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Evernote: Tips and Tricks - 001

"Fondi note", "Collegamenti" e TAG

Pubblicato in Evernote
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Oggi vorrei tornare a parlare di Evernote ed esporvi qualche considerazione e alcuni consigli sull'utilizzo di alcune funzioni secondarie.

"Fondi note" o "Unire"

Evernote ha una funzione che permette di unire due o più note. Quando due o più note vengono selezionate, nel "pannello note" vengono visualizzate una serie di opzioni, tra cui il comando "unire"; Lo stesso comando è accessibile tramite tasto destro sulle note selezionate e si chiama "Fondi Note". Una volta premuto viene creata una nuova nota che è la somma delle note selezionate; Questa nuova nota avrà come titolo il titolo della prima nota, verrà inserita nel notebook di provenienza della prima nota, avrà tutti i tag delle note di origine e al suo interno verranno inseriti titoli e testo delle note selezionate. Ogni nota manterrà il suo titolo che verrà riportato prima del suo testo nella nuova nota, inserito in un rettangolo grigio; Nello stesso rettangolo verrà inserito, se presente, l'URL di provenienza della nota. Ecco un esempio di tre note unite:

L'ordine di unione delle note varia a seconda di come si è eseguita la multiselezione.
Se si seleziona una nota e poi con il tasto shift ( maiuscola ) l'ultima, vale l'ordine di visualizzazione delle note, dall'alto verso il basso, la prima nota sarà ovviamente quella più in alto. Questo significa che non importa quale nota è stata selezionata per prima ma conta l'ordine con cui sono visualizzate nel "panello note".
Se si selezionano le note una alla volta tenendo premuto il taso "ctrl" nella costruzione della nuova nota varrà l'ordine di selezione.

L'utilità di questa funzione varia a seconda del proprio workflow e delle proprie abitudini, io personalmente non unisco molto spesso le note ma in quei rari casi questo comando è molto comodo. Rispetto a copiare il contenuto manualmente ha la peculiarità di mantenere tag, titolo, e url delle note di origine. Inoltre se le note da unire sono più di una con un solo passaggio si uniscono tutte le note che si vuole.
Questa operazione non può essere annullata, però le note di origine, dopo essere state utilizzate per realizzare la nuova nota, sono messe nel cestino e perciò sono facilemnte recuperabili, inoltre si possono mantenere sia le note singole che la nuova nota cumulativa, beninteso che non c'è una funzione di sincronizzazione tra queste e nessun tipo do collegamento.

Unire una o più note ha uno svantaggio, la nuova nota non conserva i collegamenti delle note perciò l'uso combinato dei collegamenti ( che vedremo in seguito ) e l'unione di note non è compatibile. Vedremo in dettaglio questo limite dopo aver spiegato i "collegamenti interni".

I collegamenti interni

Evernote ha un sistema molto basico di collegamenti interni, questo permette di copiare l'indirizzo di una nota e incollarlo in un altra nota, verrà così creato un ipertesto che se premuto aprirà la nota collegata. Per utilizzare questa funzione è sufficiente, dopo aver selezionato la nota o le note che si vuole collegare, premere tasto destro e dal menù contestuale scegliere la voce: "Copia collegamento nota". Aprire la nota e posizionarsi nel punto dove si vuole creare il collegamento, premere tasto destro e scegliere incolla o semplicemente premere i tasti ctrl-v. Verrano incollati i titoli delle note collegate con il testo sottolineato e colorato di verde, ad indicare la presenza di un collegamento tra note.
La funzione collegamenti si appoggia sul fatto che ogni nota ha un suo codice di riferimento univoco perciò non importa se viene in un secondo momento, cambiato il titolo, il testo o "teoricamente" il notebook dove posizioniamo la nota, questa sarà "quasi " (nel proseguo spiegherò il perché di "teoricamente" e "quasi" ) sempre raggiungibile tramite il collegamento.
I collegamenti si comportano in maniera differente a seconda della tipologia di notebook nella quale si trovano le note di cui si vuole copiare il collegamento;

Notebook sincronizzati

Se una nota viene creata in un notebook sincronizzato il suo codice univoco o ID lo ottiene quando la nota viene aggiunta al database sul sito di Evernote, in pratica alla prima sincronizzazione dopo la creazione. Questo comporta che se non si sincronizza Evernote dopo aver creato una nota questa non può essere collegata. Il collegamento a questa nota viene perso nel momento che la nota viene spostata in un notebook non sincronizzato e non torna a funzionare neppure dopo aver rimesso la nota in un notebook sincronizzato. Bisogna perciò fare attenzione a non spostare accidentalmente la o le note collegate in notebook non sincronizzati.

Notebook non sincronizzati

Se una nota si trova in un notebook non sincronizzato, il codice univoco è impostato sulla base del database interno alla device su cui si sta operando, perciò la nota è immediatamente collegabile ma questo collegamento funzionerà solo sulla device dove si stà lavorando, nel caso che la nota venga spostata in un diverso taccuino, che sia questo sincronizzato o meno, il suo collegamento non verrà perso, continuerà a funzionare anche se solo a sulla device dove si è creato il collegamento.

Tramite i collegamenti si possono creare note "Sommario" a cui collegare altre note, oppure all'interno di un testo aggiungere un collegamento ad un approfondimento o ad una specifica. I collegamenti sono molto utili perché permettono di ramificare e creare una ragnatela di note collegate. Utilizzando i collegamenti al posto di riportare l'intero testo in una nota permette di non dover modificare le singole note, ma solo la nota a cui puntano diversi collegamenti.

I collegamenti in Evernote hanno anche alcuni limiti:

Il primo ed evidente limite è l'impossibilità di collegare un punto della nota ma soltanto l'intera nota. Non è possibile, come nella pagine internet, realizzare dei rimandi a un paragrafo o a un punto preciso del documento, ma solo all'intera nota.
Il secondo limite interviene nell'uso combinato di collegamenti e l'unione delle note, infatti quando due note si uniscono Evernote crea una nuova nota e copia le note che si uniscono in questa nuova nota; Questo significa che la nuova nota avrà un ID diverso rispetto alle note unite e perciò i collegamenti alle note unite non funzioneranno più.
Il terzo limite, come abbiamo visto in precedenza, è la perdita dei collegamenti quando una nota passa da un notebook sincronizzato ad uno non sioncronizzato.
Un quarto limite sta nel fatto che non si possono navigare i collegamenti al contrario, cioè non si ha modo di sapere quali note puntano a quella su cui si sta lavorando, questo potrebbe tornare utile nel caso si debbano apportare modifiche o semplicemente si decida di buttare una nota. Per ovviare a questo io consiglio di inserire in fondo al testo nelle note "target" un collegamento di ritorno verso la nota collegata, questo permette una maggior velocità nella navigazione delle note e una migliore comprensione della nota stessa.

TAG

Nei miei post precedenti avevo indicato la mia personale preferenza ad utilizzare i TAG al posto dei Notebook relegando questi ultimi a dei compiti ben precisi, vi rimando a questo articolo per maggiori informazioni, ed oggi vi vorrei dare un ulteriore motivo che giustifica questa scelta. Durante la ricerca di una nota potrebbe succedere che indicare dei termini di ricerca non sia sufficiente ad indicare una sola nota, in questo caso utilizzare i TAG o i Notebook per aumentare il filtro può essere un aiuto, ma se la selezione dei tag può essere fatta dinamicamente, senza perdere i termini di ricerca inseriti nel campo ricerca, semplicemente premendo su di essi nel panello di sinistra e cambiandoli fino a non essere soddisfatti del risultato ( si può selezionare anche più di un TAG contemporaneamente ) questo non avviene con i notebook. Nel momento che si seleziona un notebook dal panello di sinistra i termini di ricerca vengono cancellati; Per poter mantenere i termini di ricerca e variare il notebook ( ricordo che comunque se ne può usare uno solo alla volta ) si deve espandere la "spiegazione ricerca" tramite short-cut da tastiera ctrl+F10 oppure da menu "visualizza/Mostra spiegazione ricerca" o ancora premendo la freccia che si trova di fianco al campo di inserimento della ricerca. Dopo di che agire sul menù a tendina che appare al di sotto del campo di inserimento della ricerca e che elenca i notebook presenti nel proprio database. Questa differenza di comportamento fa si che risulta difficile usare indipendentemente i due sistemi. Chi preferisce l'uso dei tag si aspetterà di poter agire dinamicamente e chi utilizza sempre i notebook tenderà ad avere la "Mostra spiegazione ricerca" sempre aperto per non perdere i termini di ricerca.

Un utente avanzato di Evernote consigliava in una sua nota condivisa l'uso di un TAG per le note temporanee, da aggiungere a quelle note che si prevede non avranno lunga vita. Personalmente ho trovato l'idea buona ed è per questo motivo che la riporto, devo anche dire, ad onore del vero, che ho tentato di utilizzare questo sistema ed i risultati non mi hanno soddisfatto, io ho difficoltà a capire fin da subito se la nota in questione possa o meno avere lunga vita; Ovviamente è una questione personale e consiglio a tutti di provare questo tipo di approccio perché sono convinto che se adottato può essere utile.
Un altro consiglio, dello stesso autore, che ho trovato di una certa utilità consiste nel eliminare quei TAG che hanno meno di 3 note, questo permette di ridurre il numero di TAG e sopratutto di eliminare quei tag che hanno un peso specifico ridotto in modo da ottimizzare i TAG. In quest'ottica mi sono trovato ad implementare un TAG denominato "noTAG" da applicare a tutte quelle note che, per ragioni diverse, non hanno bisogno o non possono avere un tag specifico; Utilizzando questo TAG speciale posso facilmente dividere le note che non hanno tag perché non ho ancora avuto il tempo di catalogarle da quelle che ho già analizzato e che sono rimaste senza un tag specifico. Quando le note con "noTAG" aumentano considerevolmente di numero le posso facilmente trovare e rianalizzare in modo da controllare se tra queste si è creato un gruppo di note sufficientemente numeroso da giustificare la creazione di un nuovo TAG.

Conclusioni

In ultimo un consiglio molto "semplice": Sfruttate l'elasticità del software, ricordatevi che potete organizzare i tag, spostare i notebook dentro e fuori dagli stack. spostare velocemente molte note o assegnare a molte note i tag con drag and drop o con la nuova interfaccia di multiselezione. Le vostre note possono essere un enorme patrimonio, curarle e mantenerle è nel vostro interesse.

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