottoforma di calendario, ma non sembra avere altre funzioni.

Conclusioni

In conclusione non vi è molto di nuovo, alcuni strumenti obbligano ad un azione complessa per creare un evento ( vedi mandare una mail al proprio account ), altri a rendere la nota condivisa ( vedi IFTTT ), altri entrambe le cose ( Vedi l'uso di Evermind o Business Calendar ).
L'unico strumento che veramente mi piacerebbe usare è Event Noted, questo richiede, teoricamente, soltanto l'aggiunta di un tag "event" alla nota, questa azione può essere fatta da qualsiasi device e perfino in una situazione off line.

La domanda principale a questo punto è: Ma si sente la mancanza di un calendario in evernote?
Personalmente la mia risposta è no.
Il mio metodo di lavoro o workflow è: una fase di raccolta, una di analisi / programmazione e una di esecuzione.
Nella fase di raccolta metto tutto in evernote, nella fase di analisi e programmazione trasformo le azioni che devono essere intraprese in un preciso momento o da un momento in avanti in un evento in google calendar sfruttando uno dei servizi già citati, nella fase di esecuzione non mi devo preoccupare di nulla perché sarà il mio telefonino a ricordarmi un azione programmata.
Evernote è nato per creare, gestire e archiviare le note, non per fungere da Task Manager o Project Manager, se lo si vuole usare per questo non è la mancanza di un calendario ma bensì l'intera gestione delle azioni a mancare. In questa ottica è stato sviluppato zendone o , sempre visto alla dev cup, Checknote. Applicazioni che sfruttando Evernote permettono una gestione delle azioni e del calendario, ma di questo parleremo in un prossimo post.

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