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Evernote: Tag o Taccuini

Il mio personale workflow con Evernote.

Pubblicato in Evernote
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Sono un grande fan di Evernote.
Per chi non lo conoscesse Evernote è un servizio Cloud con una serie di applicativi per quasi tutte le device ( Iphone/Ipad, Android, BlackBarry, Windows, Mac, Web App ... ) per creare e organizzare le proprie note.
Una nota può essere un nostro scritto, un ritaglio web, una foto, un file audio e molto altro ancora. Le note rimangono sincronizzate tra tutte le nostre device tramite internet in modo da poterci permettere per esempio di prendere un appunto con lo smartphone Android, rivederlo su Ipad e correggerlo sul Pc/MAC.
Evernote, specie nelle versioni desktop, è dotato di un ottimo motore di ricerca, permette dividere le note in Taccuini virtuali e permette di assegnare ad ogni nota uno o più Tag velocemente.
L'uso combinato di questi tre strumenti ( Ricerca, Taccuini e Tag ) rendere velocissima l'organizzazione, la ricerca e l'individuazione delle note anche se presenti in numero elevato.
Vi rimando al sito ufficiale per maggiori informazioni.

Chi utilizza molto questo software si sarà trovato con il dilemma: Tag o Taccuini?
Tag e Taccuini anche se dissimili all'apparenza si possono accavallare molto per funzionalità potendo essere in molti casi usati l'uno per l'altro, questo significa poter avere due sistemi di catalogazione diversi, creare un po di confusione e portare a chiedersi: qual'è il migliore?

Per dare la mia risposta personale a questa domanda ho tentato di dimenticare come usavo e come avrei voluto usare Evernote, ho fatto un analisi dalle caratteristiche principali di questi due strumenti e da questa ho provato a costruire un nuovo ed ideale workflow.

Taccuini:


I taccuini possono avere un solo livello di nidificazione, il taccuino padre non è un vero taccuino, non può contenere proprie note ma eredita tutti i contenuti dei taccuini figli e perciò si vedono tutte le note contenute da questi quando lo si seleziona.
Può essere selezionato un solo Taccuino alla volta.
I taccuini possono essere pubblici.
I taccuini possono essere sincronizzati o locali ( off line ), cioè non sincronizzati con il web tra le varie device.
Ci deve essere almeno un taccuino e in caso ce ne siano più di uno ce ne deve essere uno principale.
Una nota può risiedere in un solo taccuino alla volta.

Tag:


I Tag possono avere un numero "infinito" di nidificazioni, i Tag padri non selezionano le note con i Tag figli ma solo le note che hanno quel specifico Tag.
I Tag possono essere selezionati più di uno contemporaneamente e mostrare l'intersezione o la somma delle note.
I Tag, nelle ricerche, possono essere essere usati per includere o escludere note.
I Tag, nelle ricerche, possono essere essere selezionati prima o dopo l'inserimento dei termini di ricerca più facilmente rispetto a i taccuini .
Una nota può avere più Tag assegnati.

Il mio workflow


Da questa prima analisi si vede immediatamente che alcune differenze non solo formali tra Tag e Taccuini esistono ed è partendo da queste che ho organizzato il mio personale modo di lavorare.
Ho sfruttato le caratteristiche uniche dei Taccuini ( Pubblico, Locale, Principale ed Univoco ) e delegato ai Tag quasi tutto il lavoro di classificazione delle note.
Ho impostato un taccuino denominato "Inbox" come Principale, in questo vengono inserite tutte le nuove note prima di essere classificate qualsiasi sia la loro provenienza ( Mobile, clip web, PC o MAC ) e qualsiasi sia la loro funzione.
Ho impostato uno stack di Taccuini ( un taccuino padre) denominato Azioni che ricalca in parte il metodo GTD ( get thing done ) dove ho inserito 6 taccuini figli:

  1. Prossima azione
  2. Da fare
  3. In attesa
  4. Prima o poi
  5. Programmate
  6. Fatte ( Taccuino off line )

In questi taccuini metto solo quelle note che presuppongono una o più azioni da portare a termine, posso in questo modo spostare una nota da un taccuino all'altro con la sicurezza di avere un solo tipo di azione associata a quella nota. Il titolo di ogni nota contenuta in questi taccuini, ad esclusione delle note in "Prima o poi" e "Programmate", inizia con un numero che va da 1 a 9 come indice di priorità in modo da poter visualizzare le note in tale ordine facilmente.
Rispetto al metodo GTD classico ho aggiunto un taccuino "Programmate" dove ci sono quelle note che riguardano eventi programmati e inseriti in un calendario ( nel mio caso Gcal ) con un reminder associato. Il taccuino "Fatte" è un taccuino off line così da non portarmi sulle device mobili l'elenco delle attività portate a termine.

Ho impostato un taccuino denominato risorse dove vado ad inserire tutte le note che non sono azioni.
Ho impostato uno stack di più taccuini off line che fungono da archivio , uno per ogni anno dove risiedono note vecchie, poco importanti o molto pesanti. In questo modo la sincronizzazione con le device è più veloce e la fruizione Mobile semplificata.

I Tag fungono da sistema di organizzazione delle note e sono più o meno nidificati a seconda delle necessità, principalmente ho creato 4 Tag principali:

  • In evidenza
  • Assegnato a:
  • Progetti:
  • Risorse:

Il Tag "In evidenza" lo assegno a quelle note che mi sono stufato di cercare e che voglio ha portata di mano.
Sotto il Tag "Assegnato a:" risiedono i nome delle persone a cui è stata delegata una azione che si trova nel taccuino "In attesa".
Sotto il Tag "Progetti:" ci sono due Tag: "Personali" e "Lavoro" e sotto di questi ci sono una serie di progetti e sotto-progetti. Ogni nota che identifica un azione deve avere uno tra i Tag "Personali" e "Lavoro" e possibilmente il Tag di uno o più progetti assegnato.
Sotto il Tag "Risorse:" in ordine variabile e in continua mutazione ci sono una serie di Tag e sotto-Tag che hanno la funzione di organizzare e classificare il più possibile le note inserite.
Questi sono i Tag che più utilizzo:

  • Relazioni; Tag che assegno a tutte quelle note che sono documenti redatti da me.
  • Idea; che identifica quelle note che contengono un seme da sviluppare, un azione o un progetto ancora non definito.
  • Bookmark; tutte quelle note che contengono un link ad una pagina web.

Considerazioni finali


Taccuini o Tag?
Nel mio workflow personale entrambi, ad ognuno la sua funzione specifica in modo da sfruttarli il più possibile.


Godetevi Evernote.

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