LorisWave sotto l'albero
Sfrutta al meglio i software per semplificarti la vita

Evernote e le applicazioni per il calendario

Pubblicato in Evernote
GooglePlus icon
LinkedIn icon
MySpace icon
Pinterest icon
whatsapp icon

29 settembre 2014 - Se ti interessa uno strumento per gestire Evernote e il calendario ti consiglio di leggere questo post Sunrise: il nuovo calendario per Evernote.

Utilizzo Evernote su PC con SO windows e su telefono con SO Android. Considero lo smartphone la mia device principale da un punto di vista di lettura delle note e di strumento che mi aiuti a ricordare le cose, infatti il telefono oltre ad essere quasi sempre con me è anche quasi sempre acceso. Il computer lo utilizzo per ampliare e scrivere meglio le brevi note prese con il telefono, per organizzare meglio notebook e tag.
Nel caso si utilizzi Evernote sia come repository per tutte le note e informazioni sia come strumento per organizzare le attività diventa necessario avere un calendario.
Organizzare le proprie attività significa tenerne traccia, creare delle liste di cose da fare o persone con cui comunicare, indicare delle priorità, e sotto questo aspetto Evernote ha degli ottimi strumenti, significa inoltre schedulare nel tempo delle attività o eventi e questo in Evernote è praticamente impossibile.
Nonostante Evernote non abbia ne un calendario interno ne un sistema proprietario di collegamento con un calendario, non abbia un sistema di reminder o di allarmi, non si possa pianificare un attività nel tempo e neppure impostare una sveglia ci sono casi in cui si preferisce mantenere questo strumento per organizzare la maggior parte delle attività e delegare ad un applicativo di calendario la sola gestione di quegli eventi che risulta necessario schedulare.
Per quanto riguarda la scelta del calendario chi ha un account Gmail o un telefonino Android utilizzerà molto probabilmente quello di Google, questo oltre a essere implementato in automatico sul sistema operativo Android è disponibile via web e sono moltissime le applicazioni sia per Android che per Windows che permettono una veloce sincronizzazione con esso.
L'utilizzo di due applicativi separati presenta 2 difetti:

  1. Devo scrivere 2 volte le stesse informazioni.

  2. Non c'è un collegamento tra la nota e l'evento.


Per ottenere un workflow efficiente servirebbe un applicativo che potesse fare da ponte tra Evernote e Gcal e che implementasse alcune funzioni.

Workflow ideale


In un workflow ideale dovrebbero essere possibili le seguenti operazioni:

  1. Creare, modificare ed eliminare un evento partendo da una nota.
    • In Evernote con una nota selezionata poter facilmente creare un evento collegato ad essa
    • In Evernote con una nota a cui è collegato un evento poter modificarne i parametri principali ( data ed ora ) nella stessa maniera in cui lo si è creato oppure poter facilmente raggiungere l'evento, anche in un applicazione separata e modificarne i parametri. ( vedi punto 4 )
    • In Evernote con una nota a cui è collegato un evento poter cancellare l'evento oppure poter raggiungere l'evento, anche in un applicazione separata e cancellarlo.
  2. Creare, modificare ed eliminare una nota partendo da un evento. ( vedi punto 5 )
    • In un applicazione di gestione del calendario avere la possibilità di creare una nota che rimane collegata all'evento.
    • In un applicazione di gestione del calendario avere la possibilità di aprire la nota collegata ad un evento in modo da poterla modificare.
    • In un applicazione di gestione del calendario avere la possibilità di cancellare la nota collegata ad un evento.
  3. Collegare una nota esistente ad un evento esistente.
  4. Partendo da una nota poter ritrovare l'evento a cui è collegata.
  5. Partendo da un evento poter ritrovare la nota collegata ad esso.


Queste operazioni dovrebbero essere possibili su tutte le device che normalmente uno utilizza od almeno su la device principale.

Applicazioni sul mercato


Partendo da queste considerazioni ho provato alcune applicazioni che dovrebbero permettere una comunicazione tra Evernote e Gcal

In questa breve rassegna di applicativi mi sono concentrato solo sulla necessita di realizzare il workflow precedentemente descritto e sulle possibilità di collegamento tra Evernote e un calendario, non su tutte le funzioni offerte da i vari applicativi.

Tusktools


Tusktools Calendar è un software stand alone per windows che si collega al database di Evernote e che si presenta come "Calendario costruito per Evernote".
Tusktools Calendar permette di visionare le note su un calendario ( con visualizzazione mensile, settimanale, giornaliera e timeline ) in base alla data di creazione, di modifica o vedere solo delle note che contengono una data in formato tusktools ( ##data ora##@reminder ).
Le note che contengono una data in formato tusktools, oltre a poter essere visionate separate dalle altre note, possono, se viene impostata l'opzione di sync con il calendario di google, generare un evento in Gcal.
Oltre al software viene installato un servizio che si occupa di sincronizzare in background Evernote,Tusk tool e Gcal.
Questo tool di sync con il calendario di google aggiunge alla descrizione dell'evento una stringa di testo identificativa di una nota in Evernote; Rimane in background sul sistema e quando si apre un evento e si copia la stringa che lui ha aggiunto nella descrizione ( ctrl-c o "click tasto destro e copia" ) in automatico apre la nota corrispondente in Evernote pronta per essere editata.
Nel momento che la data in formato tusktools viene modificata all'interno di una nota non viene modificato l'evento generato precedentemente.

In sintesi funziona solo su sistemi windows, crea un evento partendo da una nota, permette di passare da un evento alla nota che lo ha generato e perciò modificarla, permette una visualizzazione a calendario delle note.

Meshin Recall


Meshin Recall è un app per android che ha una comoda interfaccia per visionare i propri calendari Gcal sotto forma di agenda, inoltre permette di creare una nota partendo da un evento e mantenere questo collegamento. Permette di visionare solo gli eventi a cui è collegata una nota, modificare quest'ultima o inviarla via mail, twitter e facebook.
Meshin ha nell'interfaccia un bottone dedicato a Evernote per poter aprire l'applicativo, creare una nuova nota di testo, foto, audio o fare una ricerca.
Le note create con Meshin oltre a essere messe in un notebook definito dall'utente hanno come titolo il nome dell'evento più il giorno e l'ora in cui l'evento è stato schedulato, nel corpo della nota è presente la scritta "Powered by Meshin" e la nota ha il tag "Calendar"

In sintesi funziona solo su SO android, crea una nota partendo da un evento con la possibilità di inserire del testo, permette di passare da un evento alla nota collegata e perciò modificarla o cancellarla.

SnapCal


SnapCal è un app nata per IPhone e ora disponibile anche su android. Non avendo un Iphone non ho potuto provarla su quest'ultimo, su Android alcuni hanno riscontrato un bug che impedisce di creare una nota in Evernote. Anche nel caso si riuscisse a procedere con la creazione della nota ( provate a cambiare il notebook in cui aggiungere la nota) questa viene creata con inserito giorno e ora nel corpo della nota e il nome dell'evento come titolo. La nota creata non è però collegata con l'evento, non è possibile da SnapCal accedere a questa o in qualche modo modificarla.

In sintesi funziona su SO Android e iOS, crea una nota partendo da un evento.

Eventbot


Eventbot è un servizio internet che permette di creare un evento nel proprio calendario tramite l'invio di una mail al proprio indirizzo Eventbot. Questo indirizzo mail viene comunicato dopo la registrazione al servizio. In pratica è un servizio di mail2task, ignora il contenuto della mail e prende in considerazione solo il testo del titolo, quella parte di testo che crede sia un appuntamento va a generare data e orario dell'evento in Gcal, il resto del testo diventa il titolo dell'evento stesso. Lo cito non perché abbia delle funzioni dedicate ad Evernote ma sfruttando la possibilità di quest'ultimo di inviare una copia della nota via mail si può facilmente far diventare una nota un evento.

In sintesi funziona da qualsiasi SO con una connessione internet, crea un evento partendo da una nota.

Producteev


Producteev è un servizio cloud per gestire le attività con una serie di applicativi dedicati alle varie device. Ha un servizio mail2task ma attualmente è stata disabilitata la sincronizzazione con Gcal. Aspettiamo con ansia che il servizio venga ripristinato.

In sintesi funziona da qualsiasi SO con una connessione internet, crea un evento ( non nel calendario di Google ) partendo da una nota.

Conclusioni


Nessuna delle applicazioni prese in esame permettono di portare a termine tutte le operazioni che avevamo previsto.
Tutte richiedono che la modifica di giorno ed ora sia fatta tramite l'applicazione per il calendario anche quando l'evento è stato creato tramite la nota.
Nessuna permette di passare da una nota ad un evento.

My Personal Workflow


Come ho detto all'inizio di questo breve post il telefono rappresenta la mia device principale quando si parla di attività schedulate, remainder o sveglie anche se non impostate direttamente col cellulare è da li che devono raggiungermi. Questa device è sempre acceso e a portata di mano, o ancora meglio di orecchio.

Partendo da le osservazioni fatte fino ad ora ho optato perciò per il seguente workflow:
Nel caso non ho scritto nessuna nota e mi rendo conto di dover schedulare qualcosa di nuovo lo faccio direttamente sul calendario utilizzando Meshin.
Dopo di che, sempre con Meshin, creo una nota collegata all'evento che per impostazione viene creata nel taccuino scheduled.

Se ho gia scritto in evernote una nota che deve diventare un evento procedo inviando una copia via mail al mio account eventbot aggiungendo al titolo nel oggetto data e orario del presunto evento, in questo modo non devo riscrivere il titolo della nota come evento, fatto questo creo una nuova nota con Meshin, copio il contenuto della nota originale nella nota creata con Meshin, infine elimino la nota originale.
Visto che molte delle note che scrivo per definire un evento sono limitate al titolo il più delle volte mi limito a cancellare la nota originale.

Conclusioni


Con le applicazioni attualmente sul mercato non è possibile realizzare in automatico tutto quello che mi ero preposto. Devo anche ammettere che dopo aver schedulato un evento è raro che partendo dalla nota debba raggiungere l'evento stesso ed in quei casi si può fare una ricerca in Gcal attraverso il titolo della nota.

Ti piace questo post? Pagalo!

Un condivisione è la moneta migliore con cui ripagare chi scrive. Se ti è piaciuto quello che hai letto o se lo hai trovato utile condividilo con i tuoi amici.

GooglePlus icon
LinkedIn icon
MySpace icon
Pinterest icon
whatsapp icon

L'articolo precedente: "Evernote: Tag o Taccuini"
L'articolo successivo: "Meshin Recall update"

cinque commenti

Rosario Rizzo

Ottimo articolo.
Traspare il tuo interesse su Evernote e la relativa competenza.
Personalmente dubito che Evernote implementi il sistema di Calendario e Notifiche automatiche e, se lo farà, in modo minimale.
Penso che lasci il compito agli sviluppatori che realizzano applicazioni di terze parti come Egetlist, Meshin, Nozbe, Zedone, etc.
Il successo di una piattaforma é legato moltomspesso ai followers che arricchiscono le funzioni di base con verticalizzazioni spinte.

Rosario Rizzo

Rosario Rizzo
Lazza

E usare IFTTT non potrebbe aiutare?

Lazza
loriswave

Al momento della stesura di questo post IFTTT non mi aveva convinto, visto che il calendario e la gestione dei task è un argomento sentito stò preparando un breve articolo dove parleremo anche di questo servizio. Anticipo che non è la soluzione che preferisco per due semplici ragioni:
Ti obbliga e rendere le note che vooi che diventino task schedulati pubbliche.
Non è in grado, o almeno io non vi sono riuscito, di aggiungere un reminder e perciò a farti suonare il telefono n minuti prima dell’evento schedulato.

Sembra comunque un ottimo servizio per molte altre applicazioni.

loriswave
Lazza

Riguardo alla tua prima osservazione, non è che si potrebbe risolvere facendo un trigger da email a Google calendar e poi usare Evernote per inviare via email la nota all’indirizzo di IFTTT che provvede quindi ad aggiungere l’evento? Non ho provato direttamente ma secondo me potrebbe funzionare. :)

Forse è lo stesso che farlo con Eventbot, o forse ti fa risparmiare qualche passaggio…

Lazza
LorisWave

Scusa per il ritardo con cui ho approvato il commento ma non mi ero reso conto che fosse arrivata una risposta.

Non ho esattamente capito cosa vorresti fare, potresti spiegarti meglio per favore?

EventBot è sicuramente molto semplice sia da impostare che da utilizzare ed è perciò il mio preferito.

L’unico strumento migliore è http://www.eventnoted.com,, appena risolvono un piccolo bug con Google Calendar.

LorisWave

Aggiungi un commento

Notifica